So überleben CIOs den Information-Overkill
Nicht zu wenig, sondern das Zuviel an Informationen bereitet häufig im Arbeitsalltag Probleme. Wir zeigen fünf Strategien, wie es sich mit der Datenlawine leben lässt. Neben dem klingelnden Telefon lenken uns Instant Messaging, E-Mail, Twitter, RSS-Feeds und wie sie nicht alle heißen vom konzentrierten Arbeiten ab.
1. Kontrolle der E-Mails
Der Arbeitstag sollte nicht mit dem Lesen von Mails beginnen. Man stellt den Client am besten so ein, dass er nur auf Befehl neue Mails herunter lädt. Günstigstenfalls geschieht das dann, wenn komplexe Aufgaben bereits gelöst sind. Auf jeden Fall sollte man auf Echtzeitbenachrichtigungen verzichten, denn diese treiben die Dopamin-Konzentration am stärksten an.
Gleichzeitig sollte man seine Kollegen und Mitarbeiter zu einem gewissen E-Mail-Stil erziehen. “Mails sollten kurz und prägnant sein und nur da verwendet werden, wo direkte Konversation keine Alternative ist”, meint Adrian Moorhouse, Managing Director des Manager-Coaches Lane4. “Je besser sich die Kommunikation in einer Mail zusammengefasst ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Informationen auch richtig ankommen.”
Peter Taylor, Direktor für das Projektmanagement bei Siemens und zudem Autor des Werkes “The Lazy Project Manager” hält es so: “Wenn die Menschen jedes Mal ein Blatt Papier weiterreichen müssten, wenn sie kommunizieren wollen, wären sie viel gewissenhafter. Ich versuche die Menschen zu erziehen und die Mails, die ich bekomme, sind dadurch sehr sachbezogen. Dann restrukturiere ich diese Mails, und kopiere sie in durchlaufende Dokumente. So bleibt mein Inbox immer sehr schlank.” In der Betreffzeile das Thema kurz zu umreißen kann ebenfalls ein erster Schritt sein.
Broadcast-Mails mit Links zu lustigen Videos sollten möglichst auf Sozial-Media-Plattformen ausgelebt werden. Daher ist es vielleicht keine schlechte Idee, den Mitarbeitern den Gebrauch dieser Plattformen zu gestatten. Denn auf diese Weise lässt sich Arbeit und leichtfüßige Unterhaltung wunderbar trennen.
Wenn man sich für einen Einschnitt bei der Mail-Verwaltung entscheidet, sollte man mit einem völlig leeren Postfach starten. Gegebenenfalls kann man seine Kontakte auch darüber in Kenntnis setzen, dass man nun daran gehen werde, alle Mails zu löschen oder zu archivieren.
