Gesetzgeber vereinfacht E-Invoicing
Ab dem 1. Juli gelten vereinfachte gesetzliche Bedingungen für den elektronischen Rechnungsversand. Unternehmen können auf die qualifizierte digitale Signatur oder Electronic Data Interchange (EDI) verzichten, wenn sie interne Prüfverfahren einsetzen.
Die im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes beschlossenen neuen rechtlichen Regelungen gelten für alle Unternehmensumsätze, die ab dem 1. Juli 2011 getätigt werden. Initiiert wurden sie durch eine Vorgabe der EU aus dem vergangenen Jahr, nach der es nicht mehr zwingend erforderlich sein soll, elektronische Rechnungen entweder mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu versehen oder über EDI zu verschicken.
Beide Verfahren haben unverändert Gültigkeit und werden vom Gesetzgeber als besonders geeignete Verfahren für elektronische Rechnungen herausgestellt – Unternehmen können nun jedoch eine dritte Variante wählen. Sie besagt, dass die Unternehmen nur noch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnungen gewährleisten müssen. Dies kann durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.
Mario Dönnebrink, Bild: d.velop
Diese gesetzliche Änderung dient dazu, den technischen Aufwand bei der Nutzung des E-Invoicing zu beschränken. Der ECM-Anbieter d.velop erwartet als Folge, dass die Nachfrage nach Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen anziehen wird. “Mit der neuen Regelung hat die Politik den Firmen einen großen Gefallen getan, weil der Zwang zur Rechnungssignatur bisher eine der entscheidenden Hürden bei der Digitalisierung der Rechnungsprozesse darstellte”, sagte Mario Dönnebrink, Leiter Marketing bei der d.velop AG.
Er erwartet positive Effekte für das eigene Unternehmen. “Es ist eine dynamische Kettenreaktion zu erwarten, weil der elektronische Versand von Rechnungen im B2B-Bereich zwangsläufig bei den empfangenden Unternehmen eine wachsende Bereitschaft erzeugen wird, durch eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Prozessverbesserungen bei den digital eingehenden Dokumenten zu realisieren.” Zudem sei eine elektronische Archivierung dieser Rechnungen erforderlich. Gleichzeitig erwartet er durch den Verzicht auf die Signatur eine steigende Akzeptanz für elektronische Rechnungsprozesse. “Sie werden spürbar an Zustimmung gewinnen, weil ein günstigeres Verhältnis von technischem Aufwand und betriebswirtschaftlichem Nutzen entsteht.”
