IT-Einkauf wird oftmals unterschätzt

Axel Oppermann,
standardisierte und professionalisierte Services; Kundenbindung.

Die Themen Einkauf von IT im Besonderen und ein Beschaffungscontrolling im Allgemeinen wird von der Vielzahl der Unternehmen noch immer nicht professionell und standardisiert umgesetzt. Dies verdeutlichen aktuelle Studien der Experton Group. Im April und Mai dieses Jahres wurden 203 IT-Entscheider in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern befragt.

Nur vier von zehn Befragten gaben an, einen dedizierten Aufgaben- und Funktionsbereich für den Einkauf von Hardware, Software und Services in der IT-Abteilung eingerichtet zu haben. Der überwiegende Teil der Unternehmen organisiert die IT-Beschaffung über einen Zentraleinkauf. Drei Viertel der Befragten sind mit den Leistungen des Einkaufs (dedizierter IT-Einkauf und Zentraleinkauf) nicht zufrieden. 10 Prozent der IT-Entscheider sind mit der Organisation des Einkaufs vollumfänglich zufrieden. In diesen Unternehmen wird der Einkauf als strategisch wichtiger Leistungsbereich wahrgenommen und arbeitet im operativen Tagesgeschäft eng mit Fachentscheidern und Kompetenzträgern zusammen.

Rolle des Einkaufs

Die Rolle des Einkaufs im Buying Center ist in vielen Unternehmen von nachgelagerter Bedeutung. Insbesondere bei “Erstkauf-Prozessen” wird der Einkauf auf einen eher unterstützenden Aufgabenbereich degradiert. Zwar sind die Einkäufer in die Schritte “Informationssuche” und “Alternativen-Evaluierung” stark involviert, und auch wenn es um das Thema “Preise” geht, wird der Einkauf gerne als Speerspitze vorgeschickt. Bei der Auswahl der Lieferanten und der Ausarbeitung der Vertragsspezifikationen dagegen wirkt der Einkauf nur unterstützend mit. Dies wird damit begründet, dass oftmals keine tiefergehenden Kenntnisse über Leistungsbereiche, Vertragswerte und Roadmaps der Lieferanten vorliegen.

Empfehlungen

Auf Basis der durchgeführten Breitenerhebung und vertiefender Gespräche mit IT-Entscheidern lassen sich folgende Empfehlungen für den IT-Einkauf ableiten:

  • Oftmals werden Preisreduktionen (“Drücken von Angebotspreisen”) als individuelle Zielvorgaben für Einkäufer festgesetzt. Dieser Ansatz ist nicht erfolgversprechend, da häufig nur auf kurzfristige Effekte abgezielt wird. Zielvorgaben müssen sich ferner auf Ausgabentransparenz und Einhaltung des finanziellen Gesamtvolumens in Projekten beziehen.

  • Klare Arbeitsteilung zwischen Einkauf und Fachverantwortlichen festlegen (= niederschreiben). Regelmäßigen Austausch forcieren und Zusammenarbeit durch gemeinsame Ziele (individuelle Teilziele) ankurbeln.

Um den Beschaffungsprozess nachhaltig zu unterstützen, muss der Einkauf…

  • Ein langfristiges Management und eine Entwicklung des Lieferantenportfolios betreiben. Hierzu sind die relevanten Lieferanten zu identifizieren. Dies geschieht über zwei Wege: Einerseits auf Basis des Beschaffungsvolumens und auf der anderen Seite hinsichtlich der strategischen Bedeutung des Lieferanten. Eine Segmentierung der Lieferanten und IT-Bedarfe nach klassischen Investitions- und Einkaufsgütern ist nicht zwingend zielführend.

  • Die Roadmaps der Lieferanten vorhalten, mit den Fachverantwortlichen abstimmen und bewerten.

  • Die eigenen Bedarfe, Preise und Anforderungen mit dem Markt vergleichen.

  • Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen hinsichtlich der Lizenzbedingungen, Service-Level und Vertragsbedingungen wahrnehmen.

  • Ein Umsetzungs-Monitorings mit Ex-post-Analysen etablieren.