Weitere 37 Prozent der CIOs glauben sogar, dass diese Dunkelziffer bei bis zu 50 Prozent der Geschäftsprozesse liegt. Diese geht aus dem Report “IT-Trends 2010/2011” von Finaki hervor. Grundlage bildet eine Umfrage unter 33 ausgewählten Chief Information Officers (CIOs) aus deutschen Großunternehmen, die Finaki durchgeführt hat.
Bei den sogenannten “dunklen Geschäftsprozessen” handelt sich beispielsweise um Excel-Listen, eigene Datenbanken einzelner Beschäftigter, E-Mail-Absprachen und ähnliche “kleine Dienstwege” zwischen den Mitarbeitern, die der IT-Abteilung nicht bekannt geschweige denn dort dokumentiert sind. Gut ein Fünftel (21 Prozent) der befragten IT-Leiter sind sogar der Meinung, dass mehr als die Hälfte der Geschäftsprozesse in deutschen Großunternehmen auf diese Sorte der “eigentlich unzulässigen” Absprachen entfallen.
“Der kleine Dienstweg erweist sich in der Konzernwelt als immer größeres Problem”, erklärt Finaki-Geschäftsführerin Gabriele Rittinghaus. “Die Aufgabe der IT-Abteilungen, die Abläufe im Unternehmen in der Informationstechnologie abzubilden, wird nämlich angesichts der steigenden Anzahl dunkler Geschäftsprozesse immer schwieriger”.
Als Hauptursache hierfür nennen 58 Prozent der befragten CIOs die rasante Geschwindigkeit, mit der sich Geschäftsprozesse ändern. Es werde für die IT-Abteilungen immer schwieriger, diesem ständigen Änderungsfluss nachzukommen, so dass sich die Mitarbeiter gezwungen sähen, “auf eigene Faust” mit Excel, Access und E-Mail ihre eigenen Geschäftsprozesse zu unterstützen, meint die Mehrzahl der CIOs. Weit über die Hälfte gehen von einer Verschärfung dieser Problematik in den nächsten Jahren aus.
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Prozesse im dunklen
Ich finde es spannend, dass so eine große Menge an CIOs zugibt, die Prozesse nicht im Detail zu kennen bzw. strukturieren zu können. Man könnte dabei auch überlegen, wieviele Vorteile zentralisierte Prozesse in großen Strukturen haben, wenn die Produktivität immer mehr sinkt!
Das Prozesse wichtig sind, wenn man zu definierten Ergebnissen kommen möchte, steht dabei außer Frage. Man sollte sich aber einmal die Mühe machen, hinter die Umgehungsprozesse zu schauen. Dort findet riesiges Optimierungspotential für die eigene Prozesslandschaft.
Wenn man dann noch ein Werkzeug hat, welches ermöglicht Prozesse schnell in Workflows umzusetzen und sehr schnell auch anzupassen, zählt man zu den Gewinnern.