Was nutzen mobile Komponenten in ERP-Lösungen?

Der Mobilitätstrend hat auch ERP-Systeme erfasst. Vor allem Vertriebler oder Geschäftsführer lieben es, zwischendurch auf Geschäftsterminen ihre Kennzahlen abzurufen. Das mögliche Anwendungsspektrum ist breit.

silicon.de: Vor Jahren freute sich die CRM-Szene über mobile Lösungen auf dem Notebook der Vertriebsmitarbeiter. Was unterscheidet den neuen “Mobilitätstrend” von damals?

Henrich: Heute haben sich die Möglichkeiten durch Smartphones und Tablets um ein Vielfaches gesteigert. Vor wenigen Jahren waren Vertriebsmitarbeiter noch glücklich, wenn sie von unterwegs via UMTS-Karte einen leichten Zugang auf ihre CRM-Daten im Betrieb erhielten.

Die neuen mobilen Endgeräte, die ihren Siegeszug im Privatbereich begannen, stellen einen Paradigmenwechsel bei der Bedienung dar: Die Handhabung und Navigation ist heute wesentlich komfortabler als früher. Der zweite wichtige Aspekt: Mobile Endgeräte schaffen den grenzenlosen Zugang zum Internet, das heißt, der Zugriff auf ERP-Daten eines Unternehmens ist jederzeit und von jedem Ort aus möglich.

silicon.de: Wie kommt es, dass inzwischen immer mehr Wert auf mobile ERP-Komponenten gelegt wird?

Henrich: Kern-User von ERP-Systemen erwarten heute, dass sie rund um die Uhr Zugriff auf das System haben – egal wo sie gerade sind. Auf diese Weise kann zum Beispiel ein Geschäftsführer, der sich gerade im Ausland befindet, kurz einen Blick auf die Auftragseingänge werfen oder ein zuständiger Mitarbeiter, der gerade außer Haus ist, eine Rechnung freigeben. So wird verhindert, dass ein Freigabeprozess ins Stocken kommt. Diese Schwachstellen im bisherigen Geschäftsablauf heben jetzt mobile ERP-Komponenten auf.

silicon.de: Aber bekommt man denn wirklich die gesamte Funktionsbreite einer Lösung auf dem Smartphone oder Tablet?

Henrich: Es sind oft nur “Ausschnitte” eines ERP-Systems, die Mitarbeiter in einem Geschäftsablauf als mobile Komponente benötigen. Was bisher zum Beispiel in Form einer Excelliste zum Lagerarbeiter wanderte, wird nun als App erstellt. Die App hat den Vorteil, dass sie wieder verwendbar ist. Der Lagerarbeiter erhält sozusagen einen Light-Client, der ihm nur den ERP-Ausschnitt zur Verfügung stellt, den er in seinem Aufgabenbereich braucht.

Andere Beispiele für Mini-ERP-Apps sind die Auftragsabwicklung oder verschiedene Freigabeprozesse. Das heißt, mobile Applikationen oder Webanwendungen, die unter jedem Browser – unabhängig vom Betriebssystem – laufen, erlauben es, dass die Rechnungseingangsprüfung und -freigabe von überallher erfolgen kann. Andere Funktionen bedienen die Lagerlogistik oder zeigen den finanziellen Status eines Kunden. Die wichtigste Eigenschaft mobiler Anwendungen ist demnach: Sie erhöhen die Reichweite der ERP-Nutzung erheblich.

silicon.de: Was nützen die mobilen Komponenten dem Unternehmen?

Henrich: Die Apps oder Webclients ermöglichen dem CEO, dem Vertriebsmitarbeiter oder dem Einkäufer eines Unternehmens, immer up to date zu sein. Tritt zum Beispiel im Kundengespräch eine Frage auf – “Was haben wir für Produkt-Aufwände?” “Wo steckt die Rechnung gerade?” etc. – kann sie der Mitarbeiter meist sofort beantworten. Durch die bessere Integration solcher Abfrageprozesse in den Geschäftsablauf und ihre zeitnahe Erledigung werden Prozesse schneller und kostengünstiger. Der direkte Zugriff auf Übersichten und Echtzeitdaten des ERP-Systems fördert die Effizienz der Mitarbeiter und verhindert gleichzeitig Medienbrüche – eine häufige Quelle von Fehlern.

silicon.de: Jetzt haben wir uns ganz allgemein über die Möglichkeiten von mobilen ERP-Komponenten unterhalten, welche Strategie verfolgt denn nun Sage Software bei der Mobilisierung der ERP-Lösung?

Henrich: Vor knapp drei Jahren entwickelte Sage ein Konzept für Mobility und Cloud. Als erstes legten wir die Multi-Client-Strategie fest, die sicherstellt, dass unsere Applikationen geräteunabhängig funktionieren, also sowohl im Web, als auch auf dem iPhone oder dem Android-Gerät laufen. Mit einher ging die klare Ausrichtung auf “Touch first”, also die Veränderung beziehungsweise Anpassung der Bedienoberfläche an moderne Gepflogenheiten. Zudem gehen wir davon aus, dass sich mehr und mehr zentrale ERP-Komponenten in die Cloud verlagern werden. Dafür entwickeln wir unsere ERP-Anwendungen zu Cloudlösungen weiter – wie die Betriebswirtschaftssoftware Sage Office Line 24 – oder schaffen ganz neue Anwendungen wie Sage One, die als betriebswirtschaftliche Cloud-Anwendung für Kleinstunternehmen und Startups gerade auf den Markt gekommen ist. Unsere erste Webclient-Entwicklung schlossen wir Ende 2012 ab. Auch unsere frühzeitige Festlegung auf Windows 8, das auf Tablets wie auf Smartphones läuft, ist eine logische Konsequenz unserer Strategie.

silicon.de: In wie weit musste Sage denn hier die interne Struktur verändern, was war an Change-Management notwendig, um mit dem Markt Schritt halten zu können?

Henrich: Das auffallendste Merkmal, das das mobile Zeitalter für Anwendungsentwickler bringt, ist die Schnelligkeit, die heute erwartet wird. Apps oder Webanwendungen dürfen nicht, wie von der Entwicklung eines ERP-Moduls oder -Systems gewohnt, Monate oder Jahre dauern. Die Geschwindigkeit bei der Entwicklung ist heute das A&O. Deshalb haben wir – zusätzlich zur klassischen “Wasserfallmethode” – auch die agile flexible Projektentwicklung auf Basis von Scrum eingeführt. Es ist eine neue Entwicklungsweise, die schon nach 14 Tagen sichtbare Ergebnisse bringt. Skills, die wir zusätzlich benötigen, sind zum Beispiel Visualisierungs-Experten für die Weboberfläche und Experten für Cloud-Technologie.

silicon.de: Um Apps und Webanwendungen effizient fertigen zu können, gilt es auch technologische Änderungen vorzunehmen, welche?

Henrich: Als allererstes muss eine passende IT-Architektur für die neuen Software-Produkte aufgebaut werden. Eine zentrale Rolle spielt hierbei der Applikationsserver, auf den immer mehr Geschäftslogik vom Client verlagert wird. Und die IT-Architektur muss flexibel sein. Es geht heute darum, eher zu konfigurieren als alles von Grund auf neu zu entwickeln.

silicon.de: Auf was müssen Unternehmen bei der Einführung mobiler Apps achten?

Henrich: Zunächst stellt sich die Frage nach den Sicherheitsanforderungen von Apps. Die sind anders, wenn es nur um das Intranet im eigenen Haus geht, als wenn sich das Ganze über das öffentliche Netz abspielt. Zum anderen ist viel Flexibilität gefordert. Sage bzw. seine Partner können hier mit Hilfe von Konfigurationsmechanismen einem Kunden die Anwendung auf den Leib schneiden. Dabei streben wir an, dass sich der Endkunde immer mehr im “Do-it-Yourself”-Verfahren selbst helfen kann. Denn die Fachabteilungen wissen am Besten, was sie brauchen. Sobald sie über das richtige Werkzeug verfügen, können sie kleinere Anpassungen auch schon mal selbst konfigurieren. Ein Beispiel dafür ist etwa die To-do-Liste für den Versand. Ein Power-User hat mit der Konfiguration einer solchen Anwendung kein Problem!

silicon.de: Wie reagiert der Markt auf das mobile ERP-Angebot?

Henrich: Die Nachfrage ist definitiv vorhanden. Besonders im Logistikbereich und im Versand läuft ohne mobile Geräte nichts mehr. Die Ankündigung bei unseren Kunden, dass wir an einer App für die Rechnungsfreigabe arbeiten, stößt ebenfalls auf reges Interesse.

silicon.de: Logistik und Vertrieb werden häufig als Bereiche genannt, in denen mobile Technologien besonderen Mehrwert schaffen können, aber welche ERP-Bereiche werden denn Ihrer Meinung nach als nächstes abgedeckt?

Henrich: Es sind vor allem die kleinen “ERP-Häppchen”, die es vielen Nutzern praktisch ganz nebenbei erleichtern, ihren täglichen Aufgaben nachzukommen – auch wenn sie gerade nicht im Büro sind. In Zukunft werden sich in einer App sogar Kunden- und Lieferantenanwendungen integrieren lassen. Ein Paradebeispiel dafür ist die Frage nach der Lieferfähigkeit, die ein Geschäftsführer oder Vertriebsmitarbeiter oft sehr schnell beantworten soll: “Bin ich lieferfähig? Wie ist mein Lagerbestand? Was wird gerade angeliefert?” Über die Website meines Lieferanten werde ich in Zukunft dann anfragen können: “Was kann er sofort liefern?” Alle Fragen sind über wenige Maus-Klicks beantwortbar. Das ist ein großer Vorteil gegenüber den 50 Klicks, die man benötigt, um die Fragen auf klassische Weise zu beantworten. Und sicher bin ich mir auch hierbei: In zwei oder drei Jahren wird es keine ERP-Anwendung im alten Bedien-Format mehr geben: Touch wird zur Normalität werden.

silicon.de: Herr Henrich, wir danken für das Gespräch.

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