KPIs für die iPad-Beschaffung

Einen wirklichen Benchmark über die Anzahl der notwendigen beziehungsweise sinnvollen KPIs gibt es nicht, dieser wäre auch nicht zielführend, da jedes Unternehmen sehr unterschiedliche Messkriterien festlegt. Eine Entwicklung in der IT, hin zu einer stärkeren Business-Ausrichtung und der immer tieferen Verzahnung der IT mit den Fachbereichs-Prozessen, macht es notwendig, die vorhandenen KPIs zu überprüfen oder auch neue zu definieren.

Eine Untersuchung der Experton Group über die Prioritäten der CIOs in den nächsten zwölf Monaten zeigte, dass das Hauptaugenmerk auf Themen der Fachbereichsoptimierung, dem Nachweis des Wertbeitrages der IT zum Geschäft sowie dem Lieferantenmanagement liegt. Eher traditionelle Aufgabenfelder, wie zum Beispiel die Gewährleistung einer funktionierenden IT-Infrastruktur, wurden nachrangig genannt und stellen heute für die IT-Abteilungen kein wirkliches Problem mehr dar. Das Aufgabenspektrum der CIOs wird somit vor allem durch proaktives Kosten-, Vertrags-, Prozess- und Qualitätsmanagement bestimmt. Alle genannten Bereiche sind eng mit der Messung der eigenen Effizienz und Effektivität verbunden und so erhalten KPIs eine neue Dynamik.

Bei der Bestimmung eines KPIs ist entscheidend, das er Top-Down festgelegt wird und in Abstimmung zwischen Fachbereich und IT erfolgt. Wenn die Anforderung von der Fachabteilung zwar klar beschrieben wird, sie sich aber nicht auf eine Messgröße festlegen kann oder will, ist es für die IT schwer den eigenen Wertbetrag, den die IT zur Erfüllung der Anforderung liefert, zu dokumentieren.

Ein aktuelles Beispiel ist das Thema Beschaffung von iPads. Die Fachabteilung (Sales) stellt die Bedarfsanforderung an die IT, für die dadurch zusätzliche Kosten hinsichtlich Beschaffung und Support anfallen. Hier muss sich der CIO mit dem Sales-Vorstand auf einen KPI einigen, beispielsweise Umsatz- oder Effizienzsteigerung, der entsprechend gemeinsam festgelegt und auch für beide bindend ist. Somit stehen die Zusatzkosten einem messbaren Faktor gegenüber und der Wertbeitrag der IT ist nachvollziehbar.

Ein KPI ist somit immer die Aggregation unterschiedlicher Maßnahmen und Kennzahlen. Neben dem Top-Down Ansatz existieren Charakteristiken, die darüber entscheiden, ob eine bestimmte Kenngröße auch als KPI geeignet ist. Hierzu gehören die folgende Attribute: Konformität, Beeinflussbarkeit, Unabhängigkeit, Messbarkeit, Verständlichkeit und Akzeptanz. Danach sollte für jeden definierten KPI ein formalisierter Steckbrief erstellt werden, der die Qualität sichert und das Management der KPIs erleichtert.