Daimler-Mitarbeiter können E-Mails automatisch löschen lassen

Daimler geht gegen die Flut an E-Mails nach dem Urlaub vor. Mit “Mail on Holiday” erhalten rund 100.000 Mitarbeiter des Konzerns in Deutschland die Möglichkeit, eingehende Mails während ihrer Abwesenheit automatisch löschen zu lassen. Der selbstentwickelte Abwesenheitsassistent informiert den Absender über den zuständigen Stellvertreter, damit wichtige Anliegen dennoch schnell bearbeitet werden können.

“Mail on Holiday” soll die Mitarbeiter bei Daimler emotional entlasten und nach dem Urlaub einen Start “mit einem sauberen Schreibtisch” ermöglichen, wie Wilfried Porth, Personalvorstand und Arbeitsdirektor der Daimler AG, erklärt.

Der Automobilhersteller hat “Mail on Holiday” 2013 als Pilot-Projekt in einzelnen Bereichen gestartet und es nun für alle Daimler Beschäftigten mit einem E-Mail-Postfach in Deutschland geöffnet. Nach Konzernangaben kam der neue Abwesenheitsassistent bei Mitarbeitern und Kunden sowie Lieferanten gut an.

Eine gemeinsame Arbeitsgruppe aus Unternehmensleitung, Gesamtbetriebsrat und Sprecherausschuss der Leitenden Angestellten hat “Mail on Holiday” entwickelt. Auf diese Weise wollte Daimler sicherstellen, dass der Assistent auf eine breite Akzeptanz trifft. Ob ein Mitarbeiter ihn verwendet, kann jeder selbst festlegen und wird vom Unternehmen weder registriert noch gemessen.

Dass Angestellte auch in ihrer freien Zeit nicht von beruflichen E-Mails die Finger lassen können, zeigt eine Umfrage von PlusMinus. Eine der häufigsten Antworten unter Urlaubern am Strand von Mallorca und Rügen ist demnach: “Ich gucke im Urlaub auch alle paar Stunden in meine Mails rein, damit ich nach dem Urlaub zurück im Büro nicht erschlagen werde von der Mail-Flut.”

Genau das will Daimler in Zukunft mit “Mail on Holiday” verhindern. “Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich im Urlaub erholen und keine geschäftlichen E-Mails lesen”, sagt Porth.

Die Erreichbarkeit auch außerhalb der Arbeitszeit ist einer Studie des Branchenverbandes Bitkom ein zunehmendes Problem. Demnach beantworten 76 Prozent der Befragten auch im Sommerurlaub dienstliche E-Mails oder Anrufe. Dabei gehen 61 Prozent der Urlauber ans Telefon. 54 Prozent lesen und beantworten E-Mails. Nur 24 Prozent der Teilnehmer sind beruflich in ihrer Freizeit nicht erreichbar.

“So erfreulich die hohe Identifikation der Beschäftigten mit ihrer Arbeit ist, Berufstätige müssen in den Ferien einmal richtig abschalten können”, kommentiert Bitkom-Präsident Professor Dieter Kempf das Umfrageergebnis.

Verbindliche Betriebsvereinbarungen, dass Mitarbeiter im Urlaub nicht erreichbar sein müssen, haben PlusMinus zufolge nur 7 der 30 DAX-Konzerne. Dazu zählen Allianz, BMW, Daimler, Deutsche Bank, Deutsche Telekom, SAP und Siemens. Acht weitere Unternehmen beschäftigen sich mit dem Thema. Die restlichen Unternehmen haben die Erreichbarkeit im Urlaub nicht geregelt.

Eine Regelung bedeutet aber für beide Seiten ein Vorteil. Der Arbeitnehmer kann sich in Ruhe erholen und das Unternehmen gewinnt an Attraktivität für neue Mitarbeiter.

Daimlers Vorstoß ermöglicht zwar einen erholsamen Urlaub, aber wie die Frankfurter Allgemeine Zeitung richtig anmerkt, ergibt sich durch das automatische Löschen der E-Mails ein anderes Problem. Denn einige Nachrichten sind auch nach dem Urlaub noch wichtig, beispielsweise der aktuelle Stand eines Projektes. Dies müssen Mitarbeiter dann erst bei anderen Kollegen erfragen, statt sich in einer kurzen Mail zu informieren.

Die FAZ kommt zu dem nachvollziehbaren Schluss, dass das Problem “nicht die Mails [sind] , die während eines Urlaubs eingehen, es ist die schiere Masse an E-Mails, die jeden Tag verschickt wird.” Immerhin müssen der Zeitung zufolge Manager im Jahr rund 30.000 E-Mails abarbeiten.

Daher sollten kurze Fragen am Telefon schnell geklärt werden, statt einen langwierigen E-Mail-Austausch zu starten. Damit sollte sich die Flut an Mails reduzieren und mögliche Missverständnisse durch falsch verstandene Textnachrichten verhindern lassen.