“Was wäre wenn” – Planung und Budgetierung im Wandel

Das Münchner Unternehmen prevero kann vor allem in den Branchen Energieversorgung und bei Flughafenbetreibern Branchenschwerpunkte setzen. Nachdem das 1994 gegründete Unternehmen bereits einige Kunden in der Schweiz betreut, wird das derzeit rund 100 Mann starke Unternehmen auch eine Vertretung in der Schweiz öffnen. Namhafte Unternehmen wie Heidelberger Druckmaschinen, Endemol, WMF, F.X. Meiller, Max Frank, BRP Powertrain, SwissLife, Bizerba oder Swisscom nutzen Preveros Business-Intelligence-Lösungen in Bereichen wie Unternehmensplanung, Analyse, Berichtswesen oder Controlling. silicon.de hat sich mit Mitgründer und CEO von prevero, Alexander Springer, darüber unterhalten, was sich im Bereich Budgetierung und Planung bei Unternehmen tut.

silicon: Herr Springer, der jährliche Budgetmarathon ist ein wenig geschätztes Ritual. Warum ist das eigentlich so?

Springer: Das liegt zum einen daran, dass die Abstimmungen oftmals viel zu umständlich und langwierig sind, und zum anderen, dass die Daten eine deutlich zu hohe Detailtiefe haben.

silicon: Ist die Budgetplanung für das Folgejahr in den Unternehmen noch immer “in Stein gemeißelt”?

Springer:Vielfach ist das leider immer noch so, obwohl die teilweise hochgradig volatilen Märkte deutlich kürzere Planungszyklen erfordern würden. Die gute Nachricht ist aber, dass mehr und mehr Unternehmen gerade umdenken. Wenn die Planungszeiträume nicht mehr so lang sind, kann man viel schneller auf Marktbewegungen reagieren und so den Umsatz entweder positiv beeinflussen oder zumindest verhindern, dass er eine negative Entwicklung nimmt.

silicon: Was ist in Ihren Augen ein zeitgemäßes Budgetierungstool?

Springer:Die Planungslösung der Wahl sollte vor allem integriert und IT-gestützt sein. Damit lassen sich Forecasting-Prozesse automatisieren und die Planungszyklen selbst erheblich verkürzen. Dann können Sie Ad-hoc-Analysen, Berichte und kurzfristige Forecasts sehr einfach und schnell ohne Medienbrüche erstellen und verteilen. Und man sollte darauf achten, dass die der Budgetierung vorgelagerte Vertriebsplanung nahtlos in die gesamte Unternehmens-Disposition integriert werden kann.

silicon: Was ist mit der Finanz- und Kostenstellenplanung?

Springer: Das sind ganz wichtige Punkte. Bei der Finanzplanung kommt es darauf an, dass die Detaildaten in den Fachabteilungen auch auf Einzelkonten-Ebene und durch Dateneingabe auf Summenebene erfasst werden können – also gewissermaßen Bottom-Up und Top-Down. Dann sollten Teilpläne wie beispielsweise Personal- oder Investitionsplanungen problemlos integrierbar sein. Bei der Kostenstellenplanung sind vorgefertigte Logiken, mit denen die Planung jeder Kostenstelle und jedes Kontodetails innerhalb des Kontenrahmens durchgeführt werden kann, ein absolutes Muss.

silicon: Wie wichtig sind in Ihren Augen Simulationen?

Springer: Was-wäre-wenn-Simulationen und Szenario-Rechnungen sind unerlässlich. Das sollten Simulationen auf Basis von Umsatz, Kosten, Finanzdaten und KPIs sein, aber auch Ad-hoc-Analysen, Hitlisten, Benchmarks und automatische Soll-Ist- und Vorjahresvergleiche oder Hochrechnungen müssen problemlos realisierbar sein.

silicon: Bedeutet so eine integrierte und IT-gestützte Planungslösung gleichzeitig das Ende von Excel, das ja heute in vielen BI- und Planungsprojekten noch immer ein wichtiges Tool ist?

Springer: Nein, keinesfalls, Excel ist nach wie vor das Hauptwerkzeug in der operativen Planung und wird auch von den meisten Anwendern akzeptiert. Das große Problem allerdings ist die extrem hohe Fehleranfälligkeit und die Tatsache, dass die Datenbasis an sich sehr oft nicht konsistent ist, schon allein deshalb, weil die Menge an Daten so groß ist.

silicon: Wie sieht es mit dem Wechselwillen der Anwender aus, sind sie bereit, sich auf ein neues Tool einzulassen?

Springer: Wenn die Planungslösung professionell ist und wenn die Planungsprozesse wirklich maßgeschneidert sind und konsequent unterstützt werden, dann ist die Akzeptanz bei den Anwendern durchweg gut und positiv. Man sollte insbesondere darauf achten, dass die Eingabemasken intuitiv sind und den Import der Daten aus den Vorsystemen Schritt für Schritt erklären.

silicon: Wie schaut es mit dem Bereich Mobility aus?

Springer: Auch ein ganz wichtiger Punkt. Gerade Ad-hoc-Fragen müssen heute extrem schnell beantwortet werden, da kann man nicht darauf warten, bis jemand wieder an seinem Schreibtisch sitzt. Außerdem müssen Datenanalysen und individuelle Reports für bestimmte Anwendergruppen möglich sein, und zwar über einfach bedienbare Applikationen auf Smartphones und Tablets.

silicon: Was können Sie als Planungs- und Budget-Experte unseren Lesern als Tipp auf den Weg geben?

Springer: Abgesehen von den eingesetzten Tools sollte das Management eines Unternehmens darauf achten, dass es in Sachen Planungsprozess für alle Beteiligten ganz klare unternehmensinterne Richtlinien gibt, dann kann der Prozess auch strukturiert aufgebaut werden. Allein dadurch kommt schon wesentlich mehr Ruhe in die gesamte Planung, und die Datenkonsistenz wird deutlich verbessert.