Mit dem Laptop auf der sonnenverwöhnten Terrasse sitzen und die Telefonkonferenz gemütlich vom heimischen Sofa aus moderieren – im Home Office ist das alles kein Problem. Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz im Büro zumindest ab und an gegen die eigenen vier Wände tauschen zu können. Nicht wenige suchen sich ihren Job sogar ganz gezielt danach aus: Einer kürzlich durchgeführten Studie des Personaldienstleisters Randstad zufolge, legen vor allem hochqualifizierte Bewerber großen Wert auf eine flexible Arbeitszeitgestaltung.
Mit einer Umstellung auf “Remote”, wie der Trend zur Heimarbeit im englischsprachigen Raum genannt wird, können Unternehmen sich von der Konkurrenz absetzen und ihre Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt deutlich steigern und so zum Beispiel topqualifizierte Fachkräfte für ihre Firma gewinnen.
Trotzdem scheuen sich die meisten Betriebe vor dem Schritt zu mehr Flexibilität. Einige fürchten den Kontrollverlust durch die räumliche Distanz zu den eigenen Arbeitnehmern. Viele wissen schlicht nicht, wie der Umstieg technisch und in der Praxis gelingen soll. Dabei ist der Abschied von den gewohnten Strukturen gar nicht so schwer. Die folgenden drei Tipps beschreiben, wie Sie Ihr Unternehmen auf “Remote” umrüsten.
Tipp 1: Die eigene Skepsis ablegen
Für Arbeitnehmer liegen die Vorteile der Heimarbeit auf der Hand: Sie können sich ihre Zeit frei einteilen, sind flexibler etwa wenn sich Handwerker ankündigen oder das Kind in die Kita gebracht werden muss und im Schnitt auch glücklicher, wie Studien belegen. So zeigt eine Umfrage des Magazins “Forbes” unter 200.000 Arbeitnehmern, dass sich Mitarbeiter im Home Office von ihrer Firma mehr wertgeschätzt fühlen und deshalb verglichen mit ihren Kollegen zufriedener mit ihrem Job sind.
Arbeitgeber tendieren jedoch dazu, beim Stichwort Home Office erst einmal an die negativen Dinge zu denken: Der Mitarbeiter ist nicht im Büro, man kann also nicht einfach mal kurz rüber gehen und mit ihm über das nächste Projekt reden. Kein spontaner Gedankenaustausch beim Mittagessen oder im Büroflur. Wie stellt man da sicher, dass der Mitarbeiter wirklich arbeitet? Leidet daheim auf der Couch nicht die Produktivität? Und: Kann man über Telefon und E-Mail überhaupt die nötige inhaltliche Tiefe und Kreativität erzielen, die gute Team-Ergebnisse ausmachen?
Die Sorgen sind nachvollziehbar, doch damit die Umstellung auf “Remote” gelingt, ist eines ganz wichtig: Legen Sie Ihre Skepsis ab! Der Umstieg auf Heimarbeit kann nur funktionieren, wenn nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch deren Chefs überzeugt sind, dass sich die Umrüstung lohnt. Damit das gelingt, sollten Sie sich immer die Vorteile in Erinnerung rufen, die “Remote” Ihrem Unternehmen bietet: Arbeitnehmer im Home Office sind produktiver, machen weniger Pausen und sind seltener krank.
Die Forscher John Roberts und Nicholas Bloom zeigten in einer in der “Harvard Business Review” veröffentlichten Studie, dass sich dieser Produktivitätszuwachs sogar in Minuten messen lässt. Sie verglichen die Arbeit von Menschen, die im Büro sitzen, mit der von Heimarbeitern, die exakt die gleichen Aufgaben verrichteten. Das Ergebnis: Die Leistung derjenigen, die am heimischen Schreibtisch arbeiteten, lag im Vergleich zu der ihrer Kollegen um ganze 13 Prozentpunkte vorne.
Tipp 2: Die richtige Technik
Kein Home Office ohne die richtige Technik. Sie muss zuverlässig sein, schnell und einfach zu bedienen. Wer jetzt Angst vor horrenden Kosten für die Umrüstung der IT und Arbeitssysteme hat, kann beruhigt sein: Kostspielige Technik wie neue Server, eine höhere Breitbandkapazität oder Datenübertragungsgeschwindigkeit sind nicht nötig, um eine funktionierende “Remote”-Umgebung zu schaffen.
Die wichtigste Technik fürs Home Office bringen die Mitarbeiter bereits selbst mit. Dazu gehören insbesondere Mobiltelefon und Laptop. Ganz nach dem Motto “Bring your own device” (BYOD) können die Mitarbeiter genau die Technik im Home Office nutzen, mit der sie vertraut sind.
Es gibt unzählige Tools, die das gemeinsame Arbeiten an Projekten auch über weite Entfernungen ermöglichen und mit denen Führungskräfte einen Blick auf die Arbeit ihrer Remote-Mitarbeiter werfen können, ohne direkt neben ihnen stehen zu müssen. Slack zum Chatten, Sococo als virtuelles Büro und internen Video-Chat, Trello für Workflows und Projektmanagement, Campfire für verschlüsselten Austausch. Und für Videokonferenz mit Kunden bietet sich die Meeting-App join.me an.
Zu den größten Hürden der digitalen Transformation zählen der mobile Zugriff auf Unternehmensdaten und Anwendungen, die Nutzung unsicherer Netzwerke und nicht verwalteter Geräte. Das geht aus dem Report „State of Digital Transformation EMEA 2019“ von Zscaler hervor. Jetzt den vollständigen Report herunterladen!
Der große Vorteil dieser Plattformen: Sie brauchen nur wenig Speicher, sind meist intuitiv zu bedienen und funktionieren überall dort, wo es eine stabile Internetverbindung gibt. Investiert werden muss lediglich, falls nicht ohnehin bereits vorhanden, in ein Windows, Apple oder Android-Endgerät mit dem jeweils neuesten Betriebssystem. Doch bei allen Vorteilen, die die technischen Helfer bieten: Sie bergen auch Risiken. Und zwar immer dann, wenn es um vertrauliche Inhalte geht.
Tipp 3: Auf die Sicherheit achten!
Der Fokus bei der Auswahl der richtigen Tools sollte deshalb nicht nur auf der Software liegen, also auf dem, was die App kann, sondern auf der Sicherheit. Unternehmen sollten nur solchen Tools vertrauen, die so programmiert sind, dass firmeninterne Daten nicht in die falschen Hände geraten. Die Technik sollte in der Lage sein, Nutzer genau zu identifizieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zum System und internen Dokumenten haben. Das gelingt etwa durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und 256-bit SSL-Verschlüsselung.
Mit einigen Schritten und kostenlosen Tools können sich Anwender effizient vor Angriffen in unsicheren WLANs schützen und Notebook, Smartphone und Tablets absichern. Die Kollegen der silicon.de-Schwestersite ZDNet.de erklären in ihrem Beitrag, wie das funktioniert.
Bei der Videokonferenz-App join.me etwa gehört zur MFA, dass jeder Konferenzteilnehmer seinen eigenen personifizierten Link erhält, der entweder vom Veranstalter oder einem Algorithmus für jede Veranstaltung neu generiert wird. Unternehmer sollten sich außerdem bewusst sein, dass viele Online-Dienste geteilte Bilder, Dokumente oder Daten auf ihren Servern speichern und bei sensiblen Inhalten deshalb zusätzliche Maßnahmen treffen oder auf die Nutzung dieser Tools verzichten.
Die Recherche, welche Tools am besten für welche Aufgaben geeignet sind und wie es um die Sicherheit bestellt ist, ist sicher eine der zeitaufwändigsten Aufgabe bei der Umrüstung auf “Remote”. Einmal eingerichtet, kommen jedoch kaum mehr Kosten auf das Unternehmen zu. Mit der fortschreitenden Digitalisierung dürfte der Umstieg außerdem immer einfacher – und notwendiger werden.
Der Standort des Büros der Zukunft? Überall.
Noch handelt es sich bei Remote um eine Nische, auf die nur wenige Unternehmen setzen. Schon in wenigen Jahren wird diese Arbeitsform jedoch stark an Bedeutung gewinnen, wenn die soge-nannten “Millennials” in den Arbeitsmarkt einsteigen – jene Generation, die um das Jahr 2000 geboren ist und mehr auf Selbstverwirklichung und eine ausgewogene Work-Life-Balance als auf Gehalt und Status setzt.
Starre Strukturen mit Anwesenheitspflicht und Arbeitszeiterfassung sind dann nicht mehr länger attraktiv. Statt an Schreibtische und Konferenzräume gebunden zu sein, wird die Belegschaft von Morgen hochflexibel, mobil und von überall auf der Welt zusammenarbei-ten. Unternehmen, die heute diesen Trend erkennen und sich darauf einstellen, werden morgen die Gewinner sein.
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Ist Homeoffice das Allheilmittel? Zwischenzeitlich wird bei IBM genau diese Arbeitsweise wieder abgeschafft, warum wohl? Für ein Unternehmen müssen die Vorteile sich auch in Zahlen messen lassen. Im Homeoffice kann die Arbeit nicht so verdichtet werden, wie im Büro, denn wer nicht da ist, kann nicht länger beschäftigt werden.