Kollaboration in Office 365 richtig umsetzen

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Teamworking mit Exchange/Office 365 und SharePoint 2013 – Websitepostfächer in der Praxis

Mit Office 365 und SharePoint 2013 hat Microsoft auch die neuen Websitepostfächer eingeführt. Die Postfächer sind in der Lage E-Mails zu empfangen, zu senden und haben gleichzeitig direkten Zugriff auf Dokumenten-Bibliotheken in SharePoint. Dadurch können Mitarbeiter in Teams besser zusammenarbeiten.

Einfach ausgedrückt ist ein Websitepostfach ein gemeinsames Postfach eines Teams, welches E-Mail über Exchange Online in Office 365 senden und Dokumente in SharePoint speichern kann. Die Verwendung erfolgt entweder in Outlook oder Outlook Web App. Ein Link zum Öffnen befindet sich auf der entsprechenden SharePoint-Website, in der die App hinzugefügt wurde.

Erstellen Administratoren ein Websitepostfach, erhalten automatisch alle Anwender das Recht zum Zugriff, die auch auf die zu Grunde liegende SharePoint-Website zugreifen, in der das Websitepostfach zur Verfügung gestellt wird. Wenn Administratoren die Websitepostfach-App der Webseite hinzugefügt haben, steht diese als eigener Menüpunkt Postfach der Seite zur Verfügung. Alle Mitglieder, die auch auf die Webseite zugreifen können, finden den neuen Menüpunkt auf der linken Seite der Website.

Durch einen Klick auf Postfach, öffnet sich Outlook Web App und der Inhalt der Seite ist zu sehen. Die Teammitglieder können E-Mails im Auftrag des Websitepostfachs schreiben. Antworten dieser E-Mail gehen automatisch im Websitepostfach ein und lassen sich über den Link öffnen. Die E-Mails sind also durch das komplette Team zugreifbar, was effizienter funktioniert wie öffentliche Ordner. Um so schnell wie möglich ein Websitepostfach zur Verfügung zu stellen, wird folgendermaßen vorgegangen:

1. Öffnen Sie Websites als Administrator in der Weboberfläche von Office 365.
2. Klicken Sie auf Teamwebsite.
3. Klicken Sie auf Listen, Bibliotheken und andere Apps.
4. Suchen Sie nach Websitepostfach und fügen Sie die App hinzu.
5. Öffnen Sie die Teamwebsite und schließen Sie über den Link die Einrichtung ab.
6. Auf dem gleichen Weg fügen Sie Websitepostfächer auch zu anderen Webseiten hinzu.

Office 365  Delve/Office Graph – Zentrale Datensammlung für die Cloud

Office 365 Delve (Entwicklungsname “Oslo”) kann an einer zentralen Stelle in der Weboberfläche von Office 365 Informationen und Daten von verschiedenen Datenquellen zentral anzeigen. Vor allem bei der Teamarbeit spielt das eine wichtige Rolle. Genutzt wird dazu die Enterprise-Suchtechnik von Yammer.

Die Funktion sammelt Daten aus verschiedenen Websites aus SharePoint Online, OneDrive for Business und auch anderen Quellen. Außerdem bietet Delve eine zentrale Suche für diese  Informationen und Datenquellen.  Die Dokumente und Informationen werden mit einer kleinen Vorschau und der Datenquelle angezeigt. Auf der linken Seite lassen sich die eigenen Dokumente anzeigen (Meine Arbeit) und die Dokumente, die andere für Anwender freigegeben haben (Für mich freigegeben). Für jedes Dokument ist zu sehen, für wen es freigegeben wurde.

Delve ändert keine Berechtigungen, sondern zeigt nur die Dokumente an für die Anwender berechtigt sind. Unternehmen, welche die Funktion nicht nutzen wollen, können diese für ihr Office 365-Abonnement deaktivieren.  Natürlich können auch einzelne Benutzer Delve/Office Graph deaktivieren.

Power BI, Office 365 und Excel

Mit Power BI for Office 365 bietet Microsoft eine Erweiterung für Office 365 mit der sich Buisness-Intelligence-Anwendungen anbinden lassen. Der größte Vorteil von Power BI ist vor allem der schnelle Einstieg in Business Intelligence. Alles was Unternehmen brauchen um ihre Daten auszuwerten lässt sich über die Cloud betreiben. Berichte können Anwender in SharePoint Online speichern. Der Datenaustausch zwischen einem Firmennetzwerk Netzwerk und Power BI erfolgt über ein Gateway, welches sich mit einer Agentensoftware auf den Servern im Unternehmen verbindet.

In den Einstellungen jeder Datenquelle können Administratroren festlegen, ob Berichte, die Daten dieser Quelle nutzen, in SharePoint Online gespeichert werden dürfen, oder ob die Speicherung nur lokal im Netzwerk erlaubt ist. Standardmäßig sind neue Datenquellen bereits so eingestellt, dass die Speicherung in der Cloud erlaubt wird. Außerdem können Administratoren in den Einstellungen von Datenquellen auch festlegen, ob diese mit Power Query durchsucht werden dürfen. Diese Funktion ist wiederum deaktiviert. In den Einstellungen für jede Datenquelle können Administratoren darüber hinaus auch festlegen, welche Tabellen und Sichten aus den angebundenen Datenbanken verfügbar sein sollen.

Natürlich können Administratoren für jede Datenquelle in Power BI festlegen, wer diese nutzen darf. Die Einstellungen dazu lassen sich entweder beim Anbinden der Datenquelle festlegen oder in den Einstellungen.

Neben den Berechtigungen für die Verwendung der Datenquellen, können Administratoren auch die Verwaltung von Power BI und die Anbindung weiterer Datenquellen an andere Benutzer in Office 365 delegieren. Das spielt beim Teamworking eine wichtige Rolle. Dazu stellt Microsoft den Bereich Rollenverwaltung zur Verfügung. In diesem Bereich lassen sich globale Administratoren festlegen, also Admins die umfassende Rechte in Office 365 Power BI haben, oder Gruppenadministratoren. Die Gruppenadministratoren dürfen nur die Datenquellen und Gateways verwalten, die dieser Gruppe zugewiesen wurden, dürfen aber keine weiteren Einstellungen in Power BI anpassen.

Zusätzlich können Administratoren im Bereich Rollenverwaltung\data stewards noch Benutzer festlegen, die Abfragen mit Power Query zertifizieren können.  Arbeiten Unternehmen mit DirSync, also dem Tool mit dem Daten von Active Directory mit Azure Active Directory synchronisiert werden, können Administratoren die Anmeldung der Benutzer auch über Domänenkonten steuern. Die Einstellungen dazu finden sich im Bereich Einstellungen\allgemein. Wie dabei vorgegangen wird, erklärt Microsoft auf einer Hilfeseite zu diesem Thema.

Videokonferenzen und Instant Messaging mit Office 365

Ein wichtiger Teil von Office 365 ist die Echtzeitkommunikation Lync. Da es für diese Lösung nicht nur Clients für Windows, sondern auch Apps für iPhone/iPad, Android und Windows Phone gibt, profitieren von der Lösung vor allem auch Teams, und Unternehmen die Anwendern die Möglichkeiten geben wollen untereinander zu kommunizieren. Lync kann mit Skype zusammenarbeiten und bietet, neben der Echtzeitkommunikation mit einem anderen Anwender, auch Funktionen für Videokonferenzen und mehr. Damit Anwender eine Kommunikation mit Lync führen und an Videokonferenzen teilnehmen können, sind mehrere Voraussetzungen zu schaffen:

1. Der Benutzer muss in Office 365 in Lync freigeschaltet sein
2. Der Anwender muss für sein Endgerät den Lync-Client herunterladen und installieren. Alternativ muss er ein Lync-kompatibles Telefon einsetzen, oder die Lync-Apps aus dem jeweiligen Store herunterladen und auf seinem Smartphone installieren.
3. Der Lync-Client muss gestartet, der Anwender angemeldet und sein Status als Verfügbar konfiguriert sein. Das gilt auch für Apps auf Smartphones.

Auf diesem Weg können Teams sehr effizient miteinander kommunizieren. In den Einstellungen von Lync konfigurieren Administratoren die Möglichkeit, dass Anwender auch mit anderen Anwendern, außerhalb des Office 365-Abonnements kommunizieren können. Dazu liest der Lync-Client die Kontakteliste ein und zeigt den Status der externen Anwender aus. Auch die Möglichkeit der Aufzeichnung von Konferenzen lassen sich hier steuern.

Einwahlkonferenzen mit Dritt-Software

Ein wichtiger Bereich der Einstellungen für Instant Messaging in Office 365, nehmen Administratoren für Einwahlkonferenzen vor. Hier können Unternehmen ihr Office 365-Abonnement mit einem Dritthersteller für Video- oder Audiokonferenzen anbinden. Im Marketplace für Office 365 finden sich dazu Partner, aber auch externe Anwendungen lassen sich über diesen Weg anbinden. Außerdem zeigt der Einrichtungsassistent einige kompatible Anwendungen an.

Echtzeitkommunikation ist auch in Outlook Web App möglich, wenn sich Anwender am System anmelden.  Zusammen mit Outlook, können Unternehmen mit Office 365-Konten und installierten Lync-Clients auch Besprechungen planen. Hier haben Anwender auch die Möglichkeit eine Besprechung für Lync zu planen. Dazu steht im Bereich Kalender von Outlook die Schaltfläche Lync-Besprechung zur Verfügung.

Bei der Erstellung von Lync-Besprechungen, können Anwender diese auch vorbereiten. Dazu klicken Anwender bei der Erstellung der Besprechung auf An Lync-Besprechung teilnehmen. Im neuen Fenster wählen sie aus, ob sie auch eine Audioteilnahme durchführen wollen. Im unteren Bereich des Fensters können Anwender die präsentierbaren Inhalte der Unterhaltung oder Besprechung planen und erstellen. Das funktioniert auf diese Weise auch bei normalen Lync-Unterhaltungen, die direkt über den Lync-Client gestartet wurden.

Planen Anwender eine Besprechung mit Lync, können sie über die Symbolleiste im unteren Bereich auch ein Whiteboard hinzufügen. Diesem können Anwender bei der Planung einer Besprechung, oder auch direkt in einer Echtzeit-Besprechung Daten, Bilder, Texte und andere Inhalte hinzufügen. Die Anwender können im Whiteboard auch Freitexte hinterlegen, Pfeile und weitere Objekte. Die entsprechenden Möglichkeiten sind im rechten Fenster zu sehen.  Auf diesem Weg integrieren Anwender beliebige Inhalte für Webkonferenzen. Auch PowerPoint-Präsentationen können Anwender noch hinzufügen

Sobald sich Teilnehmer an der Sitzung angemeldet haben, lassen sich die von vorbereiteten Dokumente, Whiteboards, Umfragen und Daten akzeptieren. Danach stehen alle diese Bereiche über die Präsentationsschaltfläche im Client zur Verfügung.  Den Link für die Verbindung ist im Termin hinterlegt. Dieser wird den Anwendern automatisch per E-Mail zugestellt, wie bei herkömmlichen Besprechungsanfragen auch.  Das gilt auch, wenn Anwender an der Besprechung von einem Smartphone oder Tablet aus teilnehmen. Über die Symbolleiste im unteren Bereich haben Administratoren auch die Möglichkeit direkt in gestartete Besprechungen weitere Teammitglieder einzuladen.

Fazit

Exchange, SharePoint und Lync sind hervorragende Werkzeuge für Teams. Durch die Zusammenarbeit dieser Produkte in Office 365 bietet die Plattform natürlich optimale Unterstützung für Teams. Natürlich müssen nicht alle Funktionen genutzt werden, sondern Teams können nach und nach mit den Funktionen arbeiten, die benötigt werden. Teams, die miteinander Daten austauschen, miteinander kommunizieren und zusammen an Projekten arbeiten müssen, erhalten mit Office 365 echten Mehrwert, vor allem wenn auch noch mit aktuellen Office-Produkten gearbeitet wird. Denn diese binden sich optimal an die Cloudfunktionen von Office 365 an.