So sieht der digitale Alltag in deutschen Büros aus

E-Mail, Tabellen-Programme und handschriftliche Notizen sind die meistgenutzten Tools in deutschen Büros. Das geht aus einer von Wrike, einem Anbieter von Collaboration-Software beim Befragungsdienstleister One-Poll in Auftrag gegebenen repräsentativen Umfrage hervor. Dabei wurden einmal nicht die Chefetage oder Digitalisierungsstrategen, sondern die Mitarbeiter in Firmen direkt nach ihrer Einstellung zur Digitalisierung, ihren Erwartungen und ihrem konkreten Arbeitsalltag heute gefragt.

E-Mails sind einerseits das meistgenutzte Tool, andererseits nach Auffassung der Befragten auch die größte Plage: 40 Prozent sind der Ansicht, dass E-Mail sie eher daran hindert, ihre Arbeit produktiv zu erledigen als dass sie ihnen dabei hilft.

Allerdings haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge zu entscheiden, mit denen sie ihre Aufgaben erledigen wollen. In über 60 Prozent der Fälle bestimmt die IT-Abteilung darüber. Bei 24 Prozent gibt der Bereichs- oder Teamleiter vor, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone verwendet werden sollen. Mit diesen Vorgaben ist mehr als jeder fünfte Befragte allerdings nicht glücklich: 21 Prozent der Mitarbeiter wünschen sich bessere Hilfsmittel. Nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung rangiert dieser Aspekt damit auf Platz vier der Wunschliste in dem von Wrike publizierten “Digital Work Report“.

Im Durchschnitt werden von den Mitarbeitern in deutschen Büros etwa fünf IT-Tools genutzt. Rund sieben Prozent der Befragten nutzen sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel. 45 Prozent der Befragten haben angegeben, dass gegenüber dem Vorjahr die Nutzung digitaler Hilfsmittel leicht zugenommen hat, 15 Prozent konstatieren sogar eine signifikante Steigerung.

Dem Trend sehen die Befragten mehrheitlich positiv: 74 Prozent gehen davon aus, dass die Einführung und Nutzung digitaler Werkzeuge sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen hat. 57 Prozent haben bereits festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und weitergegeben werden. Über 50 Prozent bemerkten, dass es durch die fortschreitende Digitalisierung einfacher ist, von einem anderen Standort als dem eigentlichen Büro oder von Zuhause aus zu arbeiten. 48 Prozent glauben, dass die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit erhöht.

Da die Umfrage in identischer Form wie in Deutschland auch in Frankreich und Großbritannien durchgeführt wurde, lassen sich auch die Ergebnisse der Länder untereinander vergleichen. Dabei scheint Frankreich bei der Digitalisierung des Büroarbeitsplatzes weiter fortgeschritten zu sein scheint als Deutschland: Dort nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben (Deutschland 75 Prozent), dafür führen nur noch 25 Prozent handschriftliche Notizen (Deutschland 44 Prozent). Auch CRM-Tools (32 Prozent) kommen in französischen Büros häufiger zum Einsatz als in Deutschland (24 Prozent). Collaboration-Software ist der Umfrage zufolge in Frankreich bereits weiter verbreitet: Angebote aus dem Bereich werden dort von 24 Prozent der Befragten genutzt, in Deutschland lediglich von 17 Prozent.

“Der Digital Work Report zeigt, wie vielfältig die Technologielandschaft in Büros heute ist. Doch je uneinheitlicher die IT, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich Informations-Silos bilden und es Menschen schwerer fällt, schnell relevante Informationen zu finden”, so Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike, in einer Pressemitteilung. Filev weiter: “Dieses Problem wird gerade in Deutschland verstärkt, da hier fast jeder Zweite handschriftliche Notizen anfertigt. Kein Wunder, dass sich 23 Prozent der Befragten beklagen, dass Informationen nicht auffindbar sind und so die Produktivität ausgebremst wird.”

Auch die Befragten gehen davon aus, dass digitale Tools die Arbeitswelt in den kommenden Jahren gründlich verändern werden. Fast jeder vierte Deutsche ist überzeugt, dass Tabellenkalkulationsprogramme und E-Mail – derzeit die beiden meistgenutzten Werkzeuge – bald von den Firmenrechnern Rechnern verschwinden werden. Dass dasselbe Schicksal Instant-Messaging-Dienste in den nächsten zehn Jahren ereilt, glauben nur 8 Prozent, bei Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent) sind es jeweils nur wenig mehr. 37 Prozent der Befragten können es sich dagegen vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in zehn Jahren noch zum Einsatz kommen.

Etwas mehr Skepsis in Bezug auf neue Arbeitsplatzkonzepte legten Teilnehmer einer von Dell beauftragten Studie kürzlich an den Tag. Dort gaben 53 Prozent der Befragten an, sie könnten an einem “klassischen Büro-Arbeitsplatz am besten arbeiten.” Der Anteil derjenigen, für die E-Mail das meistgenutzte Kollaborationswerkzeug ist, ist bei der Dell-Studie nahezu genau gleich hoch (76 Prozent der Mitarbeiter). Von den dafür Befragten nutzen zudem 71 Prozent noch einen gewöhnlichen PC am Arbeitsplatz und telefonieren 78 Prozent in der Regel über den Festnetzanschluss. Nur 15 Prozent nutzen ein Tablet und lediglich 37 Prozent ein Notebook im Büro.

Dell-Managerin Ute Riester erklärte im Interview mit silicon.de zu der Studie: “Der Stellenwert der IT-Ausstattung ist gestiegen, vor allem bei den jüngeren Arbeitnehmern ist dies festzustellen. Hier wird deutlich mehr Bereitschaft signalisiert, den Arbeitgeber zu wechseln, wenn die IT-Ausstattung unzureichend ist. Dennoch ist erwähnenswert, dass 80 Prozent der deutschen Arbeitnehmer mit ihrer IT-Ausstattung zufrieden sind.”