5 Anwendungen der OCR Technologie, die sich für Unternehmen lohnen

Wie funktioniert eine OCR Software?

Eine OCR Software liest zunächst den Text auf einem analogen oder elektronisch gescannten Dokument aus. Nun ist das Dokument nicht nur vom Menschen lesbar, sondern auch von einem Computer. Eine reine OCR Software extrahiert lediglich den Text des Dokuments, aber der Text hat noch keine “Bedeutung”. Die Bedeutung des Textinhalts wird durch das Antrainieren von Algorithmen erschaffen. Durch die Kombination von OCR und Machine Learning Algorithmen kann die OCR Software dann Inhalte interpretieren. In der Praxis kann die OCR Lösung also den Betrag oder Händler auf der Rechnungen erkennen und auf einem Ausweisdokument die Nationalität oder Geburtsdatum.

Wo kann die OCR Technologie angewandt werden?

Es existieren viele Unternehmensprozesse, die in Ihrer Natur sehr repetitiv sind. Repetitive Aufgaben, die noch manuell vom Mitarbeiter erledigt werden, eignen sich aus dem Grund ideal für die Anwendung von OCR Technologie. Da eine reine OCR lediglich den Text ausliest ist es wichtig zu beachten, dass Ihr OCR Provider die von Ihnen gewünschten Dokumente unterstützt.

Im folgenden listen wir fünf dieser Beispiele auf, damit Sie sich ein Bild machen können:

1.  Automatisierte KYC Prüfungen

Finanz- und Versicherungsunternehmen sind verpflichtet die Identität neuer Kunden und Geschäftspartner zu verifizieren. Dafür müssen oftmals aufwendige Checks (KYC Prüfungen) durchgeführt werden. Für das Customer Onboarding müssen die Kundendaten in der Unternehmensdatenbank aufgenommen werden. Dafür übermittelt der Kunde seine Ausweisdokumente und andere Papiere.

Eine OCR Lösung kann die Erfassung von Kundendaten vollstens automatisieren. Ausweisdokumente wie z.B Reisepässe, Führerscheine und Personalausweise sind in Ihrer Natur ähnlich aufgebaut und eignen sich aus dem Grund ideal zur automatischen Extraktion durch OCR.

Durch die automatisierte Kundendatenerfassung können Unternehmen diese Aufgabe dem Computer überlassen, und seine Mitarbeiter in einem weitaus komplexeren KYC Bereich, z.B der Risikoeinschätzung, einsetzen.

2.  Check Out im beim Online vereinfachen

Viele Online Shops und Dienstleister bieten heutzutage eine Vielzahl an Zahlungsmöglichkeiten an. Eins haben sie jedoch gemeinsam, und zwar, dass Kunden Ihre persönlichen, sowie Zahlungsdaten, manuell eingeben, um die Bestellung abzuschließen.

Die Erfassung von persönlichen Informationen, sowie Zahlungsangaben kann von einer OCR Software automatisch durchgeführt werden. Wird z.B die Kreditkarte oder EC-Karte als Zahlungsmittel vom Kunden genutzt kann dieser z.B ein Scan der Kredit oder EC-Karte hochladen und die Zahlungsdaten können innerhalb weniger Sekunden extrahiert werden.

Da Kunden heutzutage vermehrt auf Ihrem Smartphone unterwegs sind und auch Onlinekäufe mobil tätigen, bietet sich die automatische Erfassung von Zahlungskarten ideal an. Die Reduzierung von manuellen Tippfehlern, sowie die Schnelligkeit der Erfassung kann zur verbesserten User Experience beitragen.

3.  Automatisierte Kreditorenbuchhaltung

Jedes Unternehmen befasst sich mit der Kreditorenbuchhaltung. Wöchentlich oder monatlich werden Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern beglichen. Dabei ist es wichtig all diese Transaktionen in der Buchhaltung korrekt und vollständig zu führen.

Lieferanten und Zahlungsinformationen auf Rechnungen, Kassenbelege, und anderen Zahlungsnachweise werden im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung im Buchhaltungssystem erfasst, um Sie dann zu begleichen. Die Erfassung von Rechnungen mit OCR liest nicht nur den Text auf der Rechnung aus, sondern versteht auch wo sich Informationen wie Händler, Betrag, Mehrwertsteuer, und Zahlungsfrist befinden.

Viele Buchhaltungssoftwares besitzen schon eine OCR Funktionalität. Es gibt aber auch einzeln stehende OCR Lösungen, die z.B flexibel per API Anbindung implementiert werden können.

4.  Treue Kampagnen automatisieren

Treue Kampagnen haben das Ziel, wie der Name verrät, die Treue der Kunden zu gewinnen. Möchten Kunden Ihre Einkäufe für Treuepunkte geltend machen, können diese einen Kaufbeleg, Rechnung oder anderen Zahlungsnachweis beim Anbieter einreichen. Dieser Prozess erfordert im Normalfall einiges an Back-Office Arbeiten. Es gibt z.B ein Team an Mitarbeitern welches manuell Kaufbelege prüft, Daten im Loyalty Management System einträgt und die Punkte auf das Kundenkonto gutschreibt.

Eine OCR Software kann diesen Prozess automatisieren. Sobald der Kaufnachweis im Backoffice landet, kann der Kaufbeleg von der OCR Software verarbeitet werden. Relevante Informationen wie Produktnamen, Kaufbeträge, Beleg oder Rechnungsnummer, sowie Kaufdatum werden ohne manuellen Einwand von der OCR Lösung extrahiert. Somit kann die Gutschrift der Punkte auf das Kundenkonto schneller erfolgen, und mit einem erheblich geringeren Aufwand für das Backoffice Team.

5.  Digitalisierung des Firmenarchives

Das Firmenarchiv eines Unternehmens wächst von Jahr zu Jahr und somit wird es zu einer stetig grösseren Aufgabe die darin enthaltenen Dokumente zu verwalten und sicherzustellen, dass datenschutz sensible Inhalte auch als solche klassifiziert werden.

Seit 2018 müssen Unternehmen innerhalb der EU das Einverständnis von Kunden einholen, um dessen persönliche Informationen zu speichern. Da es fast unmöglich ist nachträglich die Einverständnisse von Kunden einzuholen besteht die Möglichkeit Dokumente im Firmenarchiv zu anonymisieren.

Durch den Einsatz einer OCR Lösung kann ein hohes Volumen an Dokumenten anonymisiert werden. Dazu klassifiziert die OCR Lösung erstens die Art von Dokument, z.b ob es sich im eine Rechnung, einen Vertrag oder ein Ausweisdokument handelt. Anschließend anonymisiert die Lösung spezifische Informationsfelder auf persönlichen Dokumenten z.b Namen, Unterschriften, Kontonummern und ID-Nummern.

Aus finanzieller Sicht rentiert sich der Einsatz einer OCR, da Firmenarchiv selten weniger als tausende bis hunderttausende Dokumente aufweisen und eine manuelle Bearbeitung schlicht ergreifend zu viele Ressourcen frisst.

Für welche Unternehmen lohnt sich der Einsatz der OCR Technologie besonders?

Im allgemeinen können Unternehmen in den verschiedensten Branchen von einer OCR Lösung profitieren. Entscheidend bei der Entscheidung ist nicht die Branche, sondern die internen Unternehmensprozesse und wie wichtig dem Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit für seine Mitarbeiter und Kunden ist.

Welche Fragen sollten Sie vorab sich stellen?

Um zu evaluieren ob OCR sich lohnt, sollte ein Blick in die Unternehmensprozesse erfolgen. Welche repetitiven Aufgaben werden momentan noch händisch von Mitarbeitern bearbeitet? Wie oft kommen diese Routineaufgaben wöchentlich oder monatlich vor und wie viel Zeit beansprucht diese Aufgabe? Es lohnt sich ein Gespräch mit den Mitarbeitern in der jeweiligen Abteilung, um repetitive, und manuelle Aufgaben zu identifizieren.  Der Einsatz einer OCR Software lohnt sich für Unternehmen, die im Monat einige hunderten Dokumente im Monat verarbeiten, da sich die Investition in die Software in wenigen Monaten rentiert.

OCR als Alleinstellungsmerkmal

Auch Unternehmen, die in einer Branche arbeiten, wo eine OCR-Funktionalität schon üblich ist, können profitieren. Viele Softwareentwickler, z.b von Buchhaltungs- oder ERP Softwares, entwicklen Ihre eigene OCR-Funktionalität oder arbeiten mit OCR-Providern zusammen, da die Kundenanfrage hierzu steigt.

In Branchen und Märkten wo sich die Dienstleistungen und Produkte wenig von der Konkurrenz unterscheiden, kann eine OCR Funktionalität ein Alleinstellungsmerkmal sein.