Outsourcing-Verträge – flexibel bleiben und Risiken erkennen

Laut der Studie “Erfolgsmodell Outsourcing” der Unternehmensberatung Steria Mummert haben 95 Prozent der befragten Entscheider künftig die Absicht, Outsourcing-Vorhaben umzusetzen. Aber die Vorzeichen für Outsourcing-Projekte ändern sich. Obwohl Kostensenkung in vielen Unternehmen immer noch der Treiber für die Durchführung von Outsourcing-Projekten ist, gelangen nach und nach Faktoren wie Flexibilität, Konzentration auf das Kerngeschäft und Ausdehnung von Serviceoptimierung auf die Agenda. Damit diese Aspekte beim Outsourcing ebenfalls realisiert werden können, sollte bereits bei der Vertragsgestaltung auf die Risiken geachtet werden.

Mit dem Outsourcing-Vertrag binden sich Auftraggeber und Anbieter langfristig aneinander. Daher stehen hier geschäftliche Fairness und Interessenabwägung beider Parteien an erster Stelle. Diese Prinzipien sind die Grundlage für eine vertrauensvolle und beständige Zusammenarbeit. Geht es einer Partei allerdings einzig darum, sich auf Kosten des Vertragspartners mit den eigenen Forderungen durchzusetzen, ist das Risiko groß, eine Schieflage des Projekts und damit ein vorzeitiges Ende des Vertrags zu riskieren. Werden die unternehmerischen Interessen des Auftraggebers nicht ausreichend geschützt, wird er sich über kurz oder lang nach einem anderen Partner umsehen. Wenn aber die vereinbarte Vergütung weit hinter den zu erbringenden Leistungen zurückbleibt, verliert der Anbieter das Interesse an dem Vertrag und wird sich auf andere Kunden konzentrieren. Der bei den Vertragsverhandlungen erzielte Erfolg entpuppt sich dann recht schnell als Pyrrhus-Sieg.

Worauf ist also bei der Gestaltung von Outsourcing-Verträgen besonders zu achten, um diese Risiken zu vermeiden?

An erster Stelle steht die klare und eindeutige Leistungsbeschreibung. Nur wenn von vornherein für beide Parteien feststeht, welche Leistungen gegen welche Vergütung erbracht werden sollen, können Streitigkeiten schon im Vorfeld vermieden werden. Nicht selten sind beide Vertragsparteien der Meinung, sich geeinigt zu haben und vom gleichen Leistungsgegenstand auszugehen. Erst eine rechtliche Prüfung offenbart den Trugschluss und bringt Einigungslücken ans Licht. Empfehlenswert ist neben der detaillierten Beschreibung der Leistungen auch eine Negativabgrenzung, das heißt eine Aufzählung von Leistungsbestandteilen, die gerade nicht Gegenstand des Vertrags sind und daher im Einzelfall gesondert vergütet werden müssen.

Neben der klaren Beschreibung der Leistungen durch den Anbieter sollten auch die Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers eindeutig definiert werden. Denn der Anbieter kann seine Leistungen nur dann erbringen, wenn er sich auf seinen Vertragspartner verlassen kann und dieser seinerseits zum Erfolg des Outsourcings beiträgt.

Erfahrungen aus zahlreichen Outsourcing-Projekten zeigen, dass die Parteien gerade diesen elementaren Bestandteilen des Vertragswerks zu geringe Beachtung schenken. Oft verlassen sich die kaufmännischen Verhandlungsführer darauf, dass beteiligte Techniker die Leistungsbeschreibung inhaltlich geprüft haben. Diese sehen die Beschreibung jedoch als rechtliches Dokument an und gehen davon aus, dass sich die beteiligten Juristen darum schon gekümmert haben. Dass die Juristen diese Frage jedoch zumeist gar nicht beantworten können und den Ball zu den Verhandlungsführern zurückspielen müssen, kann im Ergebnis dazu führen, dass der Outsourcing-Vertrag Leistungen vorsieht, die weder von der einen Partei erwünscht noch von der anderen Partei erbracht werden können – die beste Ausgangsposition für Streit zwischen den Parteien.

Dieses Risiko kann minimiert werden, indem sich die Parteien schon in der Projektierungsphase mit wichtigen Rechtsaspekten auseinander setzen. Dazu müssen Anwälte, Kaufleute und Techniker schon beim Anforderungsmanagement an einen Tisch. Steht in dieser Phase kein spezialisierter Anwalt zur Verfügung, gibt es beim Aufsetzen eines Outsourcing-Vertrages alternativ auch die Möglichkeit elektronische Hilfestellung über entsprechend international ausgerichtetes Portale zu erhalten, beispielsweise hier.

Auch wenn die Hürde einer akkuraten Leistungsbeschreibung genommen ist, ändern sich im Laufe der Zeit die Anforderungen. Hier spielt der bereits erwähnte Aspekt der Flexibilität eine entscheidende Rolle. Service Level Agreements müssen nachträglich angepasst werden, um ein Auseinanderfallen von Vertrag und Wirklichkeit zu vermeiden. Der Outsourcing-Vertrag sollte daher entsprechende Change-Request- Regelungen enthalten. Aber auch funktionierende Outsourcing-Vorhaben bergen noch Risiken: werden vereinbarte Service Level nicht eingehalten, droht die Haftung. Im Rahmen der Haftungsregelung des Outsourcing-Vertrags muss berücksichtigt werden, wer den Schaden verursacht hat und welches Mitverschulden die andere Partei trifft.

Ein Outsourcing-Vertrag, der die Anforderungen der geschäftlichen Fairness berücksichtigt und gleichzeitig flexibel an veränderte Umstände angepasst werden kann, schafft gute Voraussetzungen dafür, dass sich die Erwartungen der Parteien an das Outsourcing-Projekt erfüllen und es erfolgreich verläuft.