Immer mehr Interesse an Finanz-Outsourcing

Nur etwa jedes sechste Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzt für Finance and Accounting (F&A) Angebote von externen Dienstleistern (F&A BPO). Eine aktuelle Studie des Marktforschungsunternehmens PAC zeigt jedoch steigendes Interesse und das in allen Branchen ungeachtet der Größe der Unternehmen.

PAC empfiehlt Anbietern, diese Chance zu nutzen und den Markt innerhalb der nächsten Jahre signifikant weiterzuentwickeln. Dafür sollten sie vor allem auf vertrauensbildende Maßnahmen setzen, maßgeschneiderte Lösungen anbieten und durch Referenzprojekte überzeugen.

In der Finanzorganisation hat die Bereitstellung von Informationen für die Geschäftsleitung höchste strategische Priorität, dicht gefolgt von der Anforderung, die Kosten für diese Verwaltungsfunktion zu senken. Dr. Katharina Grimme, Principal Consultant und Lead-Analystin der Studie: “Die Herausforderung für den CFO liegt heute darin, diesen Spagat zwischen erforderlichen Kostensenkungen einerseits und effektiver Unterstützung der strategischen Geschäftsaktivitäten andererseits zu bewältigen.”

Bei der Identifizierung von Optimierungspotenzial setzen die Unternehmen gerne auf externes Know-how, wie Fachliteratur, Netzwerke und Benchmarks. Wenn es aber darum geht, dieses Potenzial zu heben, verlassen sich die Unternehmen mehrheitlich noch auf interne Ansätze.

Grimme: “Unsere Befragungsergebnisse zeigen, dass die Finanzentscheider Kostensenkungspotenzial vor allem in transaktionsorientierten Bereichen Order-to-Cash, Purchase-to-Pay und Record-to-Report anstreben. In jedem dieser Bereiche realisieren oder planen mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen derzeit Verbesserungsmaßnahmen. Diese Maßnahmen sind in erster Linie auf die Einführung von Technologien zur Automatisierung und Prozessoptimierung beziehungsweise -standardisierung ausgerichtet.”

In vielen anderen – insbesondere den angelsächsischen – Ländern hingegen, verlagern die Unternehmen zunehmend die Prozesse der Finanzfunktion an externe Dienstleister, um die Effizienz der Finanzprozesse zu steigern. In der DACH-Region wird diese Option aber noch stark vernachlässigt: Nur jedes sechste Unternehmen macht nach heutigem Stand Gebrauch von F&A-Outsourcing-Angeboten. Laut Grimme bestätigen die globalen Marktdaten von PAC diese Ergebnisse: “Betrachtet man die weltweiten Ausgaben für IT-Outsourcing, so hat die DACH-Region hieran einen Anteil von etwa 10 Prozent. Beim F&A-Outsourcing hingegen liegt der Anteil bei lediglich 5-6 Prozent.”

Ein Grund für die Zurückhaltung scheint vor allem im Mangel an Erfahrung mit externen Dienstleistern für Finanzprozesse zu liegen. “Unternehmen befürchten insbesondere den Verlust von Know-how und Kontrolle, sowie Sicherheitsrisiken und sinkende Servicequalität. Allerdings sind diese Bedenken in Unternehmen, die bereits Finanzprozesse ausgelagert haben, deutlich geringer und die Erfahrungen mit den erbrachten Leistungen generell gut”, erläutert Grimme.

Sie rät F&A-BPO-Dienstleistern, praktische Kompetenz deutlicher unter Beweis zu stellen und die Anwender beispielsweise durch Erfahrungsberichte und detaillierte Referenzprojekte zu überzeugen. Anwender wiederum sollten sich vor Augen führen, dass in einem Auslagerungsprojekt die Verantwortung für Kontrolle und Steuerung des Dienstleisters zu jedem Zeitpunkt in ihrer Hand liegt. Das erforderliche gegenseitige Vertrauen lässt sich am besten erreichen, wenn der Outsourcing-Anbieter weniger als Lieferant, sondern als Partner verstanden wird und sich beide Seiten um Kooperation, Kommunikation und Transparenz bemühen.

Hier kommt auch ein weiteres Resultat der Studie zum Tragen: die hohe Relevanz zwischenmenschlicher Faktoren. Unabhängig von der Unternehmensgröße sind sich die Finanzentscheider einig, dass die Qualität des Projektteams im Hinblick auf Expertise, Vertrauensbasis und effektive Kommunikation die wichtigste Anforderung an einen F&A-BPO-Dienstleister ist. Auch die Sensibilität im Umgang mit den internen Mitarbeitern spielt eine zentrale Rolle.
Als weitere Erfolgsfaktoren nennt Grimme, auf lokale Märkte abgestimmte Change-Management-Fähigkeiten, sensibel aufgesetzte Transformationsansätze und generell die Bereitschaft, mit ‘kleineren’ Outsourcing-Engagements zu beginnen, und diese dann graduell zu erweitern.

Die Studie basiert auf einer repräsentativen Umfrage unter 192 Finanzmanagern in mittelgroßen und großen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die PAC im April und Mai 2012 durchgeführt hat. Die Erstellung und Verbreitung dieser Studie wurde finanziell unterstützt von: HP Deutschland, Itella Information, Arvato Infoscore, Capgemini Deutschland und EXL Service.

Die ausführliche Studie steht zum kostenlosen Download zur Verfügung.