Was der Mittelstand für die Digitalisierung wirklich braucht

“Wer nicht digitalisiert, verliert!” – Solche Botschaften finden sich massenhaft in verschiedensten Medien, in Keynotes und auf Events. Kein Wunder, denn auch wenn eine solche Aussage etwas überspitzt sein mag, enthält sie dennoch einen nicht zu verachtenden, wahren Kern. Die Digitalisierung verändert die Märkte, die Kunden und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen.

Das kann auch der Mittelstand nicht ignorieren, sondern muss die eigene Strategie in Sachen Zukunftsfähigkeit genau unter die Lupe nehmen. Was ist zu tun, um auch morgen noch wettbewerbsfähig zu sein? Welche Veränderungen stehen an, um vom traditionellen Produktionsunternehmen zum digitalen Echtzeit-Business zu werden? Und vor allem: Wie geht man die digitale Transformation wirksam an, ohne den eigenen Betrieb zu überfordern?

Das Potenzial der Cloud nutzen

Ohne die Wolke kann kein Unternehmen wirklich digital werden. Die Möglichkeiten hinsichtlich Flexibilität, Skalierbarkeit, Kostentransparenz und Vernetzung sind in keiner anderen Infrastruktur so umfassend. Das hat auch der Mittelstand erkannt und holt in Sachen Cloud-Nutzung laut Bitkom-Studie auf: Die Wolke wird inzwischen von 64 Prozent der Betriebe mit 20 bis 99 Mitarbeitern genutzt – 12 Prozentpunkte mehr als im Vorjahr. In Unternehmen mit 100 bis 1999 Mitarbeitern stieg die Nutzung um 7 Prozentpunkte auf 69 Prozent.

Doch mit diesem Schritt ist es noch nicht getan, denn eine Cloud-only-Strategie ist für die wenigsten Unternehmen wirklich sinnvoll. Es gilt, die eigenen Strukturen und Ziele zu analysieren und danach zu entscheiden, wie die gesamte IT-Infrastruktur idealerweise aufgebaut sein muss. Für die meisten Mittelständler ist eine Multi-Cloud-Umgebung ideal. In einem solchen Konzept werden Private Cloud und Public Cloud gezielt mit eigenen Rechenzentren kombiniert und zu einem multiplen Ökosystem zusammengeschlossen. So können verschiedenste Business-Herausforderungen mit der jeweils passenden Lösung bedient werden und das Unternehmen passt sich der aktuellen Situation stets dynamisch an.

Voraussetzung für eine funktionierende Multi-Cloud-Umgebung ist jedoch die professionelle Orchestrierung aller Bestandteile: Erst wenn alle Bereich ideal aufeinander abgestimmt sind, ist es möglich, Daten unkompliziert beispielsweise von den eigenen Rechenzentren in die Private Cloud oder von einer in die andere Public Cloud zu verschieben. Und sobald eine neue interessante Lösung auf den Markt kommt und in das Ökosystem integriert werden soll, darf das nicht zu einem riesigen Change-Projekt ausarten, sondern muss reibungslos im laufenden Betrieb passieren.

Dazu müssen die richtigen Schnittstellen geschaffen werden und der transparente Überblick über die Gesamtstruktur darf nicht verloren gehen. Für diese komplexe Aufgabe nutzen viele Mittelständler gern die Unterstützung externer Dienstleister, die die Technik und den Markt besser und aktueller im Blick behalten können als die eigenen IT-Verantwortlichen.

Große Datenmengen souverän managen

Eine Sonderform der Multi-Cloud-Umgebung bietet sich für solche Mittelständler an, die vor der Herausforderung stehen, immense Datenmengen an verschiedenen Orten dezentral vorhalten zu müssen. Update-Informationen für zahlreiche Endgeräte beispielsweise – das können Navigationsdaten für Fahrzeuge sein, aber auch Input für Kassensysteme oder die aktuellsten Filmstreifen für ein Kino – sind meist mehrere Gigabyte groß, müssen ab einem festgelegten Zeitpunkt an diversen (meist internationalen) Standorten zur Verfügung stehen und dürfen keinesfalls in die Hände unbefugter Dritter geraten.

Hier treffen verschiedene Anforderungen aufeinander: Verfügbarkeit, Sicherheit und Geschwindigkeit müssen ineinandergreifen. Unternehmen, die einer solchen Herausforderung mit einer Cloud-only-Strategie zu begegnen versuchen, stoßen schnell an ihre Grenzen. Der spontane Download besonders großer Datenmengen aus der Cloud ist zu riskant: Er kann an zu geringer Bandbreite scheitern, an einem Internetausfall oder an der schieren Größe des Datenpaketes.

Eine bessere Lösung für solche Aufgaben ist Secure Data Distribution. Bei dieser hybriden Struktur werden die relevanten Daten von einem Unternehmensserver bereitgestellt und von dort mittels Cloud-Technologie verschlüsselt und gesichert in ein deutsches Rechenzentrum des Anbieters übertragen. Über eigens dazu eingerichtete digitale Kanäle verschiebt das System die Daten dann zu strategisch günstigen Zeitpunkten – beispielsweise nachts oder am Wochenende, wenn die Bandbreite nicht besonders ausgelastet ist – in lokale Rechenzentren an den jeweiligen Standorten.

So stehen die Daten zum richtigen Zeitpunkt an Ort und Stelle bereit, ohne dass jemand sich händisch um den Download kümmern müsste oder ein kurzzeitiger Internetausfall stören würde. Zusätzlich sind die Informationen auf dem gesamten Transportweg mehrfach abgesichert: einerseits durch ein transparent nachvollziehbares Monitoring, andererseits durch besonders geschützte Verbindungen und komplexe Verschlüsselung. In Zeiten von Big Data und Industrie 4.0 ist Secure Data Distribution auch für den Mittelstand ein sehr wichtiges Thema und sollte daher in jedem Fall bei strategischen Überlegungen mitberücksichtigt werden.

Sicherheit im Blick behalten

Der variantenreichste Multi-Cloud-Infrastruktur-Mix ist nicht zukunftsfähig, wenn er nicht sicher ist. Security ist und bleibt eines der zentralen Themen, nicht nur in mittelständischen Unternehmen. Doch hier sind die IT-Entscheider noch besonders vorsichtig, wie der Cloud-Monitor von Bitkom zeigt. Nur 57 Prozent der KMUs fühlen sich in der Public Cloud sicher – bei den Unternehmen ab 2000 Mitarbeitern sind es 79 Prozent.

Diese Skepsis ist gut und wichtig, wenn sie nicht zur Abkehr von der Technologie führt, sondern dazu, dass sie mit Bedacht genutzt wird. Mit den entsprechenden Maßnahmen lassen sich sichere Multi-Cloud-Strukturen schaffen, betreiben und nutzen, um von den Vorteilen der Wolke zu profitieren ohne sich unnötigen Gefahren auszusetzen.

Doch eine PwC-Studie lässt etwas anderes vermuten: Die Investitionen in IT-Sicherheit lagen zuletzt bei 58 Prozent der Befragten unter 50.000 Euro jährlich. Auch angesichts allgemein schrumpfender Budgets ist das zu wenig, um ernst gemeinte Security-Konzepte zu entwickeln und umzusetzen. Selbst bei geringer oder gar keiner Cloud-Nutzung muss die Unternehmens-IT nachhaltig geschützt werden, um Risiken so gering wie möglich zu halten.

Wer sich den steigenden Zahlen an Hacker-Angriffen und Systemausfällen nicht aus eigener Kraft gewachsen sieht, sollte dringend externe Spezialisten einbeziehen und das Know-how sowie die Erfahrung etablierter Partner nutzen. Mittelständische Unternehmen setzen dabei gern auf einen zentralen Provider, der ihnen die Infrastruktur, ihre Orchestrierung sowie das entsprechende Sicherheitskonzept aus einer Hand bieten kann. So lässt sich der Abstimmungsaufwand auf ein Minimum reduzieren und über die Zeit entsteht eine tiefgehende und vertrauensvolle Partnerschaft, in der optimierte Abläufe eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.

Die Menschen nicht vergessen

Neben den vielen technologischen Fragen, die im Digitalisierungsprozess geklärt sein wollen, dürfen mittelständische Unternehmen einen wesentlichen Faktor nicht aus den Augen verlieren: ihre Mitarbeiter. Denn auch die beste Technik nutzt nichts, wenn die Menschen sie nicht optimal nutzen oder gar Veränderungen blockieren, weil sie sich vor Neuerungen erst einmal fürchten.

Eine Studie der Universität St. Gallen schätzt den finanziellen Schaden durch gescheiterte IT-Projekte in der EU auf 142 Milliarden Euro pro Jahr. Bessere Kommunikation könnte diese Kosten signifikant reduzieren. Denn wenn die Mitarbeiter von Anfang an in den Veränderungsprozess einbezogen werden, schrumpfen die Berührungsängste mit den Neuerungen und aus potenziellen Verweigerern können aktive Fürsprecher werden.

Um das zu erreichen, sollten Mittelständler eine Projektkommunikation – entweder aus internen Mitarbeitern oder aus externen Kräften – einführen, die zu jedem Zeitpunkt im Change alle Beteiligten mit den jeweils relevanten Informationen in ansprechender und motivierender Form versorgt. Von ansprechend gestalteten Broschüren über eine FAQ-Landingpage bis hin zu Kontakt-E-Mail-Adressen für Lob und Kritik ist alles denkbar.

Richtig ist, was zum Unternehmen, zum Vorhaben und zu den Mitarbeitern passt und dafür sorgt, dass auch die skeptischen Bewahrer mit ins Boot genommen werden und den Veränderungsprozess nicht blockieren. Eine digitale Transformation, die von motivierenden Kommunikationselementen begleitet wird und beispielsweise in einem Event zum Rollout ihren Höhepunkt findet, bindet alle Mitarbeiter aktiv in die Unternehmensstrategie ein und ist damit wesentlich erfolgsversprechender, als ein Alleingang der Führungsriege. Wenn alle am gleichen Strang ziehen, gelingt die Digitalisierung auch für mittelständische Unternehmen Schritt für Schritt.

Über den Autor

Dr. Ulrich Müller ist Sprecher der Geschäftsführung bei operational services GmbH & Co. KG. Die OS ist ein ICT Service Provider rund um den Rechenzentrums-, Netzwerk- und Applikationsbetrieb. Mit circa 750 hochqualifizierten Mitarbeitern und über 100 Millionen Euro Jahresumsatz entwickelt und betreibt das Unternehmen für seine Kunden Informationssysteme, sichert den langfristigen Systemsupport und die Verfügbarkeit kritischer Betriebsprozesse.

Experten und erfahrene Berater von OS planen, begleiten und steuern zudem Outsourcing-Projekte über die gesamte Projektdauer und im Zusammenhang mit branchenspezifischen Fachkenntnissen. OS betreibt in Deutschland an neun Standorten hochverfügbare, hochsichere Rechenzentren und bietet daraus rund um die Uhr standardisierte (ITIL) und zertifizierte Dienste an (DIN EN ISO 9001 und ISO/IEC 27001, SAP Advanced Hosting Partner, SAP HANA Operations Services, Microsoft Gold Certified Partner).