Öffentliche Verwaltung ohne Modernisierungsdruck

Nur 27 Prozent der leitenden Angestellten in der öffentlichen Verwaltung sehen gesteigerten Druck, technologische Entwicklungen schnell umzusetzen, das zeigt die Studie “The Challenge of Speed” von Economist Intelligence im Auftrag des Drucker- und Dokmentenmanagement-Herstellers Ricoh.

Demnach sollen etwa zwei Drittel der Verantwortlichen sich zwar darüber klar sein, dass sie sich in den nächsten drei Jahren schneller anpassen müssen, um mit der technologischen Entwicklung Schritt halten zu können, doch echten Druck scheinen hier nur die wenigsten zu spüren.

So erwarten 55 Prozent der Befragten in den nächsten drei Jahren nur geringe oder keine technologische Disruption. In der freien Wirtschaft liegt dieser Wert branchenweit bei 29 Prozent. Doch daraus abzuleiten, dass in den Amtsstuben nicht auf technischen Fortschritt reagiert werde, wäre zu weit gegriffen.

Denn immerhin 71 Prozent geben an, eine Veränderung ihrer Tätigkeit durch den technologischen Wandel erfahren zu haben. Auch existieren bereits Pläne zur weiteren Optimierung der organisatorischen Agilität. Speziell die Bereiche Personalrekrutierung (45 Prozent) und der Prozessoptimierung (44 Prozent) sind hier die beiden wichtigsten Bereiche.

Des Weiteren nennen die befragten Führungskräfte die Bereiche Gewinnung und Bindung von Kunden, Optimierung zentraler Geschäftsprozesse und Zugriff auf geschäftskritische Informationen als wichtigste Bereiche der Verbesserung.

Hier zeige sich, dass die Prioritäten noch breit gefächert sind und dass noch viele Baustellen auf die IT-Verantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung warten.

Doch listet die Studie auch Beispiele, in denen Bürger, Unternehmen und die Verwaltung von neuen Abläufen profitieren: So werden in Spanien drei von vier administrativen Vorgängen online eingeleitet. Dies reduziere laut Ricoh-Studie bürokratischen Aufwand und soll auf Unternehmensseite in den vergangenen fünf Jahren zu Einsparungen in Höhe von 19 Milliarden Euro geführt haben.

In Estland sind 100 Informationssysteme über einen gesetzlich vorgeschriebenen Datenaustausch-Layer verbunden. Dank dieser Interoperabilität ist es möglich, den Bürgerinnen und Bürgern 2.500 E Services anzubieten. Des Weiteren wird in Dänemark an einem Gesetz gearbeitet, das die Verwendung digitaler Kanäle zwingend vorschreibt. Damit will man bis 2015 mindestens 80 Prozent der schriftlichen Kommunikation zwischen Bürgern oder Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung über einen digitalen Kanal laufen lassen.

Viele der Führungskräfte fürchten jedoch durch schnellen Wandel ein ein höheres Risiko für die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern zu bekommen.

“Cross-Media-Kommunikation, Datensicherheit, Datenanalyse, klar definierte Prozesse und integrierte Technologie-Plattformen sind grundlegende Bestandteile für die Risikominimierung, die Erhöhung der Zufriedenheit der Bevölkerung und die Schaffung von mehr Effizienz. Sind diese erst einmal umgesetzt, gibt es viel zu gewinnen”, kommentiert Carsten Bruhn, Executive Vice President, Ricoh Europe, die Ergebnisse der Studie.

“Angesichts der Identifikation der wichtigsten Veränderungsbereiche und der bisherigen Erfahrungen mit technologischer Disruption darf gehofft werden, dass die europäischen Regierungen für kommende Veränderungen, gewappnet sind”, so Bruhn weiter.
Dabei gibt die Europäische Union klare Ziele für das e-Government vor. Bis 2015 sollen 50 Prozent der Bürgerinnen und Bürger sowie 80 Prozent der Unternehmen auf digitalem Weg mit der öffentlichen Verwaltung interagieren.

Derzeit sei, so Bruhn, der Druck aus der Bevölkerung noch nicht so stark. Doch werden von Seiten der Unternehmen und aus der Bevölkerung die Ansprüche an die Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung steigen und dann steht diese auch einem verstärktem Anpassungsdruck gegenüber.

Bruhn: “Bürgerinnen und Bürger wollen nicht länger mit komplexen und dokumentenintensiven Prozessen arbeiten, zumal sie es aus anderen Bereichen ihres Lebens gewohnt sind, dass alles schnell und digital geht.”

Weitere Ergebnisse der Studie fasst auch die untenstehende Infografik von Ricoh zusammen.