Mit Low-Code Prozesse rund um Personaldaten optimieren

Challenge – Von Papier zu leichten, digitalen Prozessen

TraveNetz stand vor der Herausforderung, Prozesse zur Erfassung und Abrechnung von Personaldaten zu optimieren und zeitaufwändige, fehlerbehaftete Vorgehensweisen abzulösen.
Anträge für Dienstreisen und Urlaub stellen die Mitarbeiter*innen bis vor kurzem auf Papier, Zeitbuchungen oder Zeitkorrekturen erfassten sie auf Papier. Je nach Prozess durchlief ein Antrag bis zu 4 Stationen, bevor dieser in der Personalabteilung verbucht werden konnte.

„Wir haben eine IT-Strategie für den Personalbereich erarbeitet und die Prozesse sukzessive digital abgebildet“ berichtet Silke Wenzel, die als Leiterin des Bereiches Personal & Organisation den Anstoß gegeben hat. Zusammen mit dem auf SAP HCM spezialisierten Beratungshaus consodalis wurde in Workshops das Konzept ausgearbeitet und aufgestellt. Die Berater der consodalis machten sich die Vorteile der Low-Code App Entwicklungsplattform Neptune DXP zu nutze. Hiermit war es möglich, bereits in der Workshop-Phase Apps zu entwerfen und Anforderungen direkt umzusetzen. Die TraveNetz hat hierbei die Chance genutzt, Prozesse zu optimieren und zu verschlanken.

„Da die TraveNetz das SAP HCM onPremise betreibt und derzeit noch keine Cloud-Produkte im Einsatz hat, war Neptune DXP die ideale Lösung in diesem Umfeld, da lediglich ein Transport eingespielt werden musste, um loszulegen“, sagt Stefan Wohkittel von consodalis. Im zweiten Schritt wurde das Konzept dann mit Blick auf die Nutzung in modernen Apps und im Browser überarbeitet. Die konsequente Nutzung von SAP HCM ESS/MSS und Einführung von SAP basierten Workflows ermöglicht es dem Anwender, jederzeit einen Einblick zu geben, wo sein Antrag derzeit ist und ob er bereits genehmigt wurde.

Solution – Mitarbeiter im Mittelpunkt bei der Fiori Entwicklung

Durch die Verwendung der Neptune Template-Apps konnten erste Anwendungen bereits nach wenigen Tagen den Mitarbeitern präsentiert werden. Die im Konzept definierten Anforderungen wurden innerhalb kurzer Zeiten umgesetzt und dann mit den Mitarbeitern besprochen. Hierdurch waren die Mitarbeiter aus den Fachbereichen bereits frühzeitig in den gesamten Entwicklungsprozess eingebunden. Bei der Erstellung der neuen Fiori Apps hat das Projektteam stets darauf geachtet den Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen.

Der Start im Pilotbetrieb erfolgte in den Abteilungen IT, Personal sowie Innovationsmanagement.
Nachdem die ersten Anwender im Pilotbetrieb durchweg positives Feedback zu den neuen Apps gegeben haben, kamen die technischen Bereiche hinzu. Hier galt es, besondere Themen wie Zeitprofile, Überstunden und Zuschläge für z.B. Bereitschaftszeiten sowie Nacht- und Wochenenddienste zu lösen. Diese Punkte mussten schließlich nicht nur in der App bereitgestellt werden, sondern ebenfalls im SAP HCM abgebildet werden.

Schnell wurden weitere Fachbereiche auf die Nutzung der neuen Mitarbeiter-Apps im Unternehmen aufmerksam und stellten das Projektteam vor die Herausforderungen, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in kürzester Zeit auf die neuen App-basierten Prozesse umzustellen. Mit Unterstützung der consodalis wurden sämtliche noch ausstehenden Änderungen umgesetzt und fehlende Funktionalitäten bereitgestellt.

Durch die sukzessive Implementierung in den Fachbereichen hat das Projekt deutlich an Geschwindigkeit gewonnen. Eine Schulung der Mitarbeiter war kaum notwendig, da die Anwendungen einfach und intuitiv zu bedienen waren, und Kollegen, die bereits die neuen Mitarbeiter-Apps nutzten, bei Fragen zur Verfügung standen. Auch die Führungskräfte mussten hierbei abgeholt werden. Lag früher noch ein Urlaubsantrag in Papierform auf dem Schreibtisch, werfen sie heute einen Blick in die App, um Anträge zu genehmigen. Wichtige Hilfsmittel sind die Benachrichtigungsfunktion für die Führungskräfte sowie ein direkter Überblick über zu genehmigende Anträge.

Mehrwert im Unternehmen dank Digitalisierung

Das Projektteam hat den IT-Ausschuss der Betriebsratsgremien von Anfang an in das Projekt eingebunden und in regelmäßigen Abständen über den Projektfortschritt informiert.
Anfang Mai 2020 waren schließlich alle Mitarbeiter auf die neuen App-basierten Prozesse umgestellt. Derzeit werden die Apps noch ausschließlich auf den Endgeräten im Büro und im Home Office genutzt. Im weiteren Verlauf plant die IT nun auch die Nutzung auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeiter (BYOD). Außerdem werden zukünftig noch Anforderungen für Auswertungen umgesetzt, ebenso wie die automatische Erstellung von OrgCharts, basierend auf den Daten des SAP HCM.

Insgesamt blickt das Team auf ein erfolgreiches Projekt, das nicht nur einen Mehrwert im Unternehmen bietet, sondern viel positives Feedback aus den Fachbereichen erhalten hat.

Gründe für die Empfehlung der Neptune DX Platform aus Sicht von consodalis waren:

• Da die TraveNetz das SAP HCM onPremise betreibt und derzeit noch keine Cloud-Produkte im Einsatz hat, war die Neptune DX Platform die ideale Lösung in diesem Umfeld, da lediglich ein Transport eingespielt werden musste, um loszulegen.
• Als Mitarbeiterportal war MS Sharepoint gesetzt, da es bereits für viele weitere Mitarbeiteranwendungen genutzt wird, die einzelnen Apps sollten dynamisch abhängig von den Mitarbeitereigenschaften integriert werden. Auch eine zentrale Inbox und zentrale Vertreterpflege im Sharepoint wurde gefordert. Dies war mit der Einrichtung von Policies für den App-Zugriff und dem API-Designer innerhalb der Neptune DX Platform problemlos möglich.
• Es bestand der Wunsch, die Lösung zukünftig auch auf mobilen Endgeräten anbieten zu können. Dies ist mit Neptune – auch mit der jetzt möglichen Bereitstellung des Launchpads als PWA leicht möglich.