Standard für das Auslesen von digitalen Dokumenten
Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen sollen von dem neuen Standard “docTag” profitieren, das das Auslesen von Informationen aus digitalen Dokumenten vereinheitlichen und vereinfachen soll.
Derzeit sind 16 Software-Anbieter in der “docTag”-Gruppe zusammengeschlossen. In den nächsten Wochen wollen sie in Deutschland einen Standard für das Auslesen von Daten aus digitalen Dokumenten einführen. Das vereinfache zunächst vor allem die Rechnungsbearbeitung. Die Unterstützter des docTags setzen dazu auf die Übermittlung von Daten in Form eines kostenlosen “digitalen Etiketts”, das dem Dokument mitgegeben wird.
Digitale Dokumente transportieren deutlich mehr als lediglich die Informationen von Papierdokumenten. So ist es beispielsweise möglich, die wichtigsten Inhalte eines Dokuments als Metadaten zu speichern und diese anderen Systemen mitzuteilen. Die technischen Voraussetzungen sind in gängigen Dateiformaten wie PDF, Word-Dokumenten und Bilddateien vorhanden. Das Ziel der docTag-Initiative ist es nun, eben diese Metadaten besser auszunutzen.
Das digitale Etikett teilt Programmen im ersten Schritt mit, ob es sich bei dem Dokument um eine Rechnung, Mahnung, Gutschrift oder einen Vertrag handelt. In einem weiteren Schritt kann es die relevanten Daten übermitteln. Bei Rechnungen sind dies zu zahlende Beträge, Kontonummern, Bankleitzahlen, Rechnungsnummern und Zahlungsfristen. Diese Zahlenkolonnen sollen mit doc-tag ohne manuellen Eingriff in das für die Weiterverarbeitung eingesetzte Programm übertragen werden. Der Sachbearbeiter kann sie dann direkt dort einsehen, kontrollieren, bestätigen und weiterverwenden.
Der docTag-Standard soll so vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen dazu beitragen, Arbeitszeit zu sparen und das Abtippen – und damit Fehlerquellen – von Daten zu vermeiden. Die docTag-Initiative macht sich zunächst an die Standardisierung von Rechnungen. Weitere Einsatzmöglichkeiten sollen folgen.
Die docTag-Initiative entstand Anfang 2012 als Zusammenschluss mehrerer Softwareanbieter, die sich zum Ziel gesetzt haben, einen gemeinsamen und offenen Standard für den einfachen Austausch von elektronischen Dokumentendaten zu etablieren. Zu den Beteiligten gehören derzeit die Rechnungssteller FastBill, Billomat, Easybill, Skippr, Fortrabbit, Tagwerk und SalesKing. Mit an Bord sind außerdem die Dokumentenmanagementsystemspezialisten Doo, Smarchive, Doctape und Fileee, die Buchhaltungsservices FreeFiBU, Bookamat und Steuerberaten.de sowie der CRM-Anbieter CentralStation CRM und der Banking-App-Anbieter Stöger IT.
[mit Material von Peter Marwan, ITespresso.de]
