Unvorsichtiger Umgang mit vertraulichen Dokumenten in deutschen Büros

Im deutschen Mittelstand besteht in Bezug auf Dokumentensicherheit Nachholbedarf. Denn über die Hälfte der Büroangestellten hat regelmäßig Zugriff auf Dokumente und Informationen, die gar nicht für sie bestimmt sind. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage des Statistikportals statista im Auftrag von Kyocera. Demnach gibt es erhebliches Optimierungspotenzial beim Umgang mit vertraulichen Dokumenten wie Verträgen oder Korrespondenz. An der Umfrage nahmen von August bis September dieses Jahres 1000 Büroangestellte mit Computerarbeitsplatz teil.

Davon haben 70 Prozent oft beziehungsweise täglich mit vertraulichen Dokumenten zu tun. 53 Prozent aller Befragten gaben an, mindestens einmal pro Woche Zugriff auf Dokumente zu haben, die eigentlich gar nicht für sie bestimmt sind. Insbesondere in kleinen Unternehmen liegen derartige Dokumente häufig in Netzwerkordnern, auf die jeder oder zumindest viele Zugriff haben.

“Diese Informationen können dann nicht nur sehr leicht eingesehen, sondern auch kopiert oder weitergeleitet werden. Dies ist natürlich ein Risiko – insbesondere bei unzufriedenen oder unvorsichtigen Mitarbeitern”, kommentiert David Pütz, Produktmarketing Manager bei Kyocera.

Aber auch Drucker respektive Multifunktionssystem in Unternehmen sind der Umfrage zufolge ein Risiko. 18 Prozent der Befragten haben dort schon einmal Ausdrucke von Kollegen gefunden, die diese vergessen hatten. 28 Prozent finden im Ausgabefach sogar “oft” oder “regelmäßig” nicht für ihre Augen bestimmte Dokumente mit vertraulichen Inhalten.

Die Umfrageergebnisse bestätigten zudem die Vermutung, dass vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen Nachholbedarf in Bezug auf Dokumentensicherheit haben. In größeren Firmen sind in der Regel mit Zugriffsregeln für Netzlaufwerke, diverse Kontrollmechanismen an Druckgeräten wie dem “Follow-Me-Printing”, bei dem die Ausgabe erst bei Identifizierung an einem weitgehend frei wählbaren Drucker erfolgt oder Sicherungsmechanismen wie der PIN-Eingabe, um einen Ausdruck abzuholen zumindest die grundlegenden Vorkehrungen getroffen.

Dagegen gaben in der Umfrage 40 Prozent der in KMU mit bis zu 50 Mitarbeitern Beschäftigten an, dass in ihrem Unternehmen keinerlei Maßnahmen zur Dokumentensicherheit ergriffen wurden. In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sagten das nur 9 Prozent. Kyocera-Manager Pütz empfiehlt neben sogenannten Print-&-Follow-Lösungen auch Dokumentenmanagement-Systeme. Sie könnten Prozesse effizienter und auch sicherer gestalten.