Viele ERP-Programme genügen GoBD nicht
“Brisant” gerade für Mittelständler: nicht jedes ERP- oder Dokumentenmanagement-System erfüllt die Voraussetzungen die für die elektronische Datenhaltung gelten. Finanzämter können dann Bilanzen ablehnen.
Der bei der UNO registrierte Think Tank Diplomatic Cloucil sieht am Markt zahlreiche ERP-Lösungen, die nicht den GoBD-Anforderungen des Bundesfinanzministeriums entsprechen. Die neuen GoBD-Grundsätze sind schon auf das Veranlagungsjahr 2015 anzuwenden, so das IT Forum des Diplomatic Council (DC). So hätten Finanzbehörden bereits begonnen, Spezialisten einzusetzen, die bei Betriebsprüfungen die auch die eingesetzte Software gezielt auf Schwachstellen abklopfen sollten.
Werden diese Experten fündig, dann können Finanzämter die Bilanzen für das 2015 ablehnen. Schlimmstenfalls werde dann eine Steuerschätzung vorgenommen, so das IT Forum des DC weiter.
Brisant sei das Thema, weil das BMF im November vergangenen Jahres die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) festgelegt hatten. Daher würden die meisten ERP-Programme noch nicht den neuen Anforderungen entsprechen.
Neben ERP-Systemen aber, so die DC-Experten, seien auch Programme für das Rechnungswesen, sowie die vor- und nebengelagerten IT-Systeme wie beispielsweise PC-Kassen-, Warenwirtschafts-, Fakturierungs-, Messwaagen-, Kostenrechnungs-, Zeiterfassungs- und Dokumentationsmanagementsysteme.
Grundsätzlich stellt das BMF mit GoBD den elektronischen Beleg mit dem Papie
rbeleg gleich. Doch ergeben sich daraus natürlich auch für die Unternehmen neue Vorgaben. So müssen jetzt Belege, etwa für die Reisekostenabrechnung bereits nach etwa 10 Tagen gebucht werden.
Auch bei Unternehmen in denen es keine durchgängige integrierte Lösung gibt, kann es hier zu Zeitverzögerungen kommen. Auch stellt die neue Verordnung besondere Anforderungen an die Archivierung von Belegen, seien Papier- oder elektornische Belege. Zudem muss das Finanzamt auf alle steuerrechtlich relevanten Belege stets Zugriff haben.
Die Rechtslage für die Unternehmen erläutert, Klaus-Michael Burger, Wirtschaftsprüfer und Bevollmächtigter des DC: “Die Anwender sind selbst verantwortlich für die Einhaltung der GoBD und damit für die Ordnungsmäßigkeit der zur Buchführung eingesetzten Softwareprodukte, nicht etwa die Hersteller.” Ob dann die Hersteller regresspflichtig werden, den Kunden eine nicht mehr gesetzeskonforme Software angeboten wird, werde von den Gerichten aber frühestens 2016 entschieden.
Das Diplomatic Council habe daher ein Prüfungs- und Testierungsverfahren für Software nach GoBD entwickelt. Die Zertifizierung erfolge durch einen Sachverständigen, der von einer deutschen Industrie- und Handelskammer (IHK) öffentlich bestellte und vereidigt wurde.
Weitere Informationen zum Thema GoBD lesen sie im silicon.de-Blog von Thomas Scholtis, CFO von Sage Deutschland.
Der Zertifizierungsprozess umfasst die Bestandsaufnahme der Software und der Entwicklungsumgebung, die Prüfung der Verarbeitungsfunktionen und Verarbeitungsregeln, der Softwaresicherheit, der Dokumentation und der Funktionsfähigkeit sowie die Ergebnisdokumentation mit Testat.
“Den Anwendern garantiert das unabhängige Testat für die Abschlussprüfung Sicherheit gemäß der vom Bundesfinanzministerium zwingend geforderten Erfüllung der neuen GoBD-Anforderungen. Zudem spart das Zertifikat Prüfungskosten, weil die Ergebnisse der Softwareprüfung als Teil der Risikobeurteilung des Abschlussprüfers gelten”, so Burger weiter.
