Anleitung: Ausfüllbare Dokumente mit ONLYOFFICE Forms erstellen – So geht’s

Dafür lohnt sich ONLYOFFICE Forms

ONLYOFFICE Forms lohnt sich für alle, die viel mit (elektronischen) Dokumenten arbeiten oder viel Papierkram zu erledigen haben – ganz gleich, ob Verträge, Stundenzettel, Anträge, Fragebögen oder rechtliche Dokumente. Mit dem Feature können Sie ganz einfach Formularvorlagen erstellen, welche dann ganz einfach ausgefüllt und abgespeichert werden können – vollkommen elektronisch. Dadurch entfallen nicht nur die Kosten für das Drucken, Lagern und Verteilen von Papierdokumenten, sondern auch die Bearbeitungszeit verkürzt sich sowie die wiederholte Dateneingabe und die damit verbundenen Fehler lassen sich vermeiden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Ausfüllbare Formulare mit ONLYOFFICE Forms erstellen

1.Formularvorlage erstellen

Der erste Schritt auf dem Weg zum fertigen, ausfüllbaren Formular ist das Erstellen einer Formularvorlage im .docxf-Format. ONLYOFFICE Forms bietet Ihnen dazu zwei Möglichkeiten:

1. Aus einem neuen .docx-Dokument
2. Aus einem bestehenden .docx-Dokument

ONLYOFFICE hat zudem angekündigt, in Kürze auch weitere Textformate für das Erstellen von Formularvorlagen unterstützen zu wollen.

2. Formularfelder hinzufügen

Haben Sie Ihre Formularvorlage erstellt, können Sie nun beliebig Felder zum Ausfüllen Ihres Formulares hinzufügen. Sämtliche verfügbaren Felder finden Sie in der Registerkarte “Formulare” – die allerdings nur dann auftaucht, wenn Sie Ihr Dokument, wie in Schritt 1 beschrieben, korrekt in das .docxf-Format übertragen haben.

Folgende Elemente stehen Ihnen in ONLYOFFICE Forms zur Verfügung:

Textfeld

Textfelder bieten sich an, wenn beim Ausfüllen Ihres Formulars Text frei eingegeben werden muss, z.B. bei der Eingabe eines Namens, einer Adresse o.ä. Standardmäßig gibt ONLYOFFICE keine Zeichenlimits für Textfelder vor, über die Einstellungen auf der rechten Seite des Fensters können Sie bei Bedarf jedoch selbst die Zeichenanzahl begrenzen.

Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Platzhalter für das Textfeld zu vergeben, welche angezeigt werden, sofern das Feld noch nicht ausgefüllt wurde.

Felder, die zwangsläufig ausgefüllt werden müssen, können Sie als “Erforderlich” markieren.

Ein weiterer praktisches Feature sind die Schlüssel, welche besonders bei Textfeldern, welche im selben Formular mehr als einmal verwendet werden, nützlich sind. Vergeben Sie für diese Felder denselben Schlüssel, werden diese automatisch miteinander verknüpft, sodass der Inhalt eines Feldes nach Eingabe automatisch in allen verknüpften Feldern angezeigt wird. Tippfehler und falsche Einstellungen lassen sich so ganz einfach vermeiden.

Felder mit separaten Zellen

Um Textfelder übersichtlicher zu gestalten, z.B. bei der Eingabe einer Telefonnummer oder einer Bankverbindung, können Sie diese in separate Zellen pro Zeichen unterteilt werden. Dazu müssen Sie nur die Option “Zeichenanzahl in Textfeld” aktivieren und die Zeilenbreite sowie die Zeichengrenze auf die gewünschten Werte festlegen. Anschließend legen Sie noch die Rahmenfarbe fest und schon werden die Feldinhalte in sauber voneinander getrennten Zellen angezeigt.

Radiobutton

Mit dem Radiobutton fügen Sie eine Auswahl an Optionen hinzu, aus denen der Nutzer beim Befüllen nur eine einzige auswählen kann. Alle erstellten Schaltflächen werden von ONLYOFFICE Forms automatisch in einer Gruppe zusammengefasst.

Kontrollkästchen

Im Gegensatz zum Radiobutton lassen die Kontrollkästchen die Auswahl mehrerer Schaltflächen gleichzeitig zu. Wollen Sie dem Nutzer also die Wahl zwischen mehreren, gleichzeitig verfügbaren Optionen lassen, fügen Sie Ihrem Formular Kontrollkästchen hinzu.

Dropdowns & Komboboxen

Mit Dropdowns & Komboboxen geben Sie Nutzern eine Liste von Optionen, aus denen sie eine auswählen können. Beide Felder agieren in etwa gleich – beiden können Sie eine Liste an Items zuweisen, welche Nutzern beim Klick in das Feld angezeigt werden – mit dem entscheidenden Unterschied, dass Komboboxen Nutzern das Eintragen eigener Optionen ermöglichen, während Dropdowns die Auswahl strikt auf die von Ihnen vorgegebenen begrenzen.

Abschließend formatieren Sie die Felder & den dazugehörigen Text so, wie Sie es von ONLYOFFICE und anderen gängigen Office-Lösungen gewohnt sind. Zu guter Letzt können Sie alle Formularfelder, deren Parameter nicht mehr verändert werden sollen, per Klick auf die entsprechende Schaltfläche sperren – so können diese nicht mehr nachträglich abgeändert werden.

3. Vorschau des erstellten Formulars

Nun, da ihr Formular vollständig erstellt und formatiert ist, können Sie sich eine Vorschau davon anzeigen lassen, um dieses ausgiebig zu testen und sicherzustellen, dass Sie alles richtig eingestellt haben. Dazu klicken Sie in der Registerkarte “Formular” auf die Schaltfläche “Formular anzeigen”. Diese Option zeigt Ihnen das Formular genau so an, wie es für Benutzer mit den erforderlichen Zugriffsrechten zum Ausfüllen von Formularen angezeigt wird.

4. Formular abspeichern und freigeben

Fast fertig – alles, was Sie jetzt noch tun müssen, ist Ihr Formular abspeichern und Nutzern freigeben. Dazu klicken Sie in der Registerkarte auf die Schaltfläche “Als OFORM speichern” und geben das Formular mit Zugriffsrechten zum Ausfüllen frei.

Ab jetzt können Benutzer Ihr Formular ganz einfach ausfüllen – entweder online, lokal in den ONLYOFFICE Desktop-Editoren oder auch unterwegs mit den mobilen Apps von ONLYOFFICE für iOS und Android. Eine weitere Möglichkeit ist das Formular im PDF-Format zu speichern und es mit einem beliebigen verfügbaren PDF-Editor auszufüllen.

Mehr Informationen zu ONLYOFFICE oder ONLYOFFICE Forms finden Sie auf der offiziellen Website oder im Blog. Man kann auch einige Formularvorlagen in der kostenlosen Formularbibliothek herunterladen.