Desktop Optimization

Aufgaben und Stellungen der IT-Verantwortlichen in vielen Unternehmen sind im Umbruch. Traditionell gelten die IT-Abteilungen eher als Cost Center. Sie haben die Aufgabe die technische Infrastruktur der gesamten Organisation am Leben zu erhalten, sie von Zeit zu Zeit zu verbessern und vor allem mit ihrem vorgegebenen Budget auszukommen.

Doch inzwischen verlangen immer mehr Vorstände und Geschäftsführer von den IT-Experten eine strategische Ausrichtung ihrer Abteilung. Als Orientierung schicken sie den IT-Leitern Business-Modelle oder die Unternehmensziele. Die Bereitstellung von Computern, Software und Daten wird eine geschäftskritische Aufgabe, die direkten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben soll. Je qualitativ hochwertiger die IT-Abteilung diese Aufgabe abbildet, so die Vermutung des Managements, desto besser ist das Unternehmen am Markt präsent. Und um so mehr unterscheidet es sich von seinen Mitbewerbern.

So sieht sich die IT-Abteilung plötzlich im Mittelpunkt von Strategiemeetings oder im Zentrum von Diskussionen um Produkt- und Servicequalität oder Prozessmonitoring. Die Investitionen sind in Zukunft strategisch, die Budgets sollen internen Service und externes Auftreten auf ein neues Niveau heben.

Eine Gleichung mit den Faktoren “Arbeitsgeschwindigkeit”, “Budget” und “strategische Neuausrichtung” anhand der Unternehmensziele wird zu der Rechenaufgabe, an der sich die IT-Mitarbeiter orientieren. Die hier ermittelten Key-Performance-Indikatoren zeigen Qualität und Zuverlässigkeit der IT-Abteilungen.

Erfassung der Kosten und Kontrolle des Budgets

Also müssen die Verantwortlichen jede Position aus ihrem Budget auf die Probe stellen, messen, vergleichen und analysieren und neue Lösungen finden. Eine entscheidende Voraussetzung ist die Standardisierung der Prozesse und deren mögliche Automatisierung.

Als eine der wichtigsten Leistungen einer IT-Abteilung wird das Desktop-Management auf die Waage gelegt. Zu welchen Ergebnissen die Verantwortlichen bei der Kostenanalyse kommen können, zeigt eine TechConsult-Studie vom März 2010.

Durchschnittlich verschlinge die Desktop-Infrastruktur und deren Management knapp ein Drittel des durchschnittlichen Gesamt-IT-Budgets der Großunternehmen, so die Analysten von TechConsult. Die Gesamtkosten von Desktop-Infrastruktur und Desktop-Management berechneten sie aus Hard- und Software-Kosten, IT-Personalkosten – etwa Desktop-Deployment oder Wartung der PCs sowie Endanwender-Kosten. Außerdem haben sie den Produktivitätsverlust durch Systemausfall abgebildet.

Kosten- und Zeitaufwand skalieren dabei vor allem wegen der großen Menge der zu betreuenden Geräte in abenteuerliche Höhen. Der Umkehrschluss sagt, dass schon kleine zeitliche Einsparungen durch Standardsierung oder Automatisierung von Abläufen erhebliche Kostenvorteile mit sich bringen. Bei Großunternehmen mit 1.000 und mehr PCs wird deutlich, wie viel Entspannung einige gesparte Minuten pro Arbeitsplatz für das Budget bedeuten.

Wie hoch die Einsparungen bei einer durchgehenden Automatisierung durch Desktop Optimierungslösungen sein können, hat der britische Finanzdienstleister “Baker Tilly” für Windows 7 und das Microsoft Desktop Opimization Pack ausgerechnet. Unter dem Strich stehen jährliche Gesamteinsparungen bei den “direkten IT-Kosten” von bis zu 191 Dollar pro Arbeitsplatz. In derselben Rechnung berichtet der Microsoft Kunde man habe für die mobilen Mitarbeiter einen Produktivitätsgewinn von jährlich 700 Dollar pro Person realisieren können.

Definition einer Desktop-Strategie und ihrer zentralen Durchsetzung

Die von Microsoft vorgeschlagene Lösung ist, das Deployment der Desktops durchgängig zu automatisieren und unnötige Komplexität aus den Arbeitsgeräten zu entfernen. Etwa indem für bestimmte Arbeitsplätze ein Minimum an benötigten Applikationen auf einem Thin Client zur Verfügung steht. Oder dass in der gesamten Infrastruktur ausschließlich PCs, Laptops, mobile Geräte mit einheitlichem Betriebssystem zugelassen sind. Werden die Regeln strikt durchgesetzt, haben die IT-Leiter die Chance, jedes IT-Gerät im Unternehmen – vom PC des Pförtners bis zu den Smartphones in der Vorstandsetage – automatisiert zu managen.

Für die verbesserte Bereitstellung von Anwendungen und deren Verwaltung zeigt Microsoft Szenarien auf, wie jedem Mitarbeiter nur die für dessen Arbeit benötigten Programme ausgerollt werden. Sämtliche Szenarien und Prozesse werden mit Daten, Programmen und Anwendungen kombiniert, die Microsoft innerhalb der Client-Infrastruktur, mit dem Windows Server 2008 und auf der IT-Verwaltungsebene anbietet.

Facetten dieser Optimierten-Desktop-Strategie sind beispielsweise:

• Rollenspezifische Anwendungen mit Active Directory und Windows Server 2008:
  Den Benutzern stehen nur die Anwendungen und Daten zur Verfügung, die sie tatsächlich benötigen. Die IT-Abteilung kann so die Lizenzkosten senken und die Auslastung der PCs verbessern.
• Schnelle Bereitstellung von Anwendungen mit Hilfe der Virtualisierungstools:
  Anwendungen und Updates werden sofort an die Nutzer ausgerollt. Den Mitarbeitern steht immer die für ihre Aufgaben beste und aktuellste Software zur Verfügung.
• Zentralisierte Updateverwaltung und Flexibilität durch Automatisierung, kontrolliert von Microsoft System Center:
  Routineaufgaben wie Anwendungstests, Packaging, Bereitstellung und Aktualisierung der Programme sind automatisiert – Zeitaufwand und Kosten der IT-Services werden gesenkt.
• Sichere und schnelle Anwendungen mit dem Microsoft Desktop Optimization Pack: Die Mitarbeiter können sich auf die Datensicherheit der PCs und der gesamten Infrastruktur verlassen, das Unternehmen erfüllt Compliance-Vorgaben.