User Experience von Social Collaboration Plattformen

Die entstandene Vielfalt ähnelt der Entwicklung von E-Learning-Plattformen um das Jahr 2000 herum. Die ersten Anwendungen waren funktional einfache und zweckgebundene Lösungen, die im Rahmen von individuellen Entwicklungsprojekten programmiert und anschließend immer weiter ausgebaut wurden. Dazu kamen auf den Markt Lösungen, die aus bestimmten Aufgabenfeldern stammten, wie zum Beispiel Projektmanagement oder CRM. Das andere Ende bilden Plattformen, die für die Einbindung und Abbildung der Unternehmensprozesse in großen Unternehmen entwickelt wurden und, genauso wie die vermeintlich kleineren Lösungen, für einen besseren Informationsfluss außerhalb der E-Mail Kommunikation in Unternehmen sorgen sollen.

Der Social Business Markt wird sich in den kommenden Jahren weiter entwickeln

Im Rahmen des Lösungsvergleichs wurden über 70 kommerzielle Plattformen identifiziert. Viele davon spielen auf dem deutschen Markt keine oder nur eine sehr geringe Rolle. Dagegen erobern  andere Plattformen sich nach und nach eine immer größer werdende Kundenbasis. Mehr als ein Dutzend der teilweise sehr innovativen und attraktiven Angebote stammen von deutschen Herstellern. Einen großen Teil des Marktes haben sich allerdings die drei großen Hersteller – IBM, Jive und Microsoft – untereinander aufgeteilt. Trotzdem entscheiden sich immer mehr Unternehmen aus verschiedenen Gründen auch für kleinere Anbieter oder einfachere bzw. spezifischere Lösungen. Alle Hersteller bieten ihre Plattformen in der Cloud an; einige bieten ihre Lösungen auch für die Installationen bei Partnern oder bei den Anwenderunternehmen direkt an. Dies ist aufgrund der aktuellen Diskussion über die Datensicherheit für den deutschsprachigen Markt ein nach wie vor wichtiger Faktor für eine mögliche Kaufentscheidung.

Für die Anwender entscheidend ist eine moderne, durchgängige User Experience

Der Schwerpunkt des Vergleichs liegt bei der User Experience , d.h. die angebotenen Lösungen werden aus Sicht der Anwender erprobt. Anhand von konkreten Beispielen auf Basis von fiktiven Personen (Personas) werden verschiedene Aufgabenstellungen (Use Cases) getestet.

Über die Benutzeroberfläche erhält der Anwender den Zugriff auf den in der Lösung enthalten Funktionen (Produktumfang) und den bereitgestellten Daten aus weiteren Systemen (Integration).

• Ist die Anwendung ohne Schulungsaufwand intuitiv zu bedienen und hält sie sich an die aktuellen Standards?
• Stehen die für die tägliche Arbeit notwendigen Funktionen und Module zur Verfügung?
• Sind die notwendigen Informationen aus bestehenden Systemen integrierbar?
  Können die in der Plattform verarbeiteten Informationen in anderen Systemen wiederverwendet werden?

Diese drei Elemente gehören – neben einer offenen und kommunikativen Unternehmenskultur sowie einer ausgefeilten Einführungs- und Nutzungsstrategie – zu den Kernfaktoren einer erfolgreichen Einführung und vor allem einer dauerhaften Nutzung. Die entwickelten Kriterien spiegeln den heutigen Standard einer Social Collaboration Plattform wider.

Der gemeinsame Nenner aller Plattformen: Activity Stream und Benutzerprofile

Bei den Funktionalitäten bilden der Activity Stream und Benutzerprofile die gemeinsame Basis für alle Plattformen. Zum Standard gehören Communities, Blogs, Wikis, Filemanagement und Foren. Zu den besonderen und oftmals sehr individuellen Funktionen gehören das Task- und Projektmanagement, die Mail-Integration, die Abbildung von Workflows oder das Durchführen von Umfragen.

Welche Funktionen bietet die Plattform? Wie sind diese umgesetzt?

Bei der Bewertung der User Experience wird eine moderne und an den aktuellen Standards orientierte Benutzeroberfläche vorausgesetzt. Die Unterschiede ergeben sich durch die Art und Weise, wie die vielfältigen Funktionalitäten umgesetzt sind und durch den Anwender bedient werden können.Trotz vieler Gemeinsamkeiten bei den Social Collaboration Plattformen erkennt man bei einigen sehr deutlich aus welchem Aufgabenbereich sie ursprünglich stammen, welche Schwerpunkte sie setzen und ob die Lösung des Herstellers aus vielen unterschiedlichen Einzelprodukten zusammengesetzt wurde. Gerade die großen Hersteller bedienen sich aus ihren vielfältigen Lösungen im eigenen Haus und bieten den Kunden sehr umfangreiche, aber häufig nicht stark integrierte Lösungen an.

Mobiler Zugriff gehört zum Standard

Große Unterschiede gibt es auch bei der Entwicklung der mobilen Varianten, sei es eine mobile Webseite oder eine eigens entwickelte mobile App. Daher wurden die Systeme beim Einsatz auf dem Desktop und beim mobilen Einsatz getestet. Bei der Betrachtung wurde auch berücksichtigt, ob der Funktionsumfang bei der mobilen Umsetzung mit der des Desktops übereinstimmt.

Ist ein sinnvoller Einsatz in der bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens möglich?

Die getesteten Plattformen werden alle in Unternehmen eingesetzt. Daher ist eine Integration in die bestehenden Systeme und die Nutzung bzw. die Bereitstellung von Schnittstelen für den Datenaustausch sehr wichtig. Auch bei den Cloud-Angeboten muss eine sichere, geschützte Anbindung z.B. des Personenverzeichnisses des Unternehmens möglich sein. Darüber hinaus sollten offene Schnittstellen (APIs) bereitgestellt werden, um die Plattform in bestehende Systeme zu integrieren. Vor allem bei den OnPremise Lösungen sollte es möglich sein, dass bestehende IT-Systeme und Infrastrukturen, wie Fileserver und Backup-Systeme, angebunden und genutzt werden können.

Zusammenfassung der Ergebnisse des aktuellen Lösungsvergleichs: