BusinessOptimizer Mail: TA stellt revisionssichere E-Mail-Ablage vor
Die ECM-Lösung für den Mittelstand von TA Triumph-Adler ist aus der Zusammenarbeit mit der Schwestergesellschaft Ceyoniq hervorgegangen. Auf Basi von deren Angebot nscale soll die revisionssichere Ablage unter Wahrung von Aufbewahrungsfristen gewährleistet sein. Das komplett durchsuchbare Archiv ermöglicht zudem auch den Aufbau einer Wissensdatenbank.
TA Triumph-Adler hat sein Angebot mit “TA BusinessOptimizer Mail” um eine Möglichkeit für die revisionssichere E-Mail-Ablage erweitert. Gleichzeitig entsteht damit eine recherchierbare E-Mail-Datenbank und wird laut Anbieter der Mail-Server entlastet. Die Software basiert auf dem Produkt nscale des Triumph-Adler-Schwesterunternehmens Ceyoniq Technology. Der Anbieter positioniert es als Basis für ein umfangreicheres ECM- beziehungsweise DMS-System.
TA BusinessOptimizer Mail soll zunächst einmal Konformität mit den rechtlichen Anforderungen im geschäftlichen E-Mailverkehr herstellen. Dazu werden geschäftlich relevante E-Mails zunächst einmal rechts- und revisionssicher archiviert. Laut Triumph-Adler werden GoBD, AO, HGB und GoBS eingehalten. Außerdem wird die nachträgliche Veränderung von Mails ausgeschlossen und lassen sich E-Mails gegeben falls zur Beweismittelübergabe exportieren.
Die Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs ist seit Anfang des Jahres gesetzlich verankert. Unternehmen ohne revisionssicheren Lösung droht erheblicher Ärger, wenn bei einer Betriebsprüfung fehlende Auskunftsfähigkeit festgestellt wird.
Im zweiten Schritt verspricht TA, aus dem E-Mail-Archiv eine “E-Mail-Wissensdatenbank” erstellen zu können, das sich durch Anmerkungen zu Rechnungen, Vertragsabsprachen, Bestellungen oder Preislisten auszeichnet. Anwender können dabei festlegen, ob alle Mails archiviert werden sollen (sogenannte Journaling-Funktion), oder nur ein bestimmter Teil (Postfacharchivierung). Eine Wiederherstellungsfunktion soll dazu beitragen, etwa nach einem E-Mail-Server-Ausfall schnell wieder ohne Informationsverluste weiterarbeiten zu können.
TA BusinessOptimizer Mail arbeitet nicht auf dem Mail-Server, sondern überträgt E-Mails und deren Anhänge in das eigene Archivsystem. Dort wird dann auch die Suche angewendet und von dort kommen auch die Informationen zur E-Mail-Wiederherstellung. Die abgelegten Mails und ihre Anhänge lassen sich mit TA BusinessOptimizer Mail per Volltextsuche sowie anhand von Parametern wie Betreff, Datum, Dateiformat oder Adressat durchsuchen.
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Die “Single-Instance-Speicherung” entlastet laut Anbieter zudem den Mail-Server. Mit ihr werden zum Beispiel bei E-Mails mit mehreren Empfängern identische Inhalte im Anhang erkannt und nur einmal abgelegt. Außerdem archiviert TA BusinessOptimizer Mail ausschließlich E-Mails, die den Spam-Filter passiert haben. So soll dafür gesorgt werden, dass im Archiv keine unerwünschten Mails vorhanden sind.
Laut Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei TA handelt es sich beim BusinessOptimizer Mail nicht um ein aufwändiges Enterprise Content Management, die Software biete aber für den Bereich E-Mail dennoch die wichtigsten Funktionen eines ECM. “Auf Wunsch können Anwender die Software natürlich jederzeit zu einem vollwertigen ECM erweitern”, so Stammer weiter. Angaben zu Kosten und Implementierungszeiten hat das Unternehmen noch nicht gemacht. Angebote können Interessenten über den über die Website ermittelbaren geographisch nächstgelegenen Ansprechpartner erhalten.
