Kindergeld und Hartz IV kommen jetzt über ein SAP-System

Bei der Bundesagentur waren bislang 48 Fachverfahren im Einsatz, um Kindergeld, Arbeitslosengeld I und II an rund 15 Millionen Empfänger auszuzahlen. Nun unterstützt eine SAP-ERP-Standardsoftware neben den Auszahlungen auch die BA-interne Verwaltung. Rund 84.000 Nutzer greifen jetzt auf das SAP-System zu, um in jährlich 200 Millionen Einzelanweisungen insgesamt 10 Milliarden Euro an Berechtigte auszuzahlen.

Einen großen Schritt in die Zukunft nennt BA-Chef Frank-Jürgen Weise das Projekt, das mit einer europaweiten Ausschreibung im Oktober 2008 seinen Anfang genommen hat: “Moderne Informationstechnologie trägt dazu bei, dass wir für unsere Kunden noch besser werden.” Was den BA-Chef aber wohl am meisten freut, ist die Tatsache, dass die Projektziele eingehalten wurden, und vor allem dass das Budget nicht überzogen wurde, was ja gerade bei Großprojekten dieser Größenordnung nicht selten der Fall ist.

Ein etwa 250-köpfiges Team aus Mitarbeitern der BA, des Generalunternehmers SAP und des Subunternehmers Accenture hat zwei Jahre und drei Monate an der Einführung des neuen Systems gearbeitet. Seit 2009 wurde das neue System in kleinen Schritten produktiv geschalten. Seit Jahresbeginn ist nun mit den Finanzverfahren auch das größte Modul an das SAP-ERP angebunden.

Herbert Pick, Gesamtleiter des SAP-Projektes bei der BA: “Die Verbesserungen sind schon deutlich sichtbar. Die Synergien, die sich durch die neue Plattform ergeben, wollen wir im Nachgang noch weiter heben.” Quelle: BA

In einer Mitteilung der BA heißt es: “Für die große Mehrzahl dieser insgesamt circa 15 Millionen Leistungsempfänger ist diese Umstellung unbemerkt geblieben. In wenigen Einzelfällen kam es zu kurzzeitigen Zahlungsverzögerungen, die aber sofort unbürokratisch gelöst wurden.”

Rund vier Monate hat es gedauert, bis sich die 84.000 Anwender und Anwenderinnen mit dem neuen System vertraut gemacht hatten. Über eine Online-Schulungsplattform wurden die BA-Mitarbeiter in Seminaren und im E-Learning-Verfahren auf die SAP-Lösungen geschult.

Für Herbert Pick als Gesamtprojektleiter der BA lag die größte Herausforderung darin, wie er gegenüber silicon.de erklärt, die heterogene IT-Landschaft “auf eine integrierte Plattform” zu konsolidieren. “Insgesamt haben wir 13 Vorverfahren, mit denen wir die Zahlungen der BA generieren und die mussten wir an das SAP-ERP anbinden.”

Pick scheint aber trotzt der hohen Komplexität mit dem Ausgang des Projekts sichtlich zufrieden. Dennoch ist noch längst nicht alle Arbeit getan: “Wir haben in diesem Projekt zunächst mal die Technik ausgetauscht”, erläutert Pick. Mit der neuen Plattform gehen aus seiner Sicht bereits große Vereinfachungen einher. So mussten Kundendaten bisher in verschiedenen Systemen vorgehalten werden. Redundanzen mit teilweisen Doppeleingaben waren arbeitsintensiv. Solche Probleme fallen durch die ERP-Software weg.

“Die Verbesserungen sind schon deutlich sichtbar. Die Synergien, die sich durch die neue Plattform ergeben, wollen wir aber im Nachgang noch weiter heben”, erläutert Pick. Für die Umsetzung habe sich die BA laut Pick für eine flexible Projektorganisation entschieden. Dafür wurden zum Beispiel 80 BA-Fachkräfte aus verschiedenen Dienststellen der BA für 24 Monate nach Nürnberg geholt. “Das hat uns den Effekt gebracht, dass wir das Wissen der einzelnen Dienststellen sehr flexibel einsetzen konnten.”

Zum Lieferumfang zählen unter anderem das ‘SAP ERP Financial Management’, ‘SAP ERP Human Capital Management’, PSM, PSCD, BI/DWH, ‘SAP NetWeaver’ und neben einigen Ergänzungsprodukten auch ‘SAP Enterprise Modeling Applications’.

SAP, die in diesem Projekt neben der Rolle als Software-Lieferant auch noch die des Implementierungspartners zukommt, zeigt sich ebenfalls zufrieden. “Wir waren uns von Beginn der besonderen Verantwortung für dieses Projekt bewusst”, so SAP-Deutschland-Chef Michael Kleinemeier. Das Projekt habe laut Kleinemeier “Signalcharakter für die gesamte öffentliche Verwaltung”.