Nutzen mobiler SAP-Anwendungen sicherstellen

Investitionen in Industrie 4.0 rechnen sich, das dynamische Verknüpfen von Software, Mechanik und Informationen automatisiert längst nicht mehr nur Fertigungsprozesse. Vielmehr nutzen Unternehmen die Vernetzung dazu, ihre Produkte und Services zu individualisieren. Außerdem arbeiten sie profitabler. Im Zuge dieser voranschreitenden 4.0-Industriealisierung setzen viele Branchen verstärkt und vielseitig Mobility-Lösungen ein. Ein gutes Beispiel ist der Außendienst, der seine Aufgaben längst nicht mehr mit Papier und Stift angeht. Apps für mobile Geräte und der effiziente Einsatz von Smartphone, Tablet & Co. gehören zu den Kernelementen bei der Einführung digitaler Prozesse.

Die Vorteile einer mobilen App gegenüber der manuellen Datenerhebung lassen sich nicht von der Hand weisen: Sie verringern den Erfassungsaufwand, steigern die Datenqualität und machen Prozesse und Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst transparenter, flexibler und schneller. Infolgedessen sind Techniker im Kundenservice und in der Instandhaltung produktiver unterwegs. Heute verbindet sich mit einer guten Mobility-Software zudem die Daten-Synchronisation im SAP-System.

Klar strukturiert Hindernisse umschiffen

Der konkrete Nutzen einer mobilen Lösung hängt jedoch vom Einsatzszenario ab. Unternehmen, die mobil werden wollen, müssen im ersten Schritt definieren, was die mobile SAP-Lösung alles leisten soll. Die Wünsche sollten sich auch unter wirtschaftlichem Aspekt als nützlich erweisen. Denn wenn eine wirtschaftliche Analyse das Projekt legitimiert, entstehen viele Hindernisse in der Umsetzung erst gar nicht.

Am Ende der wirtschaftlichen Betrachtung steht die Gewissheit, wann die Anwenderfirma bei einem Mobility-Projekt den “Return on Investment” (ROI) erreicht. Wesentliche Kennzahlen wie Kosten, Umsatz oder Marge tragen dazu bei, den Nutzen einer mobilen App valide zu berechnen: Dabei sollte der Kennzahlen-Vergleich mit der bisher angewandten Arbeitsweise deutlich zugunsten der neuen mobilen App ausfallen. Zudem liefern Faktoren wie Mitarbeiterzahl im Außendienst, Aufträge pro Mitarbeiter am Tag, zeitliche und inhaltliche Auftragsplanung sowie Verhältnis Innen- zu Außendienstmitarbeiter eine gute Orientierung, ob sich ein Projekt rechnet und forciert werden sollte. Fällt das ROI-Ergebnis nicht so aus wie geplant, lässt sich frühzeitig nach Alternativen suchen oder die Lösung individualisieren.

Mobiler Kundenservice besser in Fahrt

Am Ende einer ROI-Analyse steht eine konkrete Zahl. Wie sich diese ergibt, soll ein Beispiel aus Kundenservice und Instandhaltung demonstrieren. Als gegeben setzen wir voraus, dass die mobile Lösung alle Wünsche der Anwenderfirma an Benutzerfreundlichkeit, hohe Datenqualität und transparente Prozesse erfüllt. Unsere Beispiel-App soll vor allem helfen, eine stets wiederkehrende Frage besser zu beantworten: Wie oft pro Woche fährt ein Außendienstmitarbeiter einen Einsatzort ein zweites Mal an, weil ihm die Ersatzteile nicht rechtzeitig vorliegen?

Als Bezugsgrößen gehen 100 Mitarbeiter, die im Schnitt 48 Wochen im Jahr arbeiten, in die Berechnung ein. Ein Mitarbeiter ist im Durchschnitt 25 Kilometer zum Einsatzort unterwegs. Die veranschlagten Kosten für die Anfahrt liegen im Beispiel bei 0,5 Euro pro Kilometer. Fällt bei jedem Außendienstler eine Zweitanfahrt pro Woche an, schlägt das mit 120.000 Euro pro Jahr als Zusatzaufwand zu Buche. Realistisch angenommen, reduziert unsere App die Quote der Zweitanfahrten jedes Mitarbeiters pro Woche von 1 auf 0,6. Dadurch schrumpft die finanzielle Mehrbelastung auf 72.000 Euro jährlich. Alleine bei dem Posten Fahrtkosten kann das Unternehmen also 48.000 Euro pro Jahr einsparen.

Durch die verringerte Quote an Zweitbesuchen spart die Anwenderfirma natürlich auch Arbeitszeit ein – ein Faktor, der auch in die ROI-Betrachtung eingehen sollte. Für unser Beispiel rechnen wir mit einem internen Vollkostensatz von 30 Euro pro Stunde und einer 60-minütigen Hin- und Rückfahrt. Daraus ergibt sich ein weiterer Einspareffekt von 57.600 Euro pro Jahr. Zusammen stellen sich also mehr als 100.000 Euro jährliche Einsparung für das Unternehmen ein.

Was den ROI beeinflusst

Unser Beispiel hebt brachliegendes Sparpotenzial. Führt eine Anwenderfirma eine App ein, erwartet sie selbstverständlich, dass ihre Mitarbeiter schneller und präziser arbeiten. Interessant ist hierbei die Frage: Skaliert die höhere Effizienz mit der Mitarbeiteranzahl? Die Antwort ist eindeutig: ja. Je mehr mobile Anwender gleiche Anwendungsfälle bearbeiten, umso schneller amortisiert sich die Investition. In der Praxis hat sich gezeigt, dass sich der ROI kurzfristig – in zwei oder drei Jahren – einstellen kann, wenn mindestens 30 bis 40 Anwender die mobile App nutzen.

Wann der ROI erreicht wird, hängt neben den einmaligen Investitionen auch von laufenden Betriebsausgaben für Hardware-, Software- oder Cloud-Nutzung ab. Auch der interne Aufwand, den die Anwenderfirma stemmen muss, um die mobile Lösung und den Benutzer-Support zu realisieren, spielt an dieser Stelle eine Rolle. Zudem verursacht ein Mobility-Projekt einen großen Teil der Kosten lange bevor seine Inbetriebnahme startet. Und das, obwohl sich der volle Nutzen einer mobilen App erst nach einem kompletten Roll-out einstellt. Bezieht man dies vor Umsetzung bereits in die ROI-Betrachtung mit ein, ergeben sich jedoch keine bösen Überraschungen im Verlauf des Projekts.

Die ROI-Analyse zum Erfolg machen

Aus unseren Erfahrungen ergibt sich, dass Nutzer ihre mobilen Geschäftsanwendungen fünf bis acht Jahre lang einsetzen. Wirtschaftlich rentabel wird es ab dem zweiten oder dritten Jahr, lautet in der Regel das Ergebnis einer ROI-Analyse. In dem Zeitraum amortisieren sich alle Ausgaben von der Investition bis zu den Betriebskosten. Die Aussicht auf den wirtschaftlichen Erfolg müssen Unternehmen jedoch absichern. Nur wessen ROI-Berechnung eine technische Neuentwicklung der mobilen Anwendung nach drei oder vier Jahren berücksichtigt, ist gegen schnell auslaufende Hardware und Betriebssysteme gewappnet.

Wem das nicht ausreicht, der kann auf eine Multiplattform-Strategie setzen. So führt ein späteres Umsteigen auf eine andere Endgeräte-Plattform nicht in die Kostenfalle. Oder man legt sich von vornherein auf standardisierte Kommunikationsprotokolle wie OData fest, um zwischen Backend und Smartphone zu vermitteln.

Was Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtert, setzt sich durch. Der Weg zum mobilen Erfolg führt daher über eine intuitiv und einfach zu nutzende Geschäftsapplikation – eine ROI-Analyse zeichnet diesen Weg wirtschaftlich nach.