SAP-Berater – So klappt es mit dem Vorstellungsgespräch

IT-Berater, die Branchen-, Prozess- und Technologie-Know-how in einer Person vereinen, haben gute Aussichten auf attraktive Posten. Dennoch sind Fachwissen und Expertise kein Selbstläufer. Wer beispielsweise als SAP-Berater die Karriereleiter hochklettern möchte, der muss ein meist mehrstufiges Auswahlverfahren durchlaufen, wie der auf SAP-Positionen spezialisierte Personalberater Thomas Biber, Geschäftsführer von Biber & Associates erklärt. Bewerbungs- und Auswahlprozesse laufen meist nach gewissen Mustern ab. Zudem erklärt der Personalexperte, wie man die verschiedenen Auswahlstufen und Bewerbungsgespräche am besten übersteht.

Der Bewerbungsprozess für einen gehobenen IT-Beraterjob läuft meist über drei Gespräche, erklärt Biber. Den ersten Kontakt gibt es über das Telefon mit einem Personalberater. Darauf folgt in der Regel ein Telefonat mit dem Fachvorgesetzten der offenen Stelle. Am Ende steht dann das persönliche Vorstellungsgespräch beim Arbeitgeber. Fachvorgesetzte, Personalabteilung sowie ein Vertreter des Managements sind dabei meist ebenfalls mit von der Partie.

Eher informell ist der Charakter des ersten Gesprächs mit dem Personalberater. Biber: “Bewerber sollten sich aber bewusst sein, dass dieses Gespräch bereits mit entscheidet, ob sie für zukünftige Jobangebote erste Wahl sein werden.” Daher sollte man sich eher darauf verlassen, einen Rückruf oder Termin auszumachen, statt das Gespräch unkonzentriert in einem ungeeigneten Augenblick zu führen.

Absolute Verlässlichkeit ist bereits in dieser Phase unerlässlich, einen versprochenen Rückruf muss man wirklich vornehmen und am vereinbarten Termin sollte man auch ans Telefon gehen, warnt Biber.

Ein seriöser Personalberater wird Bewerber, die bereits hier Schwierigkeiten machen, eher nicht für einen Top-Job ansprechen und bei seinem Kunden vorschlagen. Natürlich muss man auch nicht warten, bis das Telefon von alleine klingelt. Ein IT-Berater, der auf der Suche nach einer neuen Stelle ist, kann natürlich auch von sich aus die Initiative ergreifen und einen auf spezialisierten Personalberater auf sich aufmerksam machen.

Inhaltlich geht es in einem solchen Gespräch in rund 15 bis 20 Minuten um die Eckpunkte des eigenen Lebenslauf und die fachlichen Skills sowie um berufliche Karrierevorstellungen. Der Personalberater sendet dann unter Rücksprache mit dem Bewerber die Bewerbungsunterlagen an das Zielunternehmen weiter. Wie diese Bewerbungsunterlagen aussehen sollten, zeigt Biber & Associates in einem Beispiel.

Die Unterlagen sollten sachlich und nüchtern gehalten sein, von aufwändigen Präsentationen rät der Personalexperte ab. Parallel zum Lebenslauf sollten Anwärter auch eine möglichst detaillierte Projektliste erstellen.

Am Telefon kurze, präzise Antworten

Der erste direkte Kontakt mit dem ausschreibenden Unternehmen findet heute oft als Telefonat statt. Hier klärt in der Regel der Fachvorgesetzte, in selteneren Fällen die Personalabteilung, ob das notwendige fachliche Wissen über die Branche, die Prozesse und die eingesetzten Technologien, zum Beispiel SAP-Module, vorhanden ist. Biber: “Es geht darum, ob der Berater grundsätzlich zur offenen Stelle passt.” Ein solches Gespräch dauert rund eine halbe bis maximal eine Stunde.

Bewerber sollten die Gesprächsführung ihrem Ansprechpartner überlassen und sich bei Antworten auf das Wesentliche konzentrieren. Bei Telefonkonferenzen entstehen durch technische Gegebenheiten und die ungewohnte Gesprächssituation oft Pausen. Hier schadet es nicht, diese anzusprechen und beispielsweise nachzufragen, ob man mit seinen Ausführungen fortfahren soll.

Ansonsten kommen kurze, präzise Antworten zu den eigenen Qualifikationen und Erfahrungen am besten an; der Bewerber kann anbieten, weiter ins Detail zu gehen. Wichtig sei ein ungestörter Ort mit guter Verbindung, um Irritationen aufgrund technischer Probleme oder Hintergrundgeräuschen auszuschließen.

Wenn diese zweite Stufe genommen ist, lädt das Unternehmen zum persönlichen Vorstellungsgespräch ein. Dazu treffen sich die Beteiligten in der Regel vor Ort beim Unternehmen. Anwesend sind von Unternehmensseite meist ein Verantwortlicher der Personalabteilung und der potenzielle zukünftige Vorgesetzte. Oft ist auch der Geschäftsführer oder jemand aus der Führungsebene zugegen.

Vorbereitung und Interesse

Die zwei wichtigsten Regeln für das Vorstellungsgespräch lauten: “Seien Sie vorbereitet!” und “Zeigen Sie Interesse!” Vorbereitet sein heißt in diesem Zusammenhang, dass man sich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Es ist zum Beispiel unverzichtbar, die Webseite angesehen zu haben.

Biber: “Der Bewerber muss das Geschäftsmodell des Unternehmens verstehen beziehungsweise Fragen hierzu im Gespräch klären.” Bei Rückfragen im Vorfeld des Gesprächs kann hier auch gerne der zuständige Personalberater angesprochen werden.

Interesse zeigen bedeutet in erster Linie: Pünktlich sein. Es geht um viel bei einem Berater-Job. Da ist man besser eine Stunde zu früh als fünf Minuten zu spät vor Ort, so Biber weiter.

Ein weiteres Zeichen für starkes Interesse ist die Kleidung. Bewerber sollten zu Vorstellungsgesprächen immer im Business-Outfit erscheinen, unabhängig davon, welche Kleidung am späteren Arbeitsplatz üblich ist.

Bestimmte Fragen können Zweifel am ernsthaften Interesse des Bewerbers säen. Dazu gehören Forderungen nach komplizierten oder ungewöhnlichen Sonderkonstruktionen bei Urlaub, Heimarbeit, Kostenerstattungen oder Gehaltsbausteinen. Eine andere Variante sind übertriebene Ansprüche bei der Übernahme von Auslagen, wie Umzugskosten oder Fahrtengeld oder die Frage nach einem Firmenwagen, obwohl man die Tätigkeit komplett vom Büro aus erledigt.

Diskussionen über nicht gängige Zusatzleistungen nehmen zu viel der wertvollen Gesprächszeit in Anspruch und hinterlassen einen unangenehmen Eindruck. Hier ist dringend zu empfehlen, Augenmaß zu halten. Biber weiß, dass “die Unternehmen alleine aus Fairnessgründen allen ihren Mitarbeitern ungefähr dieselbe Vertragskonstruktion anbieten müssen. Das bedeutet aber nicht, dass überhaupt kein Verhandlungsspielraum besteht.” Was im Einzelfall realistische Forderungen sind, sollte man besser vorab mit dem Personalberater ausloten.

Gesprächsziel: Vertrag

Ein Eigentor schießt derjenige Bewerber, der die Haltung an den Tag legt, er könne zwar wechseln, müsse aber nicht unbedingt, frei nach dem Motto: “Ich will ja nur mal schauen, was Sie bieten.” Wer denkt, dies stärke seine Verhandlungsposition, irrt. Biber: “Er wird als nicht ernsthaft an der Stelle interessiert wahrgenommen und erhält entweder gar kein Angebot oder ein eher schwaches.” Ein Arbeitgeber werde keinem Bewerber ein Top-Angebot unterbreiten, der nicht für die vakante Position “brennt”, wie es so schön heißt.

Der Bewerber schießt sich damit quasi aus dem Rennen und damit um das Vertragsangebot, auf Grund dem er oder sie abwägen kann, ob der neue Job dem bisherigen vorzuziehen ist. Bewerber sollten daher konsequent das Gesprächsziel verfolgen, mit allen Kräften ein optimales Anstellungsangebot erhalten. “Sollte sich das Angebot dann aus Sicht des Bewerbers klare Defizite haben, dann ist eine Absage immer noch möglich”, ergänzt Biber.

Der Werdegang des Bewerbers ist den Gesprächspartnern aus den eingereichten Unterlagen im Wesentlichen bekannt. Dennoch werden die einzelnen Punkte der Vita oder durchgeführte Projekte erneut thematisiert. Das könne einerseits dazu beitragen, Unklarheiten auszuräumen. Vor allem aber dienten diese Fakten als Aufhänger, um herauszufinden, welcher Mensch sich hinter den vorgelegten Sachinformationen verbirgt.

Personal- und Fachentscheider wollen so verstehen, ob der Berater ins Team und zur Firmenkultur passt und ob man sich auf menschlicher Ebene eine Zusammenarbeit über Jahre hinweg vorstellen kann, berichtet Biber. Personaler bohren bei bestimmten Details nach, um den Bewerber besser kennen zu lernen und dessen Motivation abzuschätzen.

Vor dem Vorstellungsgespräch für einen SAP-Job sollten wichtige Erfahrungen aus der eigenen Projekthistorie zurechtgelegt werden. In ‘anekdotenhafter’ Weise sollten sich daraus ablesen lassen, wie man als SAP-Berater in der Vergangenheit ein besonders schwieriges fachliches oder menschliches Problem gelöst hat, wie etwa die Implementierung einer technisch sehr komplexen Anforderung, das erfolgreiche Handling eines komplizierten Kunden oder das kommunikativ geschickte Entschärfen eines kritischen Konflikts im Projekt.

Die vorbereiteten Geschichten können an geeigneter Stelle ins Gespräch einfließen. Dadurch komme auch das Vorstellungsgespräch in Gang, wie Biber berichtet und zeigt den Anwärter als fachlich und menschlich interessanten Gesprächspartner.

Ehrlich währt am längsten

Bewerber sollten sowohl in den Unterlagen wie auch im Gespräch bei der Wahrheit bleiben. “Mit unangenehmen Punkten, wie einem abgebrochenes Studium oder einer Kündigung, muss der Bewerber offen und in der Sache korrekt umgehen können”, so Biber.

Auch hier souveräne und wahrheitsgemäße Antworten parat zu haben, gehört zu einer guten Gesprächsvorbereitung. Es disqualifiziert niemanden, wenn das Berufsleben an manchen Stellen anders verlaufen ist als erwünscht. “Ehrlichkeit wird wesentlich besser honoriert als das umständliche Schönreden offensichtlicher beruflicher Rückschläge”, so Biber. Biber warnt zudem eindringlich davor, über einen ehemaligen Arbeitgeber despektierlich zu sprechen.

Nach dem Vorstellungsgespräch gilt es, den Kontakt zu halten, bis der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist. Dies sollte unbedingt telefonisch und nicht per E-Mail geschehen. Kommunikation per E-Mail ist wesentlich anfälliger für unnötige Missverständnisse als Telefonate.

Ein kurzer Anruf beim Fachentscheider oder beim Personalverantwortlichen, um sich für das Gespräch zu bedanken, zeigt, dass weiterhin Interesse an dem Job besteht. Auch offene Fragen zu Vertragskonditionen, Erwartungshaltungen oder Missverständnissen im Gespräch können in einem nachfolgenden Telefonat angesprochen werden.

Auch wenn ein guter IT-Berater für ein Unternehmen viele Vorteile bringt, heiße das noch lange nicht, dass Unternehmen sich hier auf Kompromisse bei der Besetzung einlassen wollen.

In den Rekrutierungsverfahren werde genau geschaut, ob nicht nur die gesuchte fachliche Eignung vorhanden ist, sondern auch, ob auch die Soft Skills vorhanden sind, die für den Erfolg unabdingbar sind; natürlich müsse ein Berater auch in das Team passen.

Thomas Biber drückt das so aus: “Nicht weil jemand IT-Berater ist, wird er eingestellt und gut bezahlt. Sondern weil ein IT-Berater für seine spezifischen Aufgaben so genau ausgewählt werden muss, sind die Unternehmen bereit, für die richtige Person auch viel zu leisten.”

Tipp: Wie wird man eigentlich SAP-Berater? Wir zeigen, wie der Einstieg klappt.