Mit FinOps kosteneffizientes Cloud Management realisieren

Für die meisten Unternehmen gehören Cloud-Lösungen zum Alltag. Im Idealfall arbeiten sie flexibler, agiler und produktiver – und stehen im Wettbewerb besser da. Allerdings ergab eine Studie von Gartner aus dem letzten Jahr, dass einige Unternehmen mit zu hohen Cloud-Ausgaben zu kämpfen haben. Laut der Studie sind die Kosten dort bis zu 70 Prozent höher, als es nötig wäre – ohne jeglichen Mehrwert. Wie kann dem entgegengewirkt werden?

Kosten im Auge behalten und senken

Die Cloud-Nutzung und die dabei entstehenden Kosten führen zu Herausforderungen in Unternehmen. Viele unterschätzen, wie komplex es sein kann, alle gebuchten Services im Blick zu behalten. Denn dafür müssen sie identifizieren, wer für welche Aufwendungen verantwortlich ist. Verschärft wird das Problem, wenn verschiedene Abteilungen unzureichend kommunizieren oder technisches oder kaufmännisches Verständnis fehlt. Der CFO möchte weniger Geld ausgeben, aber die Entwickler brauchen gleichzeitig Spielraum, um agil zu arbeiten.

Betriebe müssen aber ihre Ausgaben optimieren, um nicht in Kostenfallen zu tappen. Die zentrale Frage muss sein: Wie können wir unser Budget möglichst genau planen und es auch einhalten? Dabei droht die nächste Hürde: Wenn Betriebe einfach altbekannte Prozesse aus Hard- und Software-Beschaffung auf die Cloud übertragen, verlieren sie entscheidende Vorteile. Denn diese punktet gerade damit, dass sie schnelles und flexibles Arbeiten ermöglicht. Das sollte nicht durch träge Abläufe ausgebremst werden.

Mit FinOps Cloud-Ausgaben im Griff behalten

Das Ziel muss also sein, einerseits Transparenz zu schaffen, um Kosten im Auge zu behalten und bestenfalls zu senken. Andererseits sollten Ausgaben kontrolliert und gemanagt werden, ohne die Agilität der Cloud drastisch einzuschränken.

Unternehmen sollten also unbedingt unvorhersehbare Ausgaben – beispielsweise verursacht durch Over Usage – umgehen, um so eine bessere Kontrolle über die Cloud-Kosten zu erhalten. Hier kommt Cloud Financial Management mit der FinOps-Methodik ins Spiel. Mit FinOps lassen sich zukünftige Kosten besser einschätzen und die Cloud möglichst effektiv nutzen. Durch ein hoch optimiertes Portfolio soll möglichst viel aus dem investierten Geld herausgeholt werden. Dabei gilt es vor allem die Waage zwischen zuverlässiger Kontrolle und genügend Spielraum für Innovationen und agilem Reagieren zu wahren.

Als Betriebsmodell für die Cloud integriert FinOps verschieden Systeme, Tools und Prozesse ineinander, sodass transparent erkennbar wird, wie hoch die Kosten aktuell sind. IT-Verantwortliche haben so auch die Möglichkeit schnell zu reagieren und Kosten anzupassen, falls diese aus dem Ruder laufen sollten. Auch verschwendete oder ungenutzte Ressourcen und Kapazitäten können mithilfe von FinOps erkannt werden.

Was FinOps leisten kann und welche Vorteile das bringt

• Kosten können transparent dargestellt werden und Cloud-Ausgaben werden kontinuierlich optimiert. KPIs machen Ergebnisse messbar.
• Das Cloud-Budget-Management wird vereinfacht, das spart Zeit und Aufwand.
• Datengesteuerten Entscheidungen sind möglich, etwa zur sinnvollen Nutzung von Cloud-Services. Dabei fließen zusätzliche Informationsquellen und Analysen ein.
• Mithilfe von Forecasts, Übersichten und Analysen wird klar, ob Cloud Services profitabel genutzt werden oder ins Budget passen.
• Die Cloud-Nutzung kann Abteilungen zugeordnet werden. Es gibt klare Verantwortlichkeiten für Ausgaben.
• Bedarfsanfragen von Kunden oder Mitarbeitern werden durch Automatisierung beschleunigt. Die Daten stehen bereits zur Verfügung.
• Eine effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie IT, Finanzen und Einkauf wird ermöglicht.
• Die IT entwickelt sich zu einer Service-Organisation, die mithilfe der Cloud einen Mehrwert für die Firma schafft.

Methodik auf Betriebsmodell zuschneiden

FinOps liefert das Handwerkszeug, um Cloud-Kosten unter Kontrolle und im Blick zu behalten. Aber die Methodik muss individuell auf Betriebsmodell und Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Voraussetzung dafür ist die Entwicklung einer Cloud-Strategie. Nur wenn ein Unternehmen weiß, was es mit der Cloud-Nutzung erreichen möchte, kann diese optimiert und verfolgt werden. Auch das Verständnis und die Verbesserung des eigenen Cloud-Reifegrads sind wichtig. Abhängig von ihm können Betriebe schrittweise beginnen, FinOps umzusetzen.

Das Cloud Financial Management bietet viele hilfreiche Werkzeuge. Allein genügt die Methodik aber nicht: Eine erfolgreiche FinOps-Implementierung sollte immer Methodik, Expertenwissen und die passende Technologie vereinen. Spezialisten wissen, welche Optimierungspotenziale es gibt, wie eine Cloud-Architektur aufgebaut ist und welche Sicherheitsprobleme drohen. Um Daten zu erfassen sowie Forecasts und Analysen zu erstellen, ist zusätzlich eine zentrale Plattform notwendig.

Kostenbewusstsein bei Cloud-Nutzern schaffen

Eine weitere Herausforderung in vielen Unternehmen ist es, das Bewusstsein für die erforderliche Kostenkontrolle und die Veränderungen zu schaffen. Alle Beteiligten müssen bei dem Prozess mitgenommen werden. Unterstützen sie FinOps nicht, ist eine Optimierung der Kosten nicht möglich. Eine Umfrage der FinOps Foundation von 2021 fragte ihre Mitglieder, was deren größtes Problem ist: 39 Prozent gaben an, dass Cloud-Nutzer selten kosteneffizient denken und kaum Maßnahmen zur Kostenoptimierung treffen. Idealerweise läuft die Einführung darum mit Kommunikationsstrategie und professionellem Adoption- und Change-Management ab.

Externe Dienstleister wie SoftwareONE können Organisationen bei der Umsetzung begleiten und unterstützen. Sie bringen nicht nur entsprechendes Know-how für FinOps und Adoption- und Change-Management mit. Idealerweise bieten sie auch eine Plattform für die Datenaufbereitung. Zudem können externe Spezialisten moderierend einwirken und als Vermittler zwischen den Abteilungen auftreten – und so dafür sorgen, dass alle Seiten Verständnis füreinander aufbringen.

Diese Fragen sollten sich Unternehmen beim Einsatz der Cloud stellen

• Welche Cloud-Kosten haben wir aktuell?
• Wer ist für diese Ausgaben verantwortlich?
• Wie hoch werden unsere zukünftigen Kosten sein?
• Wo können wir Geld einsparen?
• Wird die Cloud effizient genutzt, damit sie auch wirklich Mehrwert generiert und zum Unternehmenserfolg beiträgt?