Das große SEPA-Einmaleins

silicon.de: Bis zum 31. Januar 2014 müssen alle Unternehmen ihren Zahlungsverkehr auf das SEPA-Verfahren umstellen. Warum wurde das neue Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingeführt?

Fink: Dadurch soll eine einheitliche europäische Zahlungslandschaft “Single Euro Payments Area” entstehen. Für Verbraucher und Firmen gibt es dann keine Unterschiede mehr zwischen Zahlungen in Euro im Inland oder in andere europäische Staaten.

silicon.de: Welche Unternehmen sind von der Umstellung betroffen?

Fink: SEPA ist keine Option sondern Pflicht und betrifft alle, die finanzielle Transaktionen innerhalb der EU abwickeln. Die nationalen Zahlungsverkehrsverfahren werden in einem Jahr abgeschaltet. Vom DAX-Konzern bis zum Kleingartenverein gilt daher: Rechtzeitig handeln! Die unzähligen Umstellungen werden Banken in der zweiten Jahreshälfte stark beanspruchen. Wer das neue System reibungslos umsetzen möchte, sollte in der Schlange möglichst weit vorne stehen.

silicon.de: Welche Unternehmensbereiche müssen für die Umstellung an Bord geholt werden?

Fink: Auf den ersten Blick mag SEPA ein IT-Projekt sein, das nur den Zahlungsverkehr betrifft. So stehen neue Formate, andere Fristen und zusätzliche Daten im Mittelpunkt. Bei genauerer Betrachtung wird aber schnell klar, dass sich das neue Zahlungsverfahren auf deutlich mehr Bereiche auswirkt. So muss sich der Vertrieb um die Anpassung von Vertragstexten kümmern. Die Buchhaltung sollte sicherstellen, dass IBAN und BIC nicht nur auf dem Briefpapier an die Stelle von Kontonummer und Bankleitzahl treten. Zudem gilt es, den Kundenservice besonders Anfang 2014 fit für Verbraucheranfragen zu machen. Dies sind aber nur wenige Punkte aus dem Gesamtbild. Je nach Geschäftsmodell und Größe des Unternehmens müssen viele Bereiche und Entscheidungswege beachtet werden.

silicon.de: Welche Herausforderungen sind mit der Umstellung verbunden?

Fink: Grundsätzlich gilt: Nur wer die beteiligten Prozesse und Systeme versteht, kann erfolgreich auf SEPA umstellen. Hier lauern besonders bei der Lastschrift und im Bereich E-Commerce rechtliche und organisatorische Stolpersteine. Ein Beispiel ist das Einholen und Verwalten von Lastschriftmandaten. Neue Daten wie die Mandats-ID, Lastschriftfolgetypen oder die Gläubiger-ID müssen gepflegt und bei der Übertragung mitgeliefert werden. Zudem ist die Frage offen, ob Lastschriftmandate weiterhin ohne Unterschrift per Internet eingeholt werden können.

silicon.de: Die Commerzbank warnt aktuell, dass viele Unternehmen mit der Umstellung nicht rechtzeitig fertig sein werden. Was sind die Konsequenzen für solche Unternehmen?

Fink: Unternehmen, die sich nicht rechtzeitig um die Umstellung ihres Zahlungsverkehrs gekümmert haben und bis zum 31. Januar 2014 nicht “SEPA-Ready” sind, können ab 1. Februar 2014 keine Bezahlungen über Überweisung und Lastschriftverfahren tätigen.

silicon.de: Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, bei denen die Zeit langsam eng wird?

Fink: Unternehmen können auf diverse Full-Service-Angebote zurückgreifen, um interne Ressourcen zu unterstützen und rechtzeitig fertig zu werden. NTT DATA bietet “SEPA as a Service” an, der es ermöglicht, den herkömmlichen DTA-basierten Zahlungsverkehr auch über den 1.2.2014 hinaus zu betreiben. Damit reduziert sich das Liquiditätsrisiko der Unternehmen auf Grund einer nicht rechtzeitigen SEPA Umstellung. Dieses Full-Service Angebot von NTT Data erlaubt es Unternehmen, parallel laufende SEPA Umstellungsprojekte abzuschließen und dennoch zum Stichtag SEPA-Ready zu sein.

Dazu werden auf Grundlage der bestehenden Zahlungsverkehrsinfrastruktur die DTA-Zahlungsverkehrs¬dateien in das nach der von der Deutsche Kreditwirtschaft (DK) normierte XML-SEPA Format überführt. Damit wird praktisch jedem Unternehmen die Möglichkeit geboten, kurzfristigen finanziellen Schaden durch eine nicht rechtzeitige Realisierung seines SEPA Projektes abzuwenden.

Neben der Umstellung auf neue Formate stellt SEPA insbesondere im Bereich der Lastschriften neue fachliche und prozessuale Anforderungen, wie z.B. die Einführung von SEPA Lastschriftmandaten. Auch für diese Anforderungen bietet SEPA as a Service Hilfestellungen im Sinne einer Notfalllösung. Mit deren Hilfe verschaffen sich betroffene Unternehmen „Luft“, um SEPA-konforme Geschäftsprozesse und Sys¬teme zu etablieren. Darüber hinaus enthält der Service Hilfsmittel, die durch das Notfallmanagement entstandene Friktionen und Probleme beheben und es dem Unternehmen erlauben, regelkonform wei¬ter zu agieren.

silicon.de: Wer ist der richtige Ansprechpartner bei Fragen zur SEPA-Umstellung?

Fink: Die Banken werden im Falle von SEPA als primäre Wissensträger und Ansprechpartner wahrgenommen. Aufgrund der enormen Menge an Umstellungen können sie die einzelnen Projekte von Unternehmen, Vereinen und Behörden jedoch nicht begleiten. Daher empfiehlt sich das Engagement eines verlässlichen Partners, der sowohl über die Erfahrung als auch die entsprechenden Ressourcen verfügt.

silicon.de: Inwieweit profitieren Unternehmen vom neuen Zahlungsverkehr?

Fink: Die Änderung des Zahlungsverkehrs erfordert die genaue Analyse von Prozessen und Systemen in Unternehmen. Diese Daten lassen sich später nutzen, um die betroffenen Abläufe intern zu verbessern. Auf diese Weise kann sich die Investition in der Zukunft durch effizientere Geschäftsabläufe auszahlen.

silicon.de: Herr Fink, wir danken für das Gespräch.