ECM-Projekte richtig planen

Kein ECM-Projekt ohne klares strategisches Ziel: Es bedarf einer klaren und pragmatisch angelegten Nutzenanalyse, die konkrete Mehrwerte für das Unternehmen definiert. Auch mögliche Risiken und Gestaltungshürden sind dabei zu berücksichtigen. Zudem bedarf es für die strategische Zielprojektion einer präzisen Gesamtkostenberechnung unter Einbezug der gesamten Projektierungs-, Produkt- und Schulungskosten sowie der anschließenden Aufwendungen für den Betrieb der ECM-Lösung.

Projekte nicht in minimalistische Fachkonzepte zwängen: Wer zu Beginn die tatsächlichen fachlichen Anforderungen nicht ausreichend differenziert beschreibt und dabei insbesondere auch die Anwender mit ihren spezifischen Anforderungen vernachlässigt, begibt sich bei dem ECM-Vorhaben in einen unklaren Realisierungsprozess. Denn je allgemeiner und unpräziser die Absichten, desto schwerer wird es, das Ziel punktgenau zu erreichen. Dementsprechend muss man bei der Fachkonzeption große Sorgfalt walten lassen. Denn die Fachkonzeption beschreibt auch den Rahmen für die Aufwands- sowie Ressourcenplanung.

Ein Augenmerk auf den Aspekt durchgängiger Einfachheit als übergeordnete Lösungsidee: Eine zu große Komplexität eines technischen Konzepts und der entsprechenden Lösung geht im Regelfall zu Lasten der Produktivität und Akzeptanz der Benutzer. Außerdem entsteht dabei oft ein vermeidbarer Overhead in der Projektrealisierung. Demzufolge sollten die konzeptionellen Planungen und Auswahlprozesse vom Gedanken der durchgängigen Einfachheit geleitet werden, ohne dass dies jedoch zu funktionalen oder sonstigen Einschränkungen führt. Im Gegenteil, der Lösungsansatz sollte darin bestehen, ohne Leistungskompromisse eine deutliche Nutzenoptimierung durch Einfachheit in der Implementierung, Bedienung, Betrieb und Pflege der ECM-Lösung zu erreichen.

Anforderungsbasierte Marktevaluierung: Auch bei der Auswahl der ECM-Lösung hat das Fachkonzept eine eminente Bedeutung, weil sich daraus das Funktionsprofil und weitere Lösungsaspekte wie etwa die Einfachheit der Lösung in ihrer Benutzung und Projektierung ableiten lassen. Fehlt es hier an der nötigen Genauigkeit, lassen sich Produkte beziehungsweise Anbieter nur schwer vergleichen. Allerdings kommt es nicht nur auf die Software selbst an. Mitunter kann es sogar wichtiger sein, den Hersteller in seiner Innovationsfähigkeit, Flexibilität und partnerschaftlichen Kultur stärker zu gewichten.