Migration auf SAP S/4HANA: noch “Nice to have” oder schon Pflichtprogramm?

Der Nachfolger der aktuellen Business Suite von SAP verspricht zahlreiche Vorteile und einen Schub in Sachen Digitalisierung. S/4HANA lockt mit Echtzeitanalysen, Big-Data-Szenarien und optimaler Unterstützung für das Internet of Things (IoT). Doch brauchen Unternehmen diese Optionen wirklich? Muss jeder Betrieb wirklich auf die Cloud-Lösung setzen, um am Ball zu bleiben? Und kann ein solider Mittelstand nicht auch ohne diese Features im Wettbewerb bestehen?

Der Support läuft noch bis 2025 – bleibt da nicht noch genug Zeit für die Transformation?

Betrieb der laufenden Systeme, Behebung von Fehlern und Störungen, Anwendersupport zu Soft- und Hardware: Das Daily Business gibt den meisten IT-Verantwortlichen nicht den Raum, sich mit Themen zu beschäftigen, die nicht wirklich wichtig und dringend sind. Geht es beispielsweise um die Migration auf S/4HANA, schieben viele Unternehmen die konkrete Umsetzungsplanung auf die lange Bank.

Dabei verkennen die meisten, dass die Transformation ein aufwändiger Prozess ist, der sich nicht innerhalb von ein paar Wochen abschließen lässt. Vom Proof of Concept für die konkrete Maßnahmenplanung über das Housekeeping – also das Aufräumen der Altdaten zur Verschlankung der Informationsbasis – bis hin zur Migration in die Cloud und den Betrieb des neuen Systems können Jahre vergehen. Bei besonders komplexen Strukturen können es sogar viele Jahre werden.

Etliche Unternehmen brauchen dabei externe Unterstützung, was zusätzlichen Zeitaufwand in der Planungsphase für die Auswahl des geeigneten Partners bedeutet. Und auch nach der Transformation ist die Arbeit nicht vollständig erledigt, denn es gibt stets Prozesse, die weiter optimiert werden können, um die Effizienz im laufenden Betrieb zu steigern und damit Ressourcen für andere Themen freizusetzen.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren sind Unternehmen gut beraten, sich schnellstmöglich konkret mit der Migration auseinanderzusetzen und nicht auf das Auslaufen des Supports Ende 2025 zu warten. Zudem verhindern sie so, dass sie den Anschluss zu anderen Marktteilnehmern verlieren, die schon jetzt transformieren und ihre Systeme so weiterentwickeln, dass sie zu den alten eventuell nicht mehr kompatibel sind.

Mein Unternehmen ist klein, warum sollte die Migration heute schon Thema sein?

Für Mittelständler mit ERP-Ein-System-Landschaften ist die Transformation weniger aufwändig als für Konzerne mit komplexen Strukturen. Dennoch gibt es auch für kleine oder mittelständische Betriebe genügend Gründe, den Wandel frühzeitig anzugehen: Optimierung, Digitalisierung und Wettbewerbsvorteile sind die wesentlichen.

Häufig haben sich bei ihnen in den über Jahre gewachsenen Strukturen umständliche Work-Arounds oder ineffiziente Abläufe eingeschlichen. Auch die Releasestände sind meist nicht mehr aktuell. Das Migrationsprojekt bietet die Chance, mit diesen Altlasten aufzuräumen und die IT-Strukturen im Unternehmen generell zu optimieren. So lassen sich Effizienz steigern und Kosten sparen, weil Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden können.

Dieser Effekt verstärkt sich, wenn das Unternehmen den Wechsel auf S/4HANA aus der Cloud zum Anlass nimmt, die Strukturen generell zu modernisieren und in die “Wolke” zu verlagern. So profitieren auch andere Bereiche und die Organisation kann als Ganzes einen großen Schritt in Richtung “Digital Company” gehen. In einer Welt, in der Partner, Dienstleister und Wettbewerber sich immer schneller weiterentwickeln, ist dies auch für Mittelständler wichtig.

Laut einer PAC-Studie haben bereits 41 Prozent der deutschen Unternehmen ab 1000 Mitarbeiter konkrete Pläne, innerhalb der nächsten Jahre SAP S/4HANA einzuführen oder befinden sich bereits in diesem Projekt. Wer den Anschluss nicht verlieren möchte und daran interessiert ist, mit den anderen Marktteilnehmern Schritt zu halten, tut gut daran, die Transformation zeitig in Angriff zu nehmen.

Die Transformation ist teuer und stört den laufenden Betrieb – warum also starten?

Der Wechsel zu SAP S/4HANA und ein damit verbundenes Digitalisierungsprojekt lässt sich nicht ohne finanziellen und zeitlichen Aufwand stemmen. Doch das Einsparpotenzial und die Effizienzsteigerungen, die durch die Veränderungen gewonnen werden können, wiegen diese Investition bei Weitem auf. Eine Forrester-Studie zeigt auf, dass Unternehmen ihre IT-Betriebskosten um rund 37 Prozent senken können. In unseren Gesprächen berichten Firmen von 65 Prozent schnelleren Monatsabschlüssen und 86 Prozent schnelleren Real-Time-Analysen.

Die individuellen Einsparpotenziale lassen sich im Rahmen eines Design-Thinking-Workshops gut ermitteln. Auch die Störung des laufenden Betriebs reduziert sich bei einer professionellen Herangehensweise – unterstützt durch einen erfahrenen Partner – auf ein Minimum. 87 Prozent der Unternehmen lassen sich durch externe Spezialisten bei der Migration unterstützen, wissen die Experten von PAC. Dabei planen 37 Prozent der Betriebe, für die S/4HANA relevant ist, die Transformation in einem Schritt.

Das ist ein komplexes Unterfangen, das gar nicht sein muss: Der Weg lässt sich sinnvoll in verschiedene Etappen aufteilen, sodass stets nur ein Teil des Unternehmens von Veränderungen betroffen ist und die Organisation sich nicht mit einem Mammutprojekt übernimmt. Eine stufenweise Migration sorgt zudem bei allen Beteiligten für Motivation durch erreichbare Zwischenziele.

Aus diesem Grund entscheiden sich laut PAC-Analyse 47 Prozent der transformationswilligen Firmen auch für die schrittweise Umstellung über die SAP Business Suite powered by SAP HANA oder über die SAP HANA Enterprise Cloud.

Wie findet man einen belastbaren Business Case, an dem man sich orientieren kann?

Tatsächlich fehlen den meisten Unternehmen harte Fakten zu den Chancen und Risiken der Migration auf SAP S/4HANA. Das mindert die Motivation damit zu starten. Um den eigenen Business Case zu gestalten, können Entscheider sich mit verschiedenen zusätzlichen Informationen einen Eindruck davon verschaffen, was die Transformation konkret bedeutet: anhand von Analystenaussagen oder beispielsweise durch einen Blick auf Projekte anderer Unternehmen, die diesen Prozess bereits hinter sich haben.

Von solch praktischen Anwendungsfällen können Firmen viel über die Herausforderungen und Möglichkeiten erfahren. Die Ergebnisse lassen sich auf das eigene Vorhaben übertragen, um Fehler zu vermeiden und von Lessons Learned zu profitieren. Dabei hilft außerdem die Zusammenarbeit mit einem externen Beraterteam, das bereits unterschiedliche Unternehmen auf dem Weg zu SAP S/4HANA begleitet hat und weiß, worauf es bei einer Migration ankommt.

Für eine sichere Ende-zu-Ende-Betreuung setzen Unternehmen idealerweise auf einen Service Provider, der nicht nur die SAP-Transformation unterstützt, sondern auch darüber hinaus in Digitalisierungsfragen mit Beratung, Strategie und Umsetzung zur Seite stehen kann. Ein solcher Anbieter kann mit der richtigen Infrastruktur Kunden die Möglichkeit bieten, SAP aus der Cloud unverbindlich zu testen und dann zu entscheiden, welche Funktionen in welcher Reihenfolge in den eigenen Betrieb übernommen werden.

T-Systems bietet für die Transformation von SAP und anderen Anwendungen in die Cloud den sogenannten Cloudifier an: Ein Assessment zum Festpreis bewertet die jeweilige Applikation und definiert den Migrationsprozess, bevor sie anschließend nach standardisierten Abläufen in bedarfsgerechtem Umfang in die Wolke transformiert wird.

Wie steuert man sicher mit SAP und der Cloud in die Zukunft?

SAP hat sich zum Cloud-basierten Anbieter entwickelt und auch Anwenderunternehmen kommen um die Wolke nicht mehr herum. Laut PAC-Studie haben jedoch rund 80 Prozent der Unternehmen Bedenken bezüglich der Daten- und Rechtssicherheit. Doch mit der richtigen Technologie müssen sie nicht auf maximale Sicherheit verzichten.

Wer seine Systeme in einer Cloud-Umgebung betreiben lässt, die aus leistungsstarken deutschen Rechenzentren nach strengsten Security- und Compliance-Vorgaben bereitgestellt wird, ist bestens gerüstet. Ein Data Center, das bis zu 99,95 Prozent Verfügbarkeit gewährleistet, Full Disaster Recovery sicherstellt und mit TwinCore-Technologie sowie umfangreichen physischen und digitalen Security-Maßnahmen abgesichert ist, kann kein Unternehmen zu realistischen Kosten selbst aufbauen.

Daher lohnt es sich, auf einen Partner wie T-Systems zu vertrauen, der die Ende-zu-Ende-Verantwortung für einen stabilen Betrieb übernimmt und umfassend beraten kann. Denn auch die richtige Orchestrierung der Clouds ist erfolgsentscheidend. Fakt ist: Hybride Landschaften werden zum Grundstein der Digitalisierung. Der Weg geht in Richtung Multi-Cloud-Plattformen, die preisgünstig, flexibel und skalierbar hinsichtlich Infrastruktur, Performance und Betriebsmodell eingesetzt werden.

Wie das konkret aussehen kann, zeigt das Beispiel eines international aktiven, von Akquisitionen geprägten Unternehmens. Um auf der einen Seite hochdynamisch zu agieren und auf der anderen Seite in diesem volatilen Umfeld den Berichtspflichten nachzukommen, setzen viele solcher Organisationen auf SAP. Das kann dann folgendermaßen aussehen: Die Zentrale nutzt eine Private Cloud und bindet die weiteren Unternehmen über ein SAP-Template an, das in einer Public Cloud betrieben wird.

Das zentrale System erhält somit Zugriff auf die Geschäftsdaten der Tochterfirmen und kann diese für Auswertungen und Berichte nutzen. Bei Abspaltungen von Unternehmensbereichen lässt sich die Integration auch IT-mäßig leicht wieder rückgängig machen. Dieser hybride Ansatz ermöglicht einem solchen Betrieb eine hohe Flexibilität – wenn er richtig und ausfallsicher gemanagt wird.

Fazit

Mit einem erfahrenen Berater können Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche oder aktueller Infrastruktur – den Weg in die Cloud und die Transformation zu SAP S/4HANA erfolgreich meistern. Diese Weiterentwicklung ist erforderlich für jeden Betrieb, der auch morgen noch wettbewerbsfähig sein und sich nicht von agileren Konkurrenten abhängen lassen will. Wer früher startet, bleibt vorne.