Revisionssichere E-Mail-Archivierung aus deutscher Cloud

CANCOM Pironet macht eine neue, revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung verfügbar. Die Lösung ist für GoBD zertifiziert und wird aus einer deutschen Cloud heraus bereitgestellt. Sämtliche elektronischen Nachrichten werden in einem im deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum des Providers gespeichert und zentralisiert abgelegt. Die Lösung integriert sich in gängige E-Mail-Lösungen wie Outlook oder Lotus.

Alle Daten werden in der Archivierungslösung nach ISO 27001-Zertifizierung im deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum von CANCOM Pironet gespeichert. Service und Support werden aus Deutschland heraus erbracht.

Die Lösung basiert technische auf der Software Doxis4 von SER Solutions und ist ab sofort verfügbar. Die revisionssicheren Archivierung von E-Mails bringt einige Anforderungen mit sich. So dürfen Dokumente nachträglich nicht änder- oder manipulierbar sein und müssen auch schnell verfügbar sein. Zudem müssen die Dokumente einzelnen Projekten oder Geschäftsabläufen zuzuordnen sein. Im Fall von steuerlich relevanten Dokumenten müssen die Vorgänge bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.

“Die unkoordinierte Ablage der elektronischen Nachrichten in den persönlichen Postfächern der Mitarbeiter führt mitunter dazu, dass rechtlich relevante E-Mails nicht innerhalb der gesetzten Fristen vorgelegt werden können und gegebenenfalls hohe Strafzahlungen drohen. Auch Geschäftsabläufe werden behindert, wenn benötigte Dokumente nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen”, erklärt Uwe Schröter, Managing Director bei Pironet Enterprise Solutions. “Mit der E-Mail-Archivierungslösung von CANCOM Pironet können sämtliche E-Mails inklusive Anhänge revisionssicher, strukturiert und kontextbezogen abgelegt und unternehmensweit auf diese zugegriffen werden.”

Die Archivierungsregeln können entsprechend den Unternehmensanforderungen für unterschiedliche Benutzergruppen festgelegt werden. Nach der automatisierten Archivierung einer Geschäftskorrespondenz besteht die Option, die abgelegten E-Mails automatisch in den Ursprungssystemen zu löschen oder durch einen Link zum Archivsystem zu ersetzen. Das entlastet den E-Mail-Server.
Die CANCOM Pironet ermöglicht auch differenzierte Konzepte, bei denen nur die elektronischen Nachrichten bestimmter Abteilungen juristisch unveränderbar abgelegt werden. Bei allen anderen E-Mails erfolgt in diesem Szenario die Speicherung zwar nicht in revisionssicherer Form, spart aber natürlich Ressourcen.

Die Lösung liefert auch eine intuitive Oberfläche und Bedienung, über die sich E-Mails sich schnell archivieren und einzelnen Geschäftsvorgängen zuordnen lassen. Dank einer Integration in Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes müssen Anwender das persönliche E-Mail-Postfach nicht zu verlassen. Für das Auffinden von entsprechenden Dokumenten können Anwender eine anpassbare Suchfunktion nutzen.

Eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung verhindert, dass die gleiche E-Mail nicht mehrfach von unterschiedlichen Empfängern im Archiv der Cloud-Anwendung abgelegt wird. Gerade bei besonders voluminösen Anhängen oder Mails an zahlreiche Adressaten wird auf diese Weise Speicherplatz eingespart.