Collaboration-Anwendungen finden immer mehr den Weg in deutsche Unternehmen. Gerne nutzen Unternehmen dafür auch Cloud-basierte Lösungen. Denn eine reibungslose Zusammenarbeit ist für viele Verantwortliche inzwischen ein wichtiges Werkzeug für die Unternehmensperformance. Doch funktionieren solche Projekte nur in wenigen Fällen über das gesamte Unternehmen hinweg.
Führungskräfte bemängeln unzureichende Integration und Mobilität der Anwendungen. Auch die Organisation der Unternehmen stehe häufig einer effektiven Nutzung von Collaboration-Technologien eher im Weg, wie die Marktforscher von PAC in einer Studie zeigen.
Demnach sehen derzeit mehr als zwei Drittel der Manager zunehmend frustrierte Mitarbeiter. Rund die Hälfte der Befragten befürchtet oder sieht sogar steigende Burn-out-Risiken. Zudem berichten 30 bis 50 Prozent der Führungskräfte von bereits erkennbaren negativen Folgen für die Produktivität, Innovationsfähigkeit und den Kundenservice.
Über zwei Drittel der von PAC für die Untersuchung “Virtuelle Zusammenarbeit in deutschen Unternehmen – Relevanz, Herausforderung, Lösungsstrategien” befragten Führungskräfte in kleinen, mittleren und großen deutschen Unternehmen berichten von einer zunehmenden Bedeutung der Zusammenarbeit für den Geschäftserfolg.
Teamarbeit bringt aber nicht nur Vorteile, sondern kostet die Unternehmen Zeit und Geld. Laut PAC verwendet ein Mitarbeiter im Schnitt etwa ein Drittel der Arbeitszeit auf die Kommunikation und Zusammenarbeit. Immer häufiger findet diese Kommunikation virtuell, mobil und natürlich über über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg statt.
Und genau an diesen Schnittstellen treten gerne Reibungsverluste auf. Um über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg eine effektive Zusammenarbeit gewährleisten zu können, müssen aus verschiedenen Tools und Services integrierte Gesamtlösungen entstehen. Doch das ist derzeit noch nicht die Realität in den Unternehmen, wie PAC mitteilt. Noch nicht einmal jedes vierte Unternehmen könne eine solche Infrastruktur aufweisen.
Neben der Bereitstellung der Technologien gibt es aber auch noch weitere Punkte: So sollte die Verwendung dieser Tools auch von einer geeigneten Performancesteuerung unterstützt werden. Auch das Management sollte die Nutzung fördern und einfordern und zu allererst die Einstiegshürden durch einen unbürokratischen Technologiezugang möglichst niedrig legen. Doch auch auf organisatorischer Seite, sind, so die Aussagen der Verantwortlichen, etwa 40 Prozent der Unternehmen noch nicht auf das Thema vorbereitet.
“Die Zusammenarbeit muss deutlich mehr Beachtung finden – bei der Prozessoptimierung und Organisationsgestaltung genauso wie bei der Konzeption von Steuerungssystemen”, so Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC und Autor der Studie.
Etwa 20 Prozent der Zeit, die für Austausch und Kommunikation von Informationen aufgewendet wird, ließe sich laut den Verantwortlichen einsparen, wenn die Zusammenarbeit technisch und organisatorisch optimal unterstützt würde. Doch knapp die Hälfte der Befragten bewertet die technischen, organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen bislang bestenfalls als “mittelmäßig”.
Es scheint dabei nicht auszureichen, dass Unternehmen durchaus bereit sind, in entsprechende Tools und Technologien zu investieren. So seien in 56 Prozent der Fachbereiche Filesharing-Anwendungen und bei 47 Prozent Web- & Videokonferenzen vorhanden. Und die Verbreitung dieser Technologien könnte sich noch in den nächsten Monaten noch deutlich steigern. Die Manager gehen von einem Wachstum von 20 Prozent aus. Vor allem Web-basierte Lösungen erfreuen sich wachsender Beliebtheit.
Rund die Hälfte der Unternehmen treffen laut Studie die Investitionsentscheidungen im Collaboration-Umfeld langfristig und strategisch. Etwa 30 Prozent legt dafür sogar eine unternehmensweite Strategie zugrunde. Auf der anderen Seite investieren auch etwa 40 Prozent in kurzfristig ausgelegte Insellösungen. Damit bleiben Investitionen in eine Integrierte Gesamtlösung auf der Strecke. In mehr als der Hälfte der Unternehmen werden die involvierten Fachbereiche nicht mit in die Entscheidungsprozesse einbezogen.
“Der Aufbruch beim Thema Zusammenarbeit ist unverkennbar”, fasst Stiehler die Ergebnisse der Studie zusammen. Neben neuen technischen und organisatorischen Herausforderungen müssen Unternehmen auch beim Design, der Bereitstellung und bei den Themen Organisation und Führung neue Wege einschlagen.
Für die Studie wurden 150 Führungskräfte aus kleinen, mittelständischen und große Unternehmen in Deutschland befragt. Gesponsert wurde die Studie von Damovo und Telekom Deutschland und des Weiteren von Citrix, COSYNUS und Interactive Intelligence.
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