BA startet Großprojekt ‘eAkte’

In der ersten Phase werden rund 4000 Mitarbeiter der BA mit dem neuen System arbeiten. Der Verwaltungsrat und der Vorstand der BA wollen nach sechs Monaten über den Einsatz in allen zehn Regionaldirektionen entscheiden. Verläuft der Test erfolgreich, soll das Projekt im kommenden Jahr auf ganz Deutschland ausgeweitet werden. Dann werden etwa 40.000 Nutzer Zugriff auf die Plattform haben und zehn Scan-Zentren in Betrieb sein.

“Bisher betreiben wir erheblichen Aufwand zum Beispiel für die Lagerung und den Transport von Akten in den Arbeitsagenturen”, sagt BA-Vorstandsmitglied Raimund Becker. “Wenn diese Unterlagen nun in elektronischer Form vorliegen, können wir Kosten und Zeit sparen.” Die eAkte erlaube zudem – anders als bisher bei der Bearbeitung von Papierakten möglich – den gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente. Laufwege und Aktensuche gehörten der Vergangenheit an.

Die technisch-organisatorische Klammer für das digitale Dokumenten-Management liefert IBM FileNet8 mit standardisierten Schnittstellen für alle IT-Fachanwendungen. IBM entwickelte für die BA zudem eine maßgeschneiderte Bedienoberfläche.

Die BA hat bundesweit ein enormes Akten-Volumen zu bewältigen: Zu den 22,2 Millionen Kundenakten kommen nach Angaben der Behörde täglich 260.000 neue Dokumente hinzu. Eine Herausforderung auch für die Digitalisierung. Mit jedem ihrer Hochleistungsscanner schafft die Deutsche Post etwa 10.000 Blatt pro Stunde. Die eingescannten Dokumente werden dann durch Mitarbeiter der BA signiert und per sicherer Datenleitung an das eAkte-System übertragen.