Bei der HOCHBAHN spielt das E-Mail-System als zentrales Kommunikationsmedium eine wichtige Rolle. Sein bisheriges Lotus-Notes-System hat das Unternehmen jetzt abgelöst, um einen zukunftsfähigen IT-Arbeitsplatz zu schaffen. Als Partner für den Wechsel auf eine moderne cloudbasierte Microsoft 365 Plattform wählte die HOCHBAHN die TIMETOACT GROUP. Sie verfügt einerseits über tiefes Notes-Know-how durch jahrelanges Hosting der Lösung für den Verkehrsdienstleister und auf der anderen Seite hochqualifiziertes Personal für alle Themen rund um die neuen cloudbasierten Microsoft-Technologien und Migration.
Eyck Reimer, IT-Architekt und Systemberater im Fachbereich IT Infrastruktur & Services der HOCHBAHN: „Microsoft entwickelt sich mit dem Business weiter und bietet eine integrative Lösung. Es ermöglicht ferner den Betrieb der Mailumgebung in der Cloud, anders als unsere bisherige Notes-Lösung mit ihrem reinen On-Premises-Konzept.“
Drei grundsätzliche Teilbereiche gab es, die sukzessive abzulösen waren: 1. Mail/Kalender/ Kontakte/Aufgaben, also alle Maildatenbanken inklusive der personenbezogenen Informationen, 2. Dateiablagen der Fachbereiche, eine Lösung, die von der TIMETOACT GROUP eigens für die HOCHBAHN entwickelt wurde, sowie 3. die sogenannten Funktionsdatenbanken, ebenfalls größtenteils eine Eigenentwicklung. Dabei handelt es sich um knapp 100 Individuallösungen in Notes – Einzelfallszenarien für verschiedene Prozesse, darunter die Betriebsberichte, in denen u.a. alle abnormalen Fälle neben dem Alltagsbetrieb wie Busunfälle protokolliert werden.
Sobald der Client eines Beschäftigten auf den neuen Zugang erneuert wurde, stellte das Projektteam parallel die Mail-Datenbank um und transferierte die Postfächer von Notes zu Microsoft Exchange Online. Für die Fachbereichsablagen erarbeiteten TIMETOACT GROUP und die IT-Abteilung der HOCHBAHN gemeinsam, bezogen auf den jeweiligen Einzelfall, eine neue Struktur innerhalb von Microsoft 365 SharePoint und entschieden, welche Daten wohin migriert werden sollten. Die Umstellung der Mail-Datenbanken auf Exchange Online war zum Jahreswechsel 20/21 vollzogen, die Fachbereichsablagen waren im Dezember zu 90 Prozent abgeschlossen. Die Migration der Funktionsdatenbanken begann Anfang 2021.
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