Digitale Transformation: Wann und was externe Dienstleister übernehmen können

Die Geschäftsführung hinterfragt immer häufiger, wie effizient und sicher die IT-Abteilung arbeitet und Services bereitstellt. Auf den Prüfstand kommen dabei nicht nur einzelne Anwendungen, sondern mitunter die gesamte IT. Outsourcing oder Managed Services sparen aber nicht nur Kosten: Sie versetzen die interne IT-Abteilung auch in die Lage, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Unternehmen müssen ihre Geschäftsmodelle stetig weiterentwickeln. Dazu gehört auch, die digitale Transformation voranzutreiben. IT-Abteilungen geraten deshalb unter Druck, denn neben der bisherigen Aufgabe, die IT einfach am Laufen zu halten, müssen sie ihre Fähigkeit zu Innovationen unter Beweis stellen.

Gefragt sind IT-Ressourcen, die den sicheren IT-Betrieb gewährleisten und gleichzeitig den Geschäftserfolg fördern. Es darf also weder zu IT-Ausfällen noch zum Innovationsstau im Unternehmen kommen. Doch woran lässt sich dieser eigentlich erkennen? Dafür gibt es einige Anzeichen, die Unternehmen aufhorchen und über das Auslagern eines Teils der IT nachdenken lassen sollten.

• Es sind zu viele Mitarbeiter mit Daily Operations gebunden: Sie fehlen dann für innovative Projekte und die Wettbewerbsfähigkeit sinkt.
• Die eigene IT-Mannschaft erfüllt die hohen unternehmerischen wie rechtlichen Anforderungen nicht, die Legacy-Systeme einerseits und neue Technologien wie Cloud Computing andererseits mit sich bringen.
• Konsolidierung der Systeme und IT-Standorte überfordert die IT-Abteilung in puncto Zeitaufwand und Know-how.
• Bei der IT geht es nur noch um den blanken Betrieb, ein Mehrwert wird nicht mehr generiert.
• Wirtschaftlich lässt sich ein bestehendes Rechenzentrum nur schwer oder gar nicht mehr ausbauen.

Was wird ausgelagert?

CIOs und IT-Leiter sollten die aufgeführten Punkte dahingehend prüfen, ob der Betrieb eines eigenen Rechenzentrums aus unternehmerischer Sicht noch sinnvoll und zukunftsfähig ist. Haben sich Unternehmer aufgrund der Voraussetzungen dazu entschieden, den IT-Betrieb auszulagern, gibt es zwei unterschiedliche Ansätze. Auf der einen Seite können sie Commodity-Dienste wie E-Mail oder Storage auslagern. Diese dienen dem Unternehmen nicht dazu, sich am Markt zu differenzieren. Einige Entscheider sind davon überzeugt, dass diese auch die interne IT nicht belasten sollten.

Der andere, noch nicht so verbreitete Ansatz besagt, dass man in erster Linie die kritischen Anwendungen auslagert. Anhänger dieses Vorgehens argumentieren: Der Betrieb einer unternehmenskritischen Anwendung ist extrem komplex und setzt ein hohes Maß an Spezialwissen voraus, mit dem vor allem Mitarbeiter in mittelständischen Unternehmen nicht immer aufwarten können. Daher sollten besonders geschulte Fachleute damit beauftragt werden.

Die passende Plattform finden

Auch beim Cloud-Einstieg kommen besonders oft externe Dienstleister ins Spiel. Der Vorteil: sie bieten flexible Strategien, mit denen Unternehmer langfristig planen können. Meist ist der erste Schritt eine Private Cloud, die sich jedoch wie eine Public Cloud komplett vom Dienstleister als Managed Service für den Kunden betreiben lässt. Sehr gut geeignet für den Mittelstand ist eine Hosted Private Cloud, denn sie verbindet die Flexibilität einer Public Cloud und die Sicherheitsmerkmale eines eigenen Rechenzentrums.

Dabei kann der IT-Service im Laufe seines Lebenszyklus ohne großen Aufwand wechseln. So ist es möglich, klein auf einer Shared-Plattform zu starten. Stellen sich erste Erfolge ein, kann man auf eine dedizierte Plattform umsteigen. Wenn der Performance-Bedarf stark wächst, lässt sich das System leistungsoptimiert auf Bare Metal betreiben. Viele Anwender schätzen die dadurch entstehende finanzielle und technologische Flexibilität.

Die meisten Cloud-Projekte betreffen heute Plattform as a Service (PaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) und Software as a Service (SaaS). Unternehmen sollen aber nicht nur den Status quo an den Dienstleister übergeben, sondern versuchen, durch die Auslagerung einen echten Mehrwert zu generieren.

Das bedeutet für den Dienstleister zunächst, den gegenwärtigen Zustand und die Kundenanforderungen zu analysieren. Anschließend werden Konsolidierungs- und Standardisierungspotenziale identifiziert und die IT mit den richtigen Service Level Agreements (SLAs) sowie den benötigten Dienstleistungen ausgestattet. Die meisten Dienstleister verfügen über standardisierte Service-Level-Angebote, die sich entsprechend der System- und Kundenanforderungen vereinbaren lassen.

Die eigenen Anforderungen kennen

Gerade Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand sind häufig sowohl technologisch als auch finanziell auf einen Dienstleister angewiesen, der schnell auf veränderte Situationen reagieren kann. Um neue Geschäftsmodelle umzusetzen, wird eine IT benötigt, welche die Funktionalität zu möglichst geringen Kosten bereitstellt. Viele Firmen haben noch kein Konzept entwickelt, um Cloud-Services sicher in ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. Es ist entscheidend, die eigenen Anforderungen zu kennen, denn nur dann lassen sich standardisierte Public Cloud Services mithilfe von Templates anpassen. Noch führt der Weg dahin viele Unternehmen über eine Managed Private Cloud.