Verträge bilden den rechtlichen Rahmen jedes Unternehmen. Die vorhandenen Verträge verteilen sich jedoch meist an mehreren Stellen im Unternehmen. Die Rechte und Pflichten, die sich aus den Verträgen ergeben, sind dann meist nur in den Köpfen weniger Mitarbeiterin präsent. Verknüpfungen und Abhängigkeiten bleiben abteilungsübergreifend häufig unbekannt.
Das kann schwere Konsequenzen haben: Denn aus den bestehenden Vereinbarungen ergeben sich vielfältige Handlungsverpflichtungen: Wann muss ich welchen Vertrag kündigen oder verlängern? Wann muss ich welche Preise neu verhandeln? Wann laufen Versicherungen oder Nutzungsverträge aus? Wo ergeben sich Änderungen, etwa durch neue oder geänderte Gesetze? Die Erneuerung der DSGVO oder die Einführung des neuen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) sind aktuelle Fälle, die weitreichende Folgen für alle Beteiligten haben können.
Eine intelligente Software für das Vertragsmanagement hilft, die Verträge in den Griff zu bekommen. Sie hält alle betroffenen Mitarbeiter über den Stand der Verträge – und die daraus entstehenden Verpflichtungen und Änderungen – auf dem Laufenden. Das stellt die Einhaltung von vertraglichen Verpflichtungen sicher und verhindert Vertragsstrafen, Verlust von Zertifizierungen oder Schadenersatzleistungen.
Einer der größten Pluspunkte eines digitalen, cloudbasierten Vertragsmanagements liegt darin, dass sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort gespeichert sind. Zudem sind Verträge mit dem Kalender verbunden. Die Vertragsmanagement-Software enthält ein Fristenmanagement und überträgt sämtliche Termine automatisiert in den gekoppelten Microsoft Outlook-Kalender und erinnert mit E-Mail-Benachrichtigungen sowie Push-Nachrichten am mobilen Endgerät an jede anstehende Frist.
“Wir setzen zudem künstliche Intelligenz (KI) in unserer Software ein”, sagt Robin Schmeisser von Fabasoft. Nach dem einfachen Hochladen der Unterlagen per Drag-and-drop erkennt die Software dank OCR-Technologie (Optical Character Recognition) selbst bei eingescannten Dokumenten den enthaltenen Text. Dies ermöglicht das Wiederauffinden sämtlicher Inhalte aus dem Archiv mittels semantischer Volltextsuche. “Die KI übernimmt anschließend selbstständig die Klassifizierung nach Vertragsart sowie das Auslesen der relevanten Informationen wie Vertragspartner, Vertragssumme oder Vertragsfristen”, so Schmeisser.
Das digitale Vertragsmanagement unterstützt die Unternehmen zudem bei der Änderung von Verträgen sowie bei der Entwicklung neuer Verträge. Dafür werden Templates und Textbausteine in das System integriert, die zuvor von der Rechtsabteilung oder von Rechtsberatern erstellt bzw. geprüft wurden. Das reduziert nicht nur Fehlerpotenzial und Risiken, sondern sichert auch die Qualität der erstellten Verträge. Ähnlich wichtig ist die Zeitreise-Funktion. Sie ermöglicht das Aufrufen und Wiederherstellen aller alten Vertragsversionen und schafft damit maximale Transparenz im Vertragserstellungsprozess.
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