Die DSGVO vor Augen und die Compliance fest im Blick:

Heutzutage unterliegen Unternehmenskulturen und die Formen inter- und intradisziplinärer Zusammenarbeit einem ständigen Wandel. Unternehmen, die diesen Prozess nicht aktiv begleiten und sich nicht auf dem neuesten Stand halten, sind von dieser Schnelllebigkeit akut bedroht. Eine große Herausforderung stellt dabei die teamübergreifende, gemeinsame Nutzung von Inhalten dar. Agilität geht hierbei zu oft zulasten der Datensicherheit und Compliance. Das nährt die Bildung von Schatten-IT, einer der größten Bedrohungen für Datenschutz und Integrität in modernen Unternehmen. Im nachfolgenden Gastbeitrag erklärt Per Stritich, Vice President von Box in Deutschland, dem Anbieter von Cloud Content Management, wie Unternehmen ihre Arbeit neugestalten müssen, um auch in Zukunft erfolgreich und effektiv zu arbeiten.

Cloud Content Management als Chance

Als eine der Antworten auf die Herausforderung, einerseits eine flexible und offene Kultur der Zusammenarbeit zu pflegen und auf der anderen Seite Sicherheits- und Kostenaspekte im Blick zu behalten, sind Cloud Content Management (CCM) Lösungen derzeit in aller Munde. Dank des Cloud Content Managements, können Mitarbeiter standortübergreifend und effizient an gemeinsamen Inhalten arbeiten. Dabei geht es nicht nur um die Zusammenarbeit, sondern vor allem um das Speichern und Aufbewahren von Daten und Inhalten. Werden diese nicht den neuen Anforderungen entsprechend verwaltet, wird das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 mehr zum Risiko als zur Chance.

Arbeiten in der Cloud als Vorteil

Mit der Implementierung von Cloud Content Management Tools ist der erste Schritt in Richtung für eine flexible Arbeitsweise schnell getan. Die Vorteile liegen auf der Hand: Komplexe und zeitaufwändige Teilschritte von Kommunikationsprozessen werden erheblich abgekürzt, die Backoffice-Arbeit reduziert und der Arbeitsplatz für die Mitarbeiter ungebundener. Gleichzeitig werden wichtige Informationen und Daten an einem Ort – in der Cloud – aufbewahrt, was die Verwaltung dieser Daten viel übersichtlicher macht. Was die meisten Unternehmen jetzt noch brauchen, ist die perfekte Balance zwischen diesen personalisierten Prozessen, die richtige Methode zur Erfassung und Verwaltung von Inhalten sowie eine Anpassung ihres Managementansatzes.

Das Cloud Content Management lässt sich auch als Teil eines Ganzen betrachten: Die Cloud ist ein Katalysator für eine Vielzahl anderer Innovationen, die im Laufe der Zeit das Arbeiten verändern und die wachsende Unentbehrlichkeit für Unternehmen somit verstärken. Die Einführung cloudbasierter Tools bedeutet, dass Unternehmen für all diese Innovationen gerüstet sind und ihre eigene Anpassungsfähigkeit und den reibungslosen Übergang bei fortlaufenden Technologiewechseln gewährleisten.

Cloud Content Management im Sinne der DSGVO

Soll die CCM-Lösung den Anforderungen der DSGVO entsprechen, empfiehlt es sich zunächst die Infrastruktur einzurichten. Eine vereinheitlichte Lösung hat gegenüber fragmentierten Patchwork-Systemen den Vorteil, dass alle erhobenen Daten über Kunden, Partner oder Mitarbeiter auf eine Quelle und nicht auf verschiedene Datenbanken, Betriebssysteme, Anwendungen, Plattformen, Postfächer & Co zurückgehen.

Das reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern schafft auch Übersicht in allen denkbaren Datenverarbeitungsprozesse. Die Verwaltung kann von einer einzigen Oberfläche aus zentral definiert und kontrolliert werden. Das ist in jederlei Hinsicht ratsam – generell müssen Unternehmen mit Inkrafttreten der DSGVO nämlich Richtlinien darüber definieren, in welchem Maße Daten gespeichert werden, wo sie gespeichert werden und wie lange sie auf welcher Grundlage beibehalten werden sollen. Hierfür kann auf Automatisierungsmechanismen zurückgegriffen werden, um dieser Anforderung gerecht zu werden und den Datenschutz zu vereinfachen. Neben der Zentralisierung und der Automatisierung des Datenmanagements ist auch die Verschlüsselung ein wesentliches Kriterium, das im Zuge der DSGVO in der unternehmenseigenen Infrastruktur Anwendung finden sollten. „Security by Design“ ist ein Schlüsselbegriff der Verordnung: Das Cloud Content Management muss von Grund auf mit Hinblick auf die Datensicherheit eingerichtet werden. Eine End-to-End-Verschlüsselung ist hier zwingend erforderlich. Sie reduziert die Risiken von Datenverlusten und Datenschutzverletzungen aller Anwender.

Fazit: Mit CCM effektiv und sicher arbeiten

Moderne Lösungen für das Cloud Content Management bieten mehr als reine Produktivität. Vielmehr geht es um eine völlig andere Art der Bedienung und Bereitstellung von Informationen – und das ist es, worauf es zukünftig ankommen wird. Die Weiterentwicklung der Art und Weise, wie Unternehmen auf Informationen zugreifen, verändert langfristig, wie wir arbeiten.

Die Schlüsselbegriffe hierfür lauten Zentralisierung, Automatisierung und Verschlüsselung im Sinne einer Vereinfachung und Gewährleistung der Sicherheit aller Daten und ihrer Verarbeitung. Das ist nicht nur sinnvoll, sondern angesichts des bevorstehenden Inkrafttretens der DSGVO auch zwingend erforderlich. Darin besteht für Unternehmen sowihleine Herausforderung, aber auch eine Chance: Die Verordnung ist eine Möglichkeit, das Datenmanagement zu vereinheitlichen, um als verschlankte, agilere Organisationen mit reduziertem Netzwerk an Dienstleistern, Datenzentren- und Formaten hervorzugehen. Optimieren Unternehmen ihre Cloud-Content-Management-Lösung, optimieren sie auch ihre generellen Prozesse, wodurch Dienstleistungen und Produkte für alle Beteiligten sicherer werden.