Digitalisierung: Dokumenten-Management verdrängt die klassische Briefpost

Bereits 25 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen auf digitalen Schriftverkehr und 40 Prozent wollen in Zukunft vermehrt auf digitale Kommunikation umstellen. Das zeigt eine repräsentative Umfrage von Bitkom Research. Die Marktforscher haben im Auftrag der Mitglieder des Bitkom-Arbeitskreises ECM-Markt und Strategie eine umfangreiche Untersuchung zum Stand der Digitalisierung deutscher Unternehmen, vor allem in Bezug auf ihre Büro- und Verwaltungsprozesse durchgeführt. Dazu wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1108 Unternehmen aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern befragt.

Bei den Fragen wurden drei Teilgebiete berücksichtigt: die Digitalisierungsvoraussetzungen, der Stand der Umsetzung sowie der Ausblick. Ausgewertet wurden Antworten zu den Aussagen: “In unserem Unternehmen gelingt es, Briefpost zunehmend durch digitale Kommunikation zu ersetzen” und “Unser Unternehmen hat das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen”.

Der Digital Office Index, den der Bitkom zur CeBIT vorgestellt hat, gibt an, wie weit die Digitalisierung in den Unternehmen bislang gekommen ist und welche Effekte durch die Digitalisierung entstehen.

“Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, können effizienter arbeiten”, sagt Jürgen Biffar, Vorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. “Klassische Briefpost bringt unnötige Kosten für Unternehmen, aber auch für die Umwelt. Diese Kosten lassen sich durch digitale Dokumentenmanagement-Lösungen erheblich verringern.” Ein Anwendungsbereich ist beispielsweise die elektronische Rechnung. In jedem Unternehmen – ob klein oder groß – spielt das Schreiben von Rechnungen eine zentrale Rolle. Softwarelösungen ermöglichen, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und auf den Postweg zu verzichten.

Die Branchen unterscheiden sich, was den Einsatz von digitalem Dokumentenmanagement anbelangt, teilweise erheblich. So stehen Ver- und Entsorger sowie Telekommunikationsunternehmen, von denen bereits 33 Prozent ihren Schriftverkehr digitalisieren, an der Spitze. Das Schlusslicht bildet die Transport- und Logistikbranche mit nur 13 Prozent.

Kaum eine Rolle spielt dagegen die Größe des Unternehmens. Während es bereits 29 Prozent der großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern gelungen ist, die Briefpost durch digitale Kommunikation abzulösen, sind es bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern 23 Prozent beziehungsweise 26 Prozent bei Betrieben mit 20 bis 99 Mitarbeitern.

Allerdings gibt es entgegen den progressiven Prognosen und der Zuversicht des Bitkom auch Faktoren, die die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im Dokumentenmangement bremsen oder sogar verhindern. In der im vergangenen Jahr vorgelegten IDC-Studie “Print & Document Management in Deutschland 2014” kristallisierten sich der Wunsch der Kunden nach einem Papierdokument sowie tatsächliche oder angenommene gesetzliche Vorgaben als wesentliche Gründe dafür heraus, an Papierdokumenten festzuhalten.

Gleichzeitig erklärten in der IDC-Studie 42 Prozent der Befragten, dass die Suche nach Dokumenten im Unternehmen ihnen immer noch “das größte Kopfzerbrechen” bereite. Das Problem sind dabei oftmals unstrukturierte Daten, die bei der täglichen Arbeit insbesondere der sogennnannten “Knowledge-Worker”, aber auch im ganz normalen Büroalltag, entstehn. Die sind nicht nur schwerer zu erfassen, sondern später auch schwerer auffindbar als Daten, die in Tabellen, Listen, Datenbanken oder Unternehmenssoftware abgelegt sind.

Dennoch gehen zahlreiche Hersteller von Druck- und Scan-Systemen ebenso wie das Fraunhofer Institut davon aus, dass sich bis 2025 das vielbeschworne “papierlose Büro” dann doch durchgesetzt haben wird. Stand heute bleibt jedoch festzuhalten, dass der moderne Arbeitsplatz immer noch recht analog ist. Der Smart-Worker-Studie 2015 zufolge druckt fast die Hälfte der Anwender (45 Prozent) in Deutschland im Büro in etwa gleich viel, wie zwei Jahre zuvor. 23 Prozent der Befragten produzieren der eigenen Einschätzung zufolge inzwischen sogar mehr Ausdrucke. Lediglich 27 Prozent der im Rahmen der Studie befragten Personen druckten 2015 in der Firma weniger als 2013.