Bundesnetzagentur führt elektronische Akte ein

Die Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen in Bonn stellt auf eine elektronische Aktenführung um. Den Auftrag für das rund 3,5 Millionen Euro teure Projekt bekommt die Bietergemeinschaft aus der adesso AG und der TechTalk GmbH.

Die elektronische Aktenführung wird zunächst in der Abteilung für die Umsetzung des “Netzausbaubeschleunigungsgesetzes Übertragungsnetz (NABEG)” eingeführt. NABEG dient als Grundlage, um den Ausbau der Höchstspannungsleitungen bundesweit zu beschleunigen und das Stromnetz effizient und umweltverträglich für die geplante Energiewende auszubauen.

Damit stellt die Bundesnetzagentur die eigene Verwaltung auf ein durchgängig elektronisch gestütztes Dokumentenmanagement um. Zudem setzt die Bundesnetzagentur damit die Vorgaben des eGovernment-Gesetzes um. Das sieht die Einführung der digitalen Aktenführung für Bundesbehörden ab 2020 vor.

Als Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie ist die Bundesnetzagentur als selbständige Bundesbehörde für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen zuständig. Zentrale Aufgabe der Bundesnetzagentur ist es, den Wettbewerb in den Energie-, Telekommunikations-, Post- und Eisenbahnmärkten zu fördern und die Leistungsfähigkeit der Infrastrukturen in diesen Bereichen sicherzustellen.

Rund 3.000 Mitarbeiter sind in der Zentrale in Bonn und weiteren bundesweit verteilten Standorten ansässig.

Nun sollen die meist papiergebundenen Geschäftsvorgängen in der Behörde von elektronischen Prozessen abgelöst werden. Neben der Korrespondenz per Post werden in der Agentur auch Dokumente über elektronische Verfahren und Schnittstellen erzeugt, bearbeitet, gespeichert und ausgetauscht.

Hinzu kommen spezifische Fachanwendungen, die meist aus Individualsoftware oder angepassten Standardsoftware-Produkten bestehen. All diese unterschiedlichen Systeme und Verfahren müssen nun bei der Einführung der E-Akte-Einführung zusammengeführt und integriert werden.

Da bei den Prozessen der Bundesnetzagentur hohe rechtliche Verfahrenssicherheiten gefordert werden, kommt die Rechtssicherheit als weitere Anforderung hinzu.

In der ersten Phase wird das Partnerkonsortium die E-Akte in der “Abteilung 8 Netzausbau” implementieren und bis April 2018 in den Wirkbetrieb überführen. Danach soll die E-Akte in weiteren Abteilungen, Beschlusskammern, Stäben und Referaten der Behörde zum Einsatz kommen.

Der Auftrag umfasst auch die Bereitstellung erforderlicher Lizenzen sowie Dienstleistungen, Pflege und Support für vier Jahre mit einer Option zur Verlängerung um weitere zwei Jahre.

Der rund 2200 Mitarbeiter starke Dienstleister adesso und TechTalk werden innerhalb der nächsten zwölf Monaten das Dokumentenmanagement-System Acta Nova der rubicon IT GmbH, die als Subdienstleister ebenfalls an dem Projekt beteiligt ist, bei der Behörde einführen.