Die Mitarbeiter auf dem Weg in die Cloud mitnehmen

Die Migration von einer On-Premises- zu einer Cloud-Lösung muss gut vorbereitet sein. Nicht nur das IT-Team, sondern alle Mitarbeiter sollten in die Prozesse eingebunden werden. Obwohl eine Transformation in jedem Unternehmen anders verläuft, gibt es einige generelle Tipps, die es Projektleitern erleichtern, die Kollegen auf dem Weg in die Cloud mitzunehmen.

Die ersten Cloud-Projekte sollten aussagekräftig, aber auch überschaubar sein. Die Teams erzielen so schnell erste Erfolge, erkennen die praktischen Vorteile der Technologie und bleiben motiviert für zukünftige Umsetzungen. Für den Beginn eignen sich eine simple Website, eine mobile App, eine API für den einfachen Datenzugriff oder Verbesserungen hinsichtlich Backup und Disaster Recovery.

Ein gutes Praxisbeispiel liefert das Hamburger Verlagshaus Gruner + Jahr (G+J). Das Unternehmen entschied sich 2014 dazu, das eigene Rechenzentrum auszulagern und durch ein hybrides Modell von extern gehosteten, privaten und öffentlichen Cloud-Diensten zu ersetzen. Das Projekt war auf drei Jahre ausgelegt und startete in Form einer Cloud-basierten Backup-Lösung von Amazon Web Services auf Basis von Amazon Simple Storage Service (S3).

Eine Backup-Lösung verschlüsselt, dupliziert und repliziert die Daten der gesamten IT-Infrastruktur. Damit ist G+J nun für den Desasterfall gerüstet. Der Programm-Manager war begeistert davon, dass die G+J-Mitarbeiter mit den flexiblen Cloud-Diensten eigene Erfahrungen sammeln konnten. Das Verlagshaus konnte so den ersten Schritt in die Cloud erfolgreich meistern.

Experimente schaffen Akzeptanz

Das Beispiel zeigt, dass die Cloud einen neuen Zugang zum Experimentieren schafft. Verantwortliche sollten eine Unternehmenskultur etablieren, die zum Experimentieren ermutigt und den Teams Zeit dafür einräumt. Die Mitarbeiter probieren Neues aus und lernen sehr viel dazu. Innovation resultiert aus Experimenten. So können Teams das nächste disruptive Produkt für ihre Branche entwickeln.

Große Anfangsinvestitionen fallen dabei weg, weil nur jene Ressourcen bezahlt werden, die auch wirklich notwendig sind. Wichtig dabei ist, dass Führungskräfte ihren Mitarbeiter gewisse Freiräume geben, um bestehende Projekte neu anzugehen und umzusetzen.

Das Experimentieren sollte natürlich nicht im luftleeren Raum stattfinden. Am Ende des Tages kommt es auf die Ergebnisse an. Dazu ist es wichtig, dass Teammitglieder in der richtigen Balance experimenteren und ihre Vorkenntnisse nutzen. Führungskräfte können dabei unterstützen, indem sie mit ihnen gemeinsam Zeithorizonte für die einzelnen Projekte absprechen. Es kommt vor, dass das Team aufgrund dieser Vorgaben Kompromisse eingehen muss. Das Team sollte vorher festhalten, wie mit diesen Mittelwegen umgegangen werden soll.

Ziele zu definieren hilft dabei, dass das Experimentieren zum Unternehmenserfolg beiträgt. Meist geben Unternehmen ihren Mitarbeiter KPIs an die Hand und beurteilen anhand dessen die jeweilige Arbeit. Dies ist ein guter Mechanismus, um einen Wandel hin zum Experimentieren zu etablieren. Die Definition von Zielen kann anhand von Trainingskursen, freiwerdenden Anteilen am Budget oder verbesserter Prozesse, die mit angepassten Cloud-Architekturen einhergehen, erfolgen.

Das gesamte Unternehmen auf die Transformation einstimmen

Wie oben beschrieben verändert sich das Unternehmen mit der Migration in die Cloud. Auch wenn viele Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten schnell erkennen und ausschöpfen wollen, gibt es vereinzelt auch Vorbehalte. Um den Übergang erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, Widerstände zu erkennen und darauf einzuwirken. Das gesamte Unternehmen sollte in die Transformation eingestimmt werden.

Es ist ratsam, die Mitarbeiter langsam an die Thematik heranzuführen und ihre Ansichten zu den anstehenden Entwicklungen anzuhören. Unabhängig davon gibt es in fast jedem Unternehmen Mitarbeiter, die sich gegen Veränderungen ganz allgemein sträuben. Führungskräfte sollten sich offen für Kritik zeigen. So verstehen sie die Bedenken der jeweiligen Teammitglieder und können identifizieren, was funktioniert und was nicht. Unnötige Konflikte kommen gar nicht erst auf.

Im Zuge des Übergangs zur neuen Kultur, die mit der Cloud einhergeht, können Unternehmen Mitarbeitern neue Rollen zuweisen. Ein Wechsel des Aufgabenbereiches ist vor allem in Bezug auf Unzufriedenheit und Zweifel der Mitarbeiter eine hilfreiche Methode. Die Möglichkeit erhöht die Mitarbeiterbindung, erleichtert es den betroffenen Mitarbeitern, die Neuerungen zu akzeptieren und in neuer Rolle mitzugestalten. Dem Unternehmen ermöglicht es, institutionelles Wissen zu behalten und möglichst keine Mitarbeiter zu verlieren. Des Weiteren ist es wichtig, dem gesamten Mitarbeiterstab das große Ganze aufzuzeigen. Wenn jeder einzelne versteht, wie sein Arbeitsbereich zum Unternehmenserfolg beiträgt, dann kann er sich für seinen Job begeistern.

Best Practices nutzen

Wenn die IT-Abteilung den Übergang in die Cloud startet, kann ein Blick zu anderen Unternehmen nicht schaden, die die Cloud bereits aktiv nutzen und die Art und Weise, wie sie ihre Mitarbeiter schulen. So können Projektleiter und Teammitglieder Anregungen mitnehmen und in das eigene Programm einbinden. Die meisten Menschen lernen von den Erfolgen und Misserfolgen anderer. Vom Austausch der Teammitglieder mit Kollegen aus anderen Unternehmen oder aber Partnern, beispielsweise auf Branchenevents, profitieren alle. Auch wenn deren Ideen sich nicht eins zu eins im eigenen Unternehmen umsetzen lassen, so bieten sie trotzdem Anregungen für die eigene Umsetzung. Und so gelingt der Weg hin zu einer Cloud-Lösung.