Dokumentenmanagement als Ökosystem

Unternehmenslösungen haben seit Jahren Hochkonjunktur. ERP (Enterprise Resource Management), CRM (Customer Relationship Management), DMS (Document Management System) und CMS (Content Management System) ergänzen klassische Business-Software wie Office oder Outlook. Während ERP und CRM tendenziell eher in großen Unternehmen zum Einsatz kommen, sind Dokumentenmanagement-Systeme auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen nützlich. Manche würden sogar sagen: unverzichtbar.

Der Bedarf an entsprechenden Software-Lösungen wird deshalb auch in Deutschland immer größer, wie eine IDC-Studie vom Februar zeigt. Demnach haben 56 Prozent der Unternehmen beim Thema Druckmanagement die “Optimierung dokumentenintensiver Workflows” zum wichtigsten Ziel erklärt. Es geht hier um wesentlich mehr als nur um das Senken von Druckkosten. Denn ein ineffizienter Umgang mit Dokumenten bremst alle Abteilungen eines Unternehmens aus.

Warum Dokumentenmanagement wichtig ist

Im Zeitalter der digitalen Transformation wollen Unternehmen mit DMS mehrere Ziele erreichen. Sie verwandeln Papierdokumente in digitale Daten und machen die Dokumente so den Mitarbeitern leichter zugänglich. Im Idealfall kann jeder Mitarbeiter unabhängig von Ort, Zeit, Gerätetyp und Dateiformat das gewünschte Dokument einsehen und bearbeiten – sofern er die entsprechenden Rechte besitzt. Das spart schon mal Zeit, vor allem wenn es um nicht tagesaktuelle Dokumente geht, die man sich sonst erst mal aus dem Archiv holen müsste.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Informationen schnell zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen geteilt werden können. So ist es leichter, alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand zu halten. Schließlich gehört heute das umfassende Teilen von Daten und Informationen zum guten Ton in Unternehmen.

Hinzu kommt der geringere Platzbedarf. Wenn ganze Regalschränke mit Akten auf einer Festplatte landen, werden Büro- und Lagerflächen frei. Unter Umständen fällt dann sogar weniger Miete für Büroräume an.

Chance für DMS-Anbieter

Ein schönes Geschäft sind die Unternehmenslösungen aber auch für die Anbieter. Sie können ihren Kunden komplexe Lösungen verkaufen, die schon in der Basisversion richtig Geld kosten. Die Lösungen lassen sich in Module und Funktionen aufteilen, hinzu kommen Schnittstellen zu vorhandener Software, Plug-ins und Add-ons, die natürlich auch kostenpflichtig sind. Die dazu nötigen Web-, Datenbank- und Applikationsserver kann man dem Kunden ebenfalls einrichten. Da diese komplexen Lösungen nicht von heute auf morgen in Betrieb zu nehmen sind, fallen Schulungen für IT-Administratoren und Anwender an. Und schließlich kann man mit den großen Softwareplattformen den Kunden langfristig an sich binden.

Die DMS-Anbieter

Kein Wunder, dass sich eine ganze Reihe von Anbietern auf den technisch doch sehr anspruchsvollen Markt tummeln. Neben Unternehmen wie Kyocera, Xerox oder SAP gehört auch die DM Dokumenten Management GmbH dazu. DM ist Hersteller des Dokumenten-Management- und Enterprise Content Management Systems Lobodms. Das Unternehmen aus Puchheim, einem Vorort von München, ist schon seit 20 Jahren auf dem Markt. Die Lösungen sind auch für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Die DMS- und ECM-Lösungen aus Puchheim zeichnen sich durch Vielseitigkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit aus.

Zudem hat DM sich in den Jahren kontinuierlich ein Netzwerk aus Partnern aufgebaut, die passend zu Lobodms eigene Produkte anbieten. So ist ein Ökosystem entstanden, im Prinzip nicht anders als das von großen Unternehmen wie Apple oder Microsoft. Zu den Partnern gehören beispielsweise Canon mit seinen Dokumentenscannern, Traut Bürokommunikation, Intrafind und Kodak Alaris. Auf seiner Website sucht DM weiterhin aktiv nach Geschäftspartner, die in das Ökosystem passen, ERP-, CRM- oder Branchenlösungen anzubieten haben.

Und ähnlich wie die Branchenriesen organisiert auch der DMS-Spezialist aus Puchheim jährlich ein Event, bei dem das Unternehmen gemeinsam mit den Geschäftspartnern die Lösungen vorstellt. So auch am 16. Juni im Kulturzentrum von Puchheim, einem Vorort von München, Deutschlands heimlicher Hightech-Hauptstadt. Das Unternehmen nutzte die Veranstaltung, um die Vorzüge von Lobodms darzustellen. Die Aufgabe fiel einem Referenten des Fraunhofer Instituts für chemische Technologie zu, der erklärte, wie man Lobodms im Institut eingeführt hatte.

Die Lösung beinhaltet neben dem klassischen Dokumentenmanagement auch eine rechtssichere Archivierung sowie Funktionen wie Kollaboration und Workflow. Zu ERP-Lösungen von SAP oder Microsoft Dynamics gibt es ebenso Schnittstellen wie zu Schnittstellen wie zu Microsofts Exchange. Lobodms verfügt daneben über ein Outlook-Addin. Das speichert E-Mails, Kontakte oder Termine in der Dokumentablage des Lobo-Systems.

Neben der Dokumentenmanagement-Lösung präsentierte DM auch weitere Produkte, darunter Lobosphere. Das soll dafür sorgen, dass SharePoint eine besonders bedienfreundliche und standardisierte Benutzeroberfläche bekommt, in der alle angebundenen Anwendungen laufen. Loboyammer schließlich ist die Collaboration-Plattform des Systems.

Partnerunternehmen im Netzwerk

Neben den Vorträgen und Präsentation bekamen auch die Partnerunternehmen Gelegenheit, ihre Produkte zu zeigen. So kommt von Fast LTA der Silent Cube, ein revisionssicherer Archivspeicher. Revisionssicherheit bedeutet, sehr vereinfacht ausgedrückt, dass die Verfahren zur Aufbewahrung von Daten überprüfbar sind, so dass auch eventuelle Änderungen an den Daten nachvollziehbar sind. So ist sichergestellt, dass die Daten wieder auffindbar und fälschungssicher gespeichert werden.

Der Silent Cube legt die Daten auf bis zu zwölf Festplatten ab. Dabei werden die Daten durch eine “WORM-Versiegelung” vor Änderungen geschützt. WORM steht für Write once, read multiple. Die Daten lassen sich also nicht mehr verändern, wenn sie einmal auf die Festplatten geschrieben werden. Fast LTA setzt dabei auf vier Festplatten von drei unterschiedlichen Herstellern, das soll Schutz vor “Chargenfehlern” bieten. Daneben bietet das Unternehmen auch einen Silent Cube Compact, der mit SSD-Speichern statt Festplatten arbeitet.

Am Anfang jedes Dokumentenmanagements stehen Dokumentenscanner, die das bedruckte Papier in digitale Daten verwandeln. Hier stellte Canon neue Dokumentenscanner der Imageformula-Serie aus, beispielsweise den DR-C240. Der kompakte Desktop-Scanner kommt auch mit unterschiedlichen dicken Papiervorlagen in einem Stapel zurecht und beherrscht das Einlesen von Personalausweisen und Reisepässen. Insgesamt werden in Deutschland pro Jahr circa 100.000 Dokumentenscanner verkauft. Davon entfallen auf die Canon Tochter 20.000 Stück, die damit hinter Fujitsu PFU die Nummer zwei auf dem Markt ist. Eine Menge Papier also, das jeden Tag in digitale Infos verwandelt wird. Und eine Menge Arbeit für die Dokumentenmanagement-Systeme von Lobodms und Co.

Ausgewählte, passende Whiteppaer:

• Durch Automatisierung beim Rechnungseingang Kosten senken und Prozesse optimieren
• Dokumentenmanagementsysteme könnne nicht nur Papier verwalten
• Rechtssichere Archivierung in der Praxis