Hardware Backups: Was Start-ups warum bevorraten sollten

Die junge Kunstschreinerei, die mit CAD-Fräsen arbeitet und über das Internet in engem Kontakt zu ihren Kunden steht. Das frisch gegründete Software-Unternehmen, das seine Waren nicht nur ausschließlich übers Netz vertreibt, sondern diese auch nur digital ausliefert. Der nur wenige Monate alte Barbershop, der Terminplanung, Arbeitszeiterfassung und vieles mehr ausschließlich am PC erledigt.

Diese Liste ließe sich noch mit zahllosen weiteren Beispielen anreichern. Denn es ist eine Tatsache, dass ein Großteil aller heutigen Unternehmen im Allgemeinen und noch mehr Start-ups im Speziellen zu einem erheblichen Teil auf digitale Technik angewiesen sind. Sie ist dort nicht nur komfortabel, erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern ist zentral wichtig, um die Arbeit überhaupt ausüben zu können.

Damit steht und fällt alles mit der Qualität von Lötstellen, der Bruchfestigkeit von Kabeln, den Fertigungstoleranzen von Spulen. Und es wäre enorm riskant, keine umfangreiche Vorratshaltung zu betreiben.

Totes Kapital – aber lebenswichtig

Die wenigsten Start-ups verfügen über komfortable liquide Mittel. Daher stellt sich natürlich die Frage, warum durch eine derartige Bevorratung teils teurer Hardware viel Firmenkapital „auf Eis gelegt“ werden sollte.

Die Antwort besteht ausschließlich aus vorsichtiger Vernunft:

1. Gerade weil Start-ups vielfach keine üppigen Mittel besitzen, können sich es sich nur selten leisten, hochwertige, ausfallsichere, aber eben kostspielige Hardware anzuschaffen. Viele Start-ups basieren deshalb auf Bauteilen auf Consumer-Grade-Level. Diese können in ihrer Qualität beträchtlich schwanken und sind oft nicht für die Dauerbelastungen eines unternehmerischen Alltags konzipiert. Sie unterliegen also einem allgemein höheren Ausfallrisiko.

2. Je nach geographischer Lage des Start-ups ist es schwierig bis unmöglich, einem Ausfall mit einem raschen Neukauf zu begegnen. Oft bleibt nur der Bestellweg über das Internet. Dieser dauert jedoch auch bei schnellster Lieferung typischerweise mindestens einen (Werk-)Tag. So lange muss das Start-up auf ein womöglich zentrales Teil verzichten, ist deshalb nur eingeschränkt oder auch gar nicht mehr geschäftsfähig.

Zusammengefasst heißt das: Für Start-ups ist eine dauerhaft funktionierende digitale Hardware, zumindest aber die Versorgung mit Ersatz, lebenswichtig. Gleichsam müssen Sie jedoch wegen ihrer geringeren Mittel vielfach auf Hardware niedrigerer Qualität setzen, wodurch die Ausfallwahrscheinlichkeit erhöht ist.

Damit sind bereits die wichtigsten Gründe aufgelistet, warum diverse Hardware-Bauteile In-House bevorratet werden sollten: Dann muss bei einem Ausfall nur ins Regal gegriffen werden; die Ausfallzeit wird auf ein Minimum beschränkt. Doch was sollten Start-ups bevorraten?

1. Kaufbelege im Original

Dieser Punkt mag angesichts der Vielzahl möglicher Hardware überraschend anmuten; tatsächlich jedoch sollte es im Haus mindestens einen zentralen Aktenordner geben, in dem sämtliche Kaufbelege für Hardware abgeheftet sind – idealerweise von PC über Netzwerk bis hin zu Server und Telefonie thematisch sortiert.

Der Grund dafür ist simpel: just bei der erwähnten Consumer-Grade-Hardware erfolgen Ausfälle häufig schon nach kurzer Zeit. Je nachdem, wann es geschieht, haben Unternehmen dann unterschiedliche Ansprüche gegenüber dem Händler bzw. Hersteller.

Zwar macht es den Ausfall nicht besser, Garantie oder Gewährleistung in Anspruch nehmen zu können, wohl aber kann es den finanziellen Verlust durch den Schaden kompensieren – und nebenbei auch dafür sorgen, dass das aus dem Lager entnommene Teil rasch ersetzt wird. Denn natürlich ist es nach der Nutzung der Reserven notwendig, sofort wieder Ersatz zu beschaffen, um die Kontinuität der Absicherung aufrecht zu erhalten.

2. Netzteile

Netzteile haben die wichtige Aufgabe, die 230 Volt aus der Steckdose in eine deutlich niedrigere Spannung für Geräte und zudem meist von Wechsel- auf Gleichstrom umzuwandeln. Dabei entsteht aus physikalischen Gründen Wärme. Just diese ist es, die auch ohne Ereignisse wie beispielsweise Blitzeinschläge das Netzteil beschädigen kann.

Dabei empfiehlt sich folgende Bevorratung:

• 1 (proprietäres) Netzteil für die Server-Anlage.

• 2 (interne) Netzteile für Desktop-PCs (bitte auf eine möglichst hohe Wattzahl achten, damit auch Computer mit vielen Verbrauchern adäquat versorgt werden können).

• 2 universelle externe Netzteile mit einstellbaren Parametern und verschiedensten Anschlüssen.

• 1 Netzteil mit USB-Anschluss.

Damit sollte sich der Strombedarf sämtlicher Digitalgeräte sicherstellen lassen. Allerdings sollte wegen der heterogenen Computerlandschaft ein IT-Experte prüfen, ob es mitunter notwendig ist, noch weitere, proprietäre Netzteile anzuschaffen. Dies gilt im Übrigen auch für alle weiteren Punkte dieses Textes.

3. Kabel und Leitungen

Ein USB-Stecker streicht die Segel, weil er zu oft ein- und ausgesteckt wurde. Ein Netzwerkkabel funktioniert nicht mehr, weil ein Mitarbeiter unbeabsichtigt mit dem Bürostuhl darüber rollte. Kabel und Leitungen sind in einer Welt der Energie- und Datenströme oft die Achillesferse und sollten entsprechend umfangreich vorrätig sein:

• 3 lange USB-Kabel mit Anschlussadaptern (Micro-USB, USB-C usw.).
• 2 Universal-Stromkabel mit dreipoligem Kaltgerätestecker.
• 2 Universal-Stromkabel mit zweipoligem Kleingerätestecker.
• 10 Netzwerkkabel Cat 5 oder 6 mit montierten RJ-45-Steckern in unterschiedlichen Längen.
• 2 Anschlusskabel für Telefonhörer.

Sinnvoll ist es zudem, diese Liste durch zwei hochwertige Steckdosenleisten und eine Kabeltrommel zu vervollständigen, um im Fall der Fälle Strom aus unterschiedlichsten Quellen beziehen zu können.

4. Hardware für Internet-Konnektivität

Computer und Kabel bzw. Funkadapter sind nur drei von mehr nötigen Teilen zur Aufrechterhaltung einer stabilen Internetverbindung. Und auch wenn viele Bauteile miteinander verbunden sind, empfiehlt sich hier eine Einzelbevorratung:

• 1 Modem, passend zum gewählten Internetanschluss.
• 1 Router ohne Modem-Funktion, dafür aber mit WLAN-Konnektivität. Idealerweise mit externen Antennen zur Optimierung der Abstrahlcharakteristik.
• 1 WLAN-Repeater, um Signale auch in weiter entfernte Räume zu leiten.

Ferner empfiehlt es sich, zur Erhöhung der Ausfallsicherheit gegenüber Internetproblemen, einen Mobilfunk-basierten WLAN-Hotspot anzuschaffen. Dazu eine Prepaid-SIM-Karte mit sehr hohem Datenvolumen und ohne Verfallsdatum. Letzteres, damit die Karte ohne Auf- oder Entladung lange Zeit eingelagert werden kann.

Sollte es dann aufseiten des Providers Verbindungsschwierigkeiten durch Baustellen und Ähnliches geben, kann über das Mobilfunknetz wenigstens ein Notbetrieb des Unternehmens gewährleistet werden.

Für eine Maximierung der Sicherheit empfiehlt es sich allerdings, für diese Mobilfunklösung einen anderen Provider zu wählen als denjenigen, der auch die normale Internetverbindung sicherstellt. Nur auf diese Weise kann die Konnektivität auch dann gewährleistet werden, wenn beispielsweise der Provider selbst Störungen in seinen Rechen- und Verteilerzentren hat.

5. Interne Bauteile von Computern und Servern

Vom Laptop des Start-up-Besitzers bis hin zu den NAS-Servern des Hauses, auf dem die Backups aller Dateien liegen, funktionieren alle Computer eines Unternehmens nur durch das Zusammenspiel verschiedenster Bauteile.

Sie alle zu bevorraten, wäre nicht zielgerichtet, da die Ausfallwahrscheinlichkeit ebenso unterschiedlich ist wie die Wichtigkeit der Teile für den laufenden Betrieb. Es genügt deshalb, zielgerichtet einige wenige Teile einzulagern:

• 2 Festplatten für die Server.
• 2 Festplatten für die PCs des Unternehmens.
• 6 RAM-Bausteine insgesamt, aufgeteilt auf die Bauarten der jeweiligen Rechner.
• 10 USB-Sticks mit dreistelligen Gigabyte-Werten für allgemeine Nutzung.

Bei den Festplatten sollte darauf geachtet werden, dass beide mindestens so viel Speicherkapazität besitzen wie die größte, im Unternehmen benutzte einzelne Festplatte. Nur so ist gewährleistet, dass sie in jedem Gerät verwendet werden können.

Zudem sollte es sich besser um SSD-Festplatten handeln. Zwar können diese Solid-State-Platten Daten ohne Strom nur für rund zwei Jahre speichern, wohingegen es bei klassischen Magnetfestplatten durchaus zehn und mehr Jahre sein können. Allerdings handelt es sich bei den eingelagerten Platten ja typischerweise um leere Systeme. Hier kommt dem SSD zupass, dass er deutlich unempfindlicher gegenüber den Lagerungsbedingungen ist, weshalb sich solche Festplatten für die Bevorratung eher anbieten.

6. Die digitalen Kleinteile des Büroalltags

Das Mausrad klemmt, an der Tastatur funktioniert die Leertaste nicht mehr. Solche Ausfälle sind zwar in den seltensten Fällen schwerwiegend für die gesamte Arbeitsfähigkeit eines Start-ups, aber sie sind zumindest sehr störend und können Prozesse unnötig verkomplizieren.

Auch was die kleinen Bestandeile der Hardware anbelangt, sollte deshalb das Lager gut bestückt sein:

• 2 simple externe Tastaturen mit Kabel-basierten USB-Anschlüssen.
• 2 Computermäuse, ebenfalls mit Kabel.
• 1 Universelle Webcam mit möglichst hoher Auflösung und Klemmmontage.
• 1 Satz Tonerkartuschen bzw. Tintenpatronen.
• 2 Kabel-basierte Headsets. Eines mit 3,5 Millimeter Klinkenstecker, das andere mit USB-Anschluss.
• 1 großer Monitor, dazu ggf. Anschlusskabel und Adapter (etwa DisplayPort auf HDMI).

Für all diese Stücke sowie die anderen, die in diesem Artikel erwähnt wurden, sollte eine angemessene Lagerung gewählt werden. Das bedeutet: Sie sollten zentral in einem dunklen, trockenen Raum bei Zimmertemperatur gelagert werden. Alle Stücke sollten sich in der Originalverpackung befinden. Zudem empfiehlt es sich, vor Ort eine Inventarliste bereitzuhalten, damit die Entnahme sofort protokolliert werden kann.

Auf diese Weise wird ein Start-up zwar nicht frei von möglichen Hardware-Sorgen, aber zumindest, wenn die typischsten Ausfälle eintreten, kann es kurzfristig reagieren, statt langwierig auf einen Paketdienstleister warten zu müssen, der das bestellte Ersatzteil bringt.