Wichtigkeit der Buchhaltung – Buchhaltung selbst und richtig erledigen

Gerade das Outsourcen der Finanzbuchhaltung ist aber mit Kosten verbunden. Diese können sich jedoch auch große Firmen, mithilfe einer effektiven Planung und einer geeigneten Softwarelösung sparen.

Was umfasst die Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung, oft auch „FiBu“ genannt, ist ein großer Bereich des betrieblichen Rechnungswesens. In der Finanzbuchhaltung werden sämtliche Zahlungsabläufe und -vorgänge in einem Unternehmen dokumentiert. Aus diesem Grund gibt es in Großkonzernen oft eine Unterteilung in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.

Die Debitorenabteilung ist für die Kunden und Erstellung der Rechnungen an den Kunden verantwortlich. Dagegen kümmert sich die Kreditorenabteilung um die offenen Rechnungen gegenüber den Lieferanten der Firma.

Generell ist Finanzbuchhaltung dafür verantwortlich, dass alle Buchungen und Zahlungsströme, die sich aus Geschäftsvorfällen ergeben, ordnungsgemäß dokumentiert werden. So können Interne und Externe gleichermaßen Informationen zum Vermögensstand einer Firma erhalten und offene Forderungen und Verbindlichkeiten einsehen. Die Finanzbuchhaltung ist auch die Grundlage für die jährliche Steuererklärung eines Unternehmens.

Wer ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet?

Die Pflicht zur Buchführung wird im § 238 HGB geregelt. Die Pflicht zur Bilanzierung wiederum steht im § 242 HGB. Alle Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über 600.000 Euro Umsatzerlöse erzielen und über 60.000 Euro Jahresüberschuss nachweisen können, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Zweck und Bedeutung der Buchhaltung

Wie bereits erwähnt, ist das Hauptziel der Finanzbuchhaltung, alle Zahlungsvorgänge innerhalb eines Unternehmens zu dokumentieren, um daraus eine Gesamtübersicht zu erstellen. Diese wird nicht nur für die Aufstellung der Vermögensverhältnisse benötigt, sondern auch für eine Analyse von Bestandsveränderungen. Des Weiteren liefern die Ergebnisse der FiBu einen genauen Überblick über die Gewinne und Verluste innerhalb einer Geschäftsperiode. In Hinblick auf diese Punkte ist die Finanzbuchhaltung nicht nur für ein Unternehmen selbst, sondern auch für Lieferanten und das Finanzamt von Bedeutung. Zu den externen Personen oder Einrichtungen, die durch die Finanzbuchhaltung wichtige Informationen bezüglich eines Unternehmens bekommen gehören:

• Investoren und Anteilseigner
• Banken
• Finanzamt
• Steuerberater

Da die Finanzbuchhaltung bei großen Unternehmen, unter Einhaltung der gesetzlichen Pflichten und Vorgaben, einen immer größeren Posten einnimmt, spielen viele Firmen mit dem Gedanken, diese auszulagern.

Buchhaltung – auslagern oder intern erledigen?

Grundsätzlich haben Unternehmen zwei Möglichkeiten, wie sie ihre Buchhaltung erledigen können: intern oder extern. Beide Varianten sind mit Vor- und Nachteilen verbunden.

Die Buchhaltung intern erledigen

Wird die Buchhaltung intern erledigt, behält die Geschäftsführung sämtliche Vorgänge im Blick. Zudem bleiben alle unternehmensinternen Daten in der Firma. Für besondere Aufgaben können sie einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer beauftragen. Es fallen kaum Kosten an.

Dagegen nimmt die interne Buchführung viel Zeit in Anspruch. Im Krankheitsfall oder bei Personalwechsel können zudem weitere Kosten entstehen.

Die Buchhaltung auslagern

Beim Outsourcen kann die Unternehmensführung darauf vertrauen, dass alle gesetzlichen Vorgaben korrekt umgesetzt werden. Doch diese Dienstleistung lassen sich die entsprechenden Anbieter teuer bezahlen. Daher entscheiden sich viele Firmen zu einer internen Finanzbuchhaltung, in Verbindung mit einer passenden Softwarelösung.

So können die Kosten für das Outsourcing eingespart werden

„Ordnung ist das halbe Leben“. Das trifft auch auf die Finanzbuchhaltung zu. Daher sollten alle relevanten Informationen, die für die Buchhaltung erforderlich sind, nach Arten sortiert und in der richtigen Reihenfolge aufbewahrt werden:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge und Quittungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Mehrwertsteuer und Steuererklärungen

Um die Buchhaltung selbst richtig zu erledigen, müssen zudem alle wichtigen Fristen eingehalten werden. Hierzu empfiehlt es sich, einen extra Buchhaltungskalender einzurichten. Darin werden alle wesentlichen Termine eingetragen. Diese sind im Laufe eines Geschäftsjahres:

• Die Zahlung der Steuern (Mehrwertsteuer, Körperschaftsteuer, Lohnsteuer)
• Die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
• Der Jahresabschluss

Bei einer effizienten Buchführung kann außerdem der finanzielle Status eines Unternehmens in Echtzeit erkannt werden. So können Zukunftspläne und Änderungen in der Geschäftsstrategie schnell und verlustfrei geändert werden.

Fazit – Wichtigkeit der Buchhaltung

Jede Firma, ob groß oder klein, muss eine Buchhaltung führen. Gerade größere Firmen sind aber zur Finanzbuchhaltung verpflichtet. Um den gesetzlichen Forderungen gerecht zu werden, entscheiden sich viele, die Buchhaltung auszulagern. Doch mit einer geeigneten Planung, strukturiertem Arbeiten und einer passenden Softwarelösung können Unternehmen viel Geld sparen und die Buchhaltung selbst machen.