BPM: Mehr als die Summe der Prozesse
Abläufe optimieren, Reibungsverluste mindern und nicht zuletzt Kosten sparen – das sind die Ziele, die hinter Business Process Management (BPM) stecken. Oft wird im Vorfeld jedoch unterschätzt, welchen Einfluss BPM über die Prozesse hinaus auf die gesamte Unternehmens-Organisation hat. Ein Gastbeitrag von Dr. Torsten Schmale, Vorstandsvorsitzender der inubit AG.
Vergleicht man anschließend diesen Soll-Prozess mit dem, was derzeit im Unternehmen gelebt wird, treten zumeist gravierende Unterschiede zutage. Typisch sind über Jahre hinweg entstandene Workarounds, organisatorische Unklarheiten und vereinzelte Flaschenhälse. Alles funktioniert irgendwie, Ecken und Kanten in den Prozessen gleichen die Mitarbeiter mit Kreativität bei der praktischen Umsetzung oder bei der Umgehung von definierten Regeln aus.
BPM als unternehmensübergreifende Philosophie
Wer jetzt konsequent bleibt, hat es in den folgenden Wochen nicht leicht: Mit großer Wahrscheinlichkeit weicht der Soll-Prozess stark von der bisherigen Vorgehensweise ab. Einige Einzel-Schritte konnten sicher eingespart werden, Vorgänge stellen sich nun anders dar. Die Folge davon ist, dass am Prozess unter Umständen andere Personen mit veränderten Verantwortlichkeiten beteiligt sind und dass neue Schnittstellen zu anderen Prozessen und Systemen entstehen. Diese prozessualen und strukturellen Veränderungen werden im Unternehmen nicht immer gleich auf die Gegenliebe der Beteiligten oder der Geschäftsführung treffen.
Nun sind stichhaltige Argumente gefragt, die die Neustrukturierung rechtfertigen. Ist die Soll-Ist-Analyse sorgfältig durchgeführt worden, kann sie diese Argumente liefern – am Besten in nackten Zahlen: Wie viel Zeit und damit wie viel Geld lässt sich durch den neuen Prozess einsparen? Und was wird passieren, wenn die Zusammenarbeit mit Partnern viel reibungsloser läuft, weil die Prozesse harmonisiert wurden? Ebenso wichtig wie der monetäre Aspekt: Da die rein technische Umsetzung der Prozesse in den Hintergrund rückt, erhalten die Mitarbeiter, die ja die Prozesse am besten kennen, mehr Gelegenheit zur Mitgestaltung. Die Folge davon sind effektive, logische Vorgehensweisen, ohne sinnfreie Extra-Schleifen.
In Unternehmen, in denen es gelingt, diese Denkweise als Unternehmens-Philosophie zu etablieren, wird es schlanke, fachlich durchdachte und anpassungsfähige Prozesse geben. Die Technik ist am Ende nur Mittel zum Zweck und deren Leistungsfähigkeit beweist sich dann in der flexiblen Umsetzung der prozessorientierten Anforderungen.
