Remote-Implementierung ist der neue SAP-Workflow

Es ist kaum bekannt, dass sich SAP-Systeme auch remote implementieren lassen. Obwohl sich Automatisierungs- und Digitalisierungsprojekte – etwa mit S\4HANA oder SAP Ariba – durch diesen SAP-Workflow in nur sechs Monaten abschließen lassen. Normalerweise dauern solche Projekte ein bis zwei Jahre. Die Gründe: Bei wesentlichen Änderungen der Geschäftssysteme ist es wichtig, diese sorgfältig zu planen, gründlich zu analysieren und zu testen, bevor sie in das Gesamtsystem übernommen werden. Hinzu kommen langwierige Workshops vor Ort mit dem Unternehmen, den Endbenutzern und der IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass alle Ausnahmen und Besonderheiten berücksichtigt werden.

Bisher war es aufgrund dieser hohen Komplexität daher unvorstellbar, solche Vorhaben ohne Vor-Ort-Team abzuschließen. Doch eine umfassende Analyse von Prozessbeschränkungen, Testen, ein ständiger Dialog sowie transparenter Kommunikation mit dem Kunden ermöglichen es Unternehmen heute, auch aus der Ferne erfolgreich auf SAP-Lösungen umzusteigen.

Prozesse, Methoden und Vorschriften als Grundpfeiler

Die Implementierung aus der Ferne bieten SAP-Projekte schon länger. Sie wurden aber kaum genutzt. Kunden, die ihr Unternehmen mithilfe ausgewählter SAP-Lösungen digitalisieren wollen, fragten sich: Ist es überhaupt möglich, ein Projekt aus der Ferne durchzuführen, ohne dass ein Integrations-Team vor Ort ist?

Die Pandemie hat die Bereitschaft für Remote-Implementierungen nun verstärkt. Mithilfe von flexibel skalierbaren Teams können auch komplexere Projekte mit Zeit- und Kostenersparnis auf das digitale Level gehoben werden. Zertifizierte SAP-Berater, Softwareentwickler, UX-Designer und DevOps-Spezialisten sind dank des Remote-Ansatzes jederzeit verfügbar über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg.

Für den Erfolg spielt das Team eine wichtige Rolle: Wie groß ist die Kapazität für die Übernahme zusätzlicher Aufgaben? Wer wird das Projekt leiten? Einige Unternehmen stellen fest, dass ein großer Teil ihres Teams von zu Hause arbeitet und somit mehr Zeit für Infrastrukturprojekte zur Verfügung hat. Bislang waren selbst bei Remote-Implementierungen IT-Teams für kritische Ereignisse vor Ort. So bei Kickoff, dem Pilotprojekt und dem „Go-Live“. Doch mithilfe von Tools wie GoToMeeeting oder Webcam-fähigen Tablets können selbst diese Schritte der Implementierung remote reibungslos abgehalten werden.

Offshore und Nearshore sind das neue Onsite

Es stellt sich die Frage, wo die Fernimplementierung verwaltet wird. Dies bedarf professioneller Hard- und Software: Laptops, Monitore und Kommunikationsmittel, Konferenzräumen sowie stabiles Internet sowohl vor Ort als auch in Heimbüros sind ebenso wichtig wie Experten, Berater und Entwickler, die die gleiche Sprache wie der Kunde sprechen.

Während bislang mehrere Teammitglieder mehrere Tage in das Werk des Kunden reisen mussten, um ein besseres Verständnis der kritischen Geschäftsprobleme zu erarbeiten sowie die Details der SAP-Projekte zu planen, veranstaltet man remote nur noch kurze Sitzungen von wenigen Stunden mit den leitenden Personen der einzelnen Funktionsbereiche. Gespräche werden produktiver und gezielter. Live-Webcam-Bildschirmfreigaben beispielsweise helfen dabei, Kunden Feedback zu geben und alle auftretenden Probleme zu beheben. Dieser Prozess in einer virtuellen Umgebung ist genauso effektiv wie in einem persönlichen Gespräch.

Die Fernbedienung wird der neue Workflow

Mit der Einführung von Cloud-basierten Software-as-a-Service-Paketen für ERP-Systeme und andere Geschäftsprozesse ist das Potenzial für die Implementierung und Wartung der IT-Verwaltung der meisten deutschen Unternehmen aus der Ferne in die Höhe geschossen. Da in Zukunft lokale ERP-Systeme durch Cloud-basierte Systeme ersetzt werden, wird die Wartung dieser Systeme verstärkt aus der Ferne erfolgen, sodass es keine Rolle spielt, ob IT-Experten vor Ort sind.

Rein technisch gesehen kann die Implementierung neuer ERP-Systeme bereits vollständig aus der Ferne erfolgen. Hauptgründe für altbewährte Umstellungen in Präsenz waren die Erwartungen von Kunden, dass Systemintegratoren vor Ort sein sollten und die Schulung der Endnutzer des Produkts. Durchgeführte Projekte im Bereich SAP Ariba, S4HANA-Implementierung und die Entwicklung mobiler Anwendungen zeigen jedoch, dass die Ausgaben des Kunden durch die Verringerung der Reisekosten und die erfolgreiche Lösung von Problemen in einem Remote-Format deutlich geringer ausfallen. So sind Einsparungen von 10 bis 15 Prozent des Gesamtbudgets möglich – zum Vorteil für den Kunden. Für den Schritt zur globalen Transformation ist es wichtig, dass komplexe Implementierungen künftig ausschließlich aus der Ferne durchgeführt werden können.