Software Asset Management ganzheitlich einsetzen

Viele Unternehmen nutzen Software Asset Management (SAM) weiterhin nur als taktische Maßnahme. Sie halten damit dem Druck von Audits und Compliance stand. Das Bild wandelt sich jedoch langsam aber stetig: SAM steigt allmählich zur Chefsache auf.

Laut einer aktuellen Gartner-Analyse rücken hierbei die Qualität der IT-Prozesse sowie ein konkreter Beitrag des Lizenzmanagements zur Wertschöpfung in den Fokus. Die klassischen Triebfedern Audit und Compliance stehen nicht mehr allein im Zentrum. Ähnliche Umfragen bei CIOs und anderen IT-Verantwortlichen ergeben ein vergleichbares Bild. Für viele gehört SAM zu den Top 5 der aktuellen IT-Themen.

Zwar genießt SAM dadurch höhere Priorität, wird aber auch immer komplexer. Virtualisierung, neue Lizenzmetriken und Vertragsformen der Hersteller sowie Cloud-Lösungen verkomplizieren das Lizenz-Management zunehmend. Unternehmen und Behörden mit mehr als 250 PC-Arbeitsplätzen stehen vor der Herausforderung, die Übersicht zu behalten – nicht nur, um in Hersteller-Audits zu bestehen und Strafzahlungen zu vermeiden. Die Sichtweise wäre zu kurz gegriffen.

Lizenzbilanz für zusätzliche Wertschöpfung nutzen

Die reine Lizenzbilanzierung, das “Zählen, Messen und Wiegen” der Softwarelizenzen und -Anwender, bildet weiterhin das nötige Fundament. Darauf bauen ganzheitliche Konzepte auf, die in konkreter Wertschöpfung beim SAM-Anwender münden. Insbesondere im Zusammenspiel mit den IT-Dauerbrennern Cloud Readiness und Security sowie der häufig fehleranfälligen Datenbank-Lizenzierung (zum Beispiel SQL) kann SAM Mehrwert generieren. Es entwickelt sich vom reaktiven, taktischen zum proaktiven, strategischen Instrument.

Wer mit SAM Mehrwert erzeugen will, sollte ein Stück zurücktreten und sich einen Überblick über das Lizenzmanagement als Gesamtes verschaffen. Dafür bietet sich der Workshop eines erfahrenen SAM-Beraters in der Anwenderfirma an. Mithilfe des Workshops wird die Ausgangssituation der Firma analysiert. Auch die Ziele des Unternehmens werden abgesteckt.

Weitere entscheidende Fragen sind: Welche Geschäftsmodelle will die Firma umsetzen und wie sollen IT- und Unternehmensstruktur darauf ausgerichtet werden? Das zukünftige SAM unterstützt diese Vorhaben anschließend mit zielgerichteten Maßnahmen und einer klaren Planung.

Der nächste Schritt auf dem Weg zum neuen SAM sind technische und kaufmännische Analysen. Damit werden alle Installationen und Zugriffe der Infrastruktur inventarisiert sowie [/caption]

Wer mit SAM Mehrwert erzeugen will, sollte ein Stück zurücktreten und sich einen Überblick über das Lizenzmanagement als Gesamtes verschaffen. Dafür bietet sich der Workshop eines erfahrenen SAM-Beraters in der Anwenderfirma an. Mithilfe des Workshops wird die Ausgangssituation der Firma analysiert. Auch die Ziele des Unternehmens werden abgesteckt.

Weitere entscheidende Fragen sind: Welche Geschäftsmodelle will die Firma umsetzen und wie sollen IT- und Unternehmensstruktur darauf ausgerichtet werden? Das zukünftige SAM unterstützt diese Vorhaben anschließend mit zielgerichteten Maßnahmen und einer klaren Planung.

Der nächste Schritt auf dem Weg zum neuen SAM sind technische und kaufmännische Analysen. Damit werden alle Installationen und Zugriffe der Infrastruktur inventarisiert sowie detaillierte Vertrags- und Lizenzdaten gesammelt. So hat man die nötige Datenbasis für das weitere Vorgehen. Für eine spätere Optimierung sollten diese wertvollen Informationen festgehalten werden. Diese Vorgehensweise kann dann jederzeit wiederholt werden.

Anschließend stellen SAM-Experten kaufmännische und technische Daten gegenüber und fertigen eine Lizenzbilanz an. Eine ganzheitliche Betrachtungsweise endet jedoch nicht an diesem Punkt. Vielmehr gilt es nun, aus den erhobenen Daten echte Mehrwerte zu generieren. Die Ergebnisse können zum Beispiel als Informationsquelle für einige Trendthemen der IT genutzt werden, die auf den ersten Blick vermeintlich gar nicht so viel mit SAM zu tun haben

SAM holt die IT aus dem Schatten

Einer dieser IT-Trends ist naturgemäß die Cloud. Der Bedarf der Anwender an nutzerfreundlichen Diensten steigt ständig und Cloud-Produkte bieten häufig einfache Lösungen an. Um den Bedarf der Anwender zu decken und Wildwuchs zu vermeiden, brauchen Unternehmen durchgängige Nutzungskonzepte.

Denn Schatten-IT kann ganz leicht entstehen, etwa wenn Mitarbeiter eigenständig Testversionen von Microsoft Azure installieren, Dropbox als Speicherplatz nutzen oder geschäftliche E-Mails auf privaten Endgeräten über Office 365 abrufen. Eine Analyse der durch das SAM-Projekt ohnehin vorliegenden Daten deckt auf, warum die Mitarbeiter so vorgehen. Anschließend kann man angemessen auf den Bedarf reagieren, indem man beispielsweise Systeme konsolidiert und Standard-Lösungen definiert.

Weiterer Mehrwert von SAM ist es, Sicherheitslücken aufzudecken. Dazu gleichen SAM-Experten verschiedene Datenquellen ab, um Verstöße gegen Standards und Sicherheitsrichtlinien zu finden. Bei diesen kann es sich um unerwünschte oder risikobehaftete Software-Installationen handeln. Auch ganze Netzsegmente und Client-Server-Strukturen, die neben dem offiziellen Prozess aufgesetzt wurden, stellen Sicherheitslücken dar.

In einem ganzheitlichen Ansatz wird ein bedarfsgerechtes Cloud-Konzept erarbeitet. Dieses berücksichtigt mithilfe der erhobenen SAM-Daten neben Infrastruktur- und Lizenzdaten den Anwendungsfall der Mitarbeiter sowie bestehende oder angestrebte Sicherheitsrichtlinien. So erkennt das Unternehmen zum einen, ob es mit der aktuellen IT-Infrastruktur den Schritt Richtung Cloud gehen kann oder ob es dazu noch zusätzliche Maßnahmen ergreifen muss. Zum anderen ermöglicht es dieses Vorgehen, sinnvolle Security-Konzepte zu konzipieren, zu etablieren und umzusetzen.

SAM-Daten nehmen die Hürden auf dem Weg zur SQL-Konsolidierung

Auch Datenbanken bergen Risiken, haben aber ebenso Potenzial. Mithilfe der erhobenen SAM-Daten kann man bei anstehenden IT-Entscheidungen – beispielsweise vor einem SQL-Konsolidierungsprojekt – einige Hürden nehmen. Detaillierte Analysen und Performance-Messungen zeigen Auslastung und Kapazität. Relevant sind hier auch der Anwendungsfall des Unternehmens sowie die lizenzrechtliche Betrachtung des Systems. All diese Informationen fließen in die Erarbeitung von Szenarien ein, die den technisch, ökonomisch und lizenzrechtlich sinnvollsten Konsolidierungsansatz aufzeigen.

Ein umfassender SAM-Ansatz kann also einen Beitrag zur IT und zum Unternehmenserfolg leisten. Wesentlicher Faktor ist hierbei die geschickte Verarbeitung bereits erhobener Daten. Voraussetzung ist und bleibt es jedoch, sich vorab Gedanken über ein ganzheitliches Konzept zu machen. Nur so kann aus SAM ein zielgerichtetes Instrument werden, das nicht nur äußerem Druck unterliegt.