Trends im Enterprise Content Management

Umfassend verstanden deckt eine ECM-Lösung den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab. Dieser reicht von der Entstehung über die Speicherung und Indexierung, der Bearbeitung, Weiterleitung und Publikation bis hin zur Archivierung und abschließenden Zerstörung der Daten.

Ob und wie gut marktgängige Software-Angebote diesen Anspruch erfüllen können, hat jetzt die BARC-Studie „Enterprise Content Management“ untersucht. Sie will Unternehmen beim Vergleich und der Auswahl von ECM-Angeboten helfen, indem sie die Produkte anhand eines umfangreichen Kriterienkatalogs vergleicht und bewertet. Als technische Kriterien wurden die Systemarchitektur, die Archivierung, die Art der Systemver¬waltung, Entwicklungswerkzeuge und die Optionen des ECM-Systems zur Integration in andere Systeme gewählt. Hinzu kommen als Bewertungskriterien Systemfunktionen, mit denen sich Dokumente erfassen, indizieren, speichern, verwalten, recherchieren, bearbeiten und analysieren lassen, sowie Features für ein E-Mail-Management. Im Einzelnen wurden die ECM-Lösungen von Allgeier IT Solutions, Comarch, EASY, IBM, Optimal Systems, SER und windream untersucht.

Grundsätzlich verfügen alle getesteten ECM-Suiten über ausgereifte Funktionen, die den Aufbau umfassender Lösungen für ein prozessorientiertes Dokumentenmanagement unterstützen. Die Implementierung und Nutzung der jeweiligen Systeme ist jedoch unterschiedlich aufwändig und kann zu Mehrkosten und sinkender Mitarbeitermotivation, ja letztlich zum Scheitern eines Projekts führen (siehe Grafik).

Allgemein erwarten Anwender heute von einer ECM-Lösung eine umfassende Unterstützung bei ihrer täglichen Arbeit und werden mangelhafte oder fehlende Features lautstark monieren. Intelligentere Systeme sind gefragt, welche dem Nutzer beispielsweise Hinweise zur Bearbeitung geben, relevante Inhalte direkt anzeigen und selbständig Teilaufgaben übernehmen. Ebenso muss ein ECM-System verschiedene Einsatzgebiete unterstützen und bezüglich der Ergonomie seiner Benutzeroberfläche neben der bloßen Farbgestaltung mittlerweile auch unterschiedliche Arbeitsweisen von Mitarbeitern unterstützten. Die Handhabung (Bedienung über Buttons in den Masken, Einträge in das Kontextmenü oder Drag & Drop) sowie der Aufbau und die Inhalte der ECM-Clients (welche Inhalte und Funktionen werden in welcher Weise dargestellt?) sind also entscheidend dafür, wie gut und wie gerne ein Mitarbeiter mit dem System später arbeitet.

Die ECM-Anbieter reagieren auf die steigenden Nutzeranforderungen mit immer neue Initiativen zur Verbesserung der Usability ihrer Produkte. Heraus kommen viele gute Ideen, von denen sich manche allerdings noch in der Praxis bewähren müssen. Gleiches gilt für die Bedienung der ECM-Software, bei der viele Hersteller ihren Kunden mittlerweile größere Freiheiten bei der Gestaltung der Benutzeroberflächen und Nutzung von Funktionen einräumen.

Trendthema Cloud nimmt Gestalt an

Zugleich belegt die Studie eine Reihe starker Trends bei der Nutzung von ECM-Systemen, die der Markt in der kommenden Zeit beachten muss. So verspricht Cloud Computing Unternehmen eine schnelle Verfügbarkeit von ECM-Anwendungen ohne große Aufwendungen und hohe Investitionen in die eigene IT-Infrastruktur. Alle Hersteller versuchen auf diese Entwicklung zu reagieren und bieten immer mehr Funktionen selbst oder über Partner als Cloud-Lösungen an. Teilweise ist allerdings bei den Software-Evaluationen der BARC-Studie unklar geblieben, wie weit eine Verlagerung von ECM-Funktionen in das Web tatsächlich gelungen ist. Dies betrifft insbesondere die Systemintegrationen und die Geschäftsprozessunterstützung.

Mobile Anwendungen gefragt

Neben Cloud Computing stößt derzeit die mobile Nutzung von ECM-Lösungen auf großes Interesse bei den Nutzern. Die Hersteller erweitern ihre Angebote für die Anbindung von Smartphones mit diversen Betriebssystemen (Android, iOS oder Windows-Phones) und Tablet-Plattformen. Weiterhin belegt die Studie, dass auch das Angebot an eigenen Apps zunimmt. Suchfunktionen und einfache Workflows lassen sich bereits heute bereits mobil nutzen, und auch das Angebot an Bearbeitungsmöglichkeiten von Dokumenten wächst.

Dauerbrenner Prozessunterstützung

Kein neuer Trend, sondern eine seit längeren bestehende Anforderung an ECM-Lösungen ist eine gute Prozessunterstützung. Die getesteten Hersteller bieten hierfür heute sehr mächtige Werkzeuge, mit denen sich Workflows meist grafisch modellieren lassen. Dabei kann viel Logik in den Abläufen abgebildet werden, wie zum Beispiel Fristen, Prüfungen oder Stellvertretungen. Ebenso ist eine Anbindung anderer Systeme in den meisten Workflow-Lösungen möglich, Dateien können ausgetauscht und teilweise auch Funktionen aufgerufen werden.

Für die Verwaltung und Nutzung von Workflows (inkl. der Auswertung über laufende Vorgänge) spielen sortierbare Aufgabenkörbe, Benachrichtigungsfunktionen, einfache Bearbeitungsmechanismen und nachvollziehbare Bearbeitungswege eine große Rolle und wurden entsprechend näher in der Studie untersucht. Dabei fielen vor allem folgende aktuelle Erweiterungen in der Definition und Nutzung von Workflows auf:

• Delegation von Aufgaben;
• Laufende Workflows können vom Anwender durch die Definition zusätzlicher Aufgaben ergänzt werden;
• Es gibt Rechte, die an Vorgänge gekoppelt werden können, so dass alle am Workflow beteiligten Nutzer Zugriff auf die mit dem Workflow verknüpften Dokumente haben.

Alle verglichenen Produkte unterstützen sämtliche Nutzerklassen mit Hilfe von Workflows. Lösungen für Ad-hoc-Workflows finden sich hingegen nicht in allen ECM-Systemen.

Unterschiedliche Nutzer – verschiedene Clients

Um verschiedene Arbeitsweisen der Unternehmen in den ECM-Angeboten abdecken zu können, verfolgen heute alle verglichenen Anbieter eine Multi-Client-Strategie. Aufbau, Aussehen und Inhalt der Oberflächen richten sich dementsprechend nach der jeweiligen Zielgruppe. So kommen einfache Clients für Anwender mit wenig dokumentenorientierten Aufgaben in Frage. Umfassende ECM-Clients dienen hingegen der Verbindung von Dokumenten, Aktenstrukturen und Vorgängen sowie der Bereitstellung der dafür jeweils erforderlichen Werkzeuge.

Auch technisch werden die Zielgruppen hinsichtlich ihrer Arbeitsweisen berücksichtigt. Ein Desktop-Client ist ein vollfunktionsfähiger Client in Form einer Windows-Applikation. Ein Web-Client stellt die ECM-Funktionen im Web-Browser bereit, wobei die funktionale Lücke zum Desktop-Client immer geringer wird. Ferner bieten Mobile-Clients einfache Recherche- und Workflow-Funktionen auf dem Smartphone, und für Tablets sind komfortable Informations-Viewern mit einfachen Bearbeitungsfunktionen erhältlich. Ein Austausch von Metadaten oder die Übernahme von Dokumenten ist dank einer Integrationen in bestehende Fachanwendungen wie Microsoft Office oder ERP-Systeme möglich. Dabei kann direkt aus diesen Fachanwendungen nach Inhalten gesucht oder Dokumente im Viewer angezeigt werden.

Eine Einbindung der ECM-Systeme in Portale, insbesondere „Microsoft SharePoint“, ist laut Studie nur selten bereits im Standard möglich. Der Vorteil einer solchen Kombination liegt darin, dass sich die ECM-Lösung als Teil eines virtuellen Arbeitsplatzes nutzen lässt. Daten werden in diesem Szenario entweder (im Hintergrund) bereitgestellt (und archiviert) oder sind mit Hilfe von „WebParts“ direkt über die Portaloberfläche erreichbar. Die Hersteller bieten zumeist Projektlösungen für die Kopplung an.

Verbesserte Systemverwaltung gefordert

Nicht nur Endanwender, sondern auch Systemadministratoren wünschen sich heute übersichtliche und zugleich umfassende ECM-Funktionen für ihre tägliche Arbeit. Insbesondere folgende Einstellungsmöglichkeiten sind gefragt:

• Technische Parameter im System;
• Definition der Metadaten (Dokumente und Ordner), inklusive Fristverwaltung und Archivierungsregeln;
• Rechte- und Nutzerverwaltung (Definition, Zuweisung);
• Erstellung und Verwaltung von Workflows sowie Kontrolle laufender Instanzen.

Zumindest die in der Studie verglichenen ECM-Lösungen kommen dem Wunsch nach einfacher und gleichzeitig umfassender Administrierbarkeit nach. Eine zentrale Verwaltung aller ECM-relevanten Einstellungen war in den meisten getesteten Systemen integriert.

Auswertungen: Wissen greifbar machen

Zuletzt noch ein kurzer Blick auf das Thema Analyse. Führende ECM-Anbieter stellen hierfür mittlerweile umfangreiche Möglichkeiten für das Reporting und Monitoring zur Verfügung. Technisch wurden dabei verschiedene Wege beschritten. So sind beispielsweise die gebotenen Werkzeuge für Business Intelligence (BI) funktional beschränkt. Alternativ ist aber die Integration eines OEM-Produkts sowie die Übergabe der Daten an Excel oder einem angebunden BI-Tool möglich.

Ausblick

Mobile Anwendungen und Cloud Computing bleiben wichtige Trends im ECM. In diesem Jahr muss sich aber zeigen, ob hinter den schönen Präsentationen und Showcases auch reale Anwendungsszenarien stehen. Erste Projekte machen diesbezüglich Mut, da sie die Vorteile des flexiblen Umgangs mit Informationen bestätigen. ECM-Verantwortliche müssen sich also auf eine neue Anwendergruppe einstellen, die es ebenso zu unterstützen gilt wie die klassischen Power-User (umfassende Desktop- oder Web-Clients) oder die Anwender bestehender Fachsysteme (Integrationen in Office- und ERP-Systeme).
Technisch zeichnet sich im Backend eine breitere Verwendung von Standards ab. Dies betrifft die Erstellung und Anpassung (Nutzung verbreiteter Programmier- und Skriptsprachen), die Infrastruktur (Datenbanken etc.) sowie den Austausch von Informationen (Standard-Schnittstellen zu Drittsystemen). Initiativen wie CMIS werden die Entwicklung weiter prägen und die Kopplung der Informationen zusätzlich vereinfachen.