Digitale IT-Inventarisierung

Die Notwendigkeit, das firmeneigene Inventar aufzustellen, ergibt sich für die meisten Unternehmer aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Zum Gesamtvermögen eines Betriebes zählen auch Sachwerte, die in Form von aktiv genutzten Arbeitsmitteln im Eigentum des Unternehmens stehen.

Entsprechend darf die IT-Infrastruktur nicht unberücksichtigt bleiben. Die Assets der gesamten IT müssen bei der jährlichen Inventur erfasst werden. Die IT-Inventarisierung dient aber gerade nicht nur der jährlichen körperlichen Bestandsaufnahme. Lifecycle-Management, Versionsverwaltung für Software und persönliche Zuordnung von Ausstattung sind Zielrichtungen, die in der Praxis häufig getrennt voneinander betrachtet werden und zur Existenz paralleler Informationssammlungen führen.

In vielen Unternehmen hat hier bereits ein Umdenken stattgefunden. Verantwortliche haben universelle Inventarisierungssoftware als Lösung für eine ganzheitliche IT-Inventarisierung entdeckt. Diese dient nach der Einführung als zentraler Informationsspeicher für jegliches Inventar, Hardware wie Software-Assets – aber auch jedes Gerät im Netzwerk sowie virtuelle Maschinen

Inventarisierung – Vorgehensweise und Mehrwert

Die IT-Inventarisierung lebt von einem zentralen Speicherort, an dem alle Informationen über Hard- und Software zusammengefasst werden, zum Beispiel in der Cloud. Innerhalb der Inventarisierungssoftware gibt es flexible Profile, die entsprechend den jeweiligen Anforderungen mit den notwendigen Parametern gefüllt werden können. Auch das Hochladen von Dateien ist vorgesehen, sodass beispielsweise Lizenzbedingungen und Unterlagen einen sinnvollen Ablageplatz in der digitalen Akte vom Software-Asset finden. Wichtige Netzwerkangaben wie IP-Adresse und Subnetzmaske sind mögliche Zusatzinformationen, die sich im Profil von Arbeitsplatzrechnern hinterlegen lassen.

Auch kann es Sinn machen, eine Auflistung der installierten Software pro Endgerät einzutragen. Gerade Zubehör wird häufig eher wie Verbrauchsmaterial betrachtet, was aus sachlicher Sichtweise – angesichts aktueller Preise beispielsweise für Eingabegeräte wie Tastatur und Maus – nicht gerechtfertigt ist. In einer Inventarisierungssoftware können diese zum Teil hochpreisigen Geräte fest einem anderen Objekt zugewiesen werden. Neben dem dadurch entstehenden Nachweis über Ausgabeort und -zeit erhöht eine mögliche persönliche Zuordnung in der Praxis zumeist den verantwortungsbewussten Umgang.

Von der Inventur bis zum smarten IT-Asset-Management

Im Lifecycle-Management entsteht ein Mehrwert durch den Überblick in puncto Langlebigkeit und Reparaturanfälligkeit bestimmter Produktgruppen. Bei konsequenter Anwendung lässt sich sämtliches IT-Inventar in der Software-Lösung abbilden. Der Datenbestand erfüllt unterschiedliche Anforderungen, von der Inventur bis hin zum smarten IT-Asset-Management.

Eine cloudbasierte Software für IT-Inventarisierung benötigt lediglich ein internetfähiges Endgerät für den Zugriff. Für den Datenschutz sorgt die Benutzerverwaltung, in der unterschiedliche Rollen und Berechtigungskonzepte zur Verfügung stehen. Für den einfacheren Aufruf des Profils eines IT-Assets kann dieses mit einem QR-Code gekennzeichnet werden.

In Verbindung mit der zur Verfügung gestellten App zur Nutzung auf mobilen Geräten taugt etwa ein Tablet oder Smartphone als MDE bei der Inventur oder beim Rollout neuer Hardware. Mitarbeiter im Außendienst können über das Profil der ihnen zugeteilten IT-Arbeitsmittel Defekte melden, die dann automatisch an die eigene IT-Abteilung oder externe Dienstleister weitergeleitet werden. Der für jeden Inventargegenstand geführte Kalender lässt sich von den Verantwortlichen nutzen, um Servicetermine und Lizenzlaufzeiten einzutragen. Zeitgerecht vor der Fälligkeit werden auf Wunsch automatisierte Erinnerungen per E-Mail versandt.

Excel-Vorlage ist nur zweitbeste Wahl

In vielen Unternehmen werden für eine erstaunlich hohe Anzahl an Aufgaben komplexe, über die Jahre gewachsene Excel-Tabellen verwendet. Gerade im IT-Umfeld gibt es immer jemanden, der bei Bedarf benötigte Funktionen per VBA ergänzt oder eine ausgeklügelte Formel entwirft.

Allerdings haben Excel-Tabellen Nachteile. Sie sind in der Regel schlecht wartbar und vom Design her eigentlich weder für den Mehrbenutzerzugriff noch für die Bearbeitung auf Mobilgeräten geeignet. Eine IT-Inventarisierung erfüllt aber nur dann uneingeschränkt ihren Nutzen, wenn der Bestand jederzeit aktuell und vollständig ist. Eine nicht intuitive Lösung führt entweder zu Vermeidungsverhalten bei Mitarbeitern oder verursacht Mehraufwand, weil beispielsweise Informationen vor Ort nicht direkt in die Datensammlung eingetragen werden können.

Open-Source als Alternative?

Open-Source-Anwendungen sind nicht ohne Grund in IT-affinen Umfeldern sehr beliebt. Der offengelegte Quellcode ermöglicht es, der Software „unter die Haube“ zu schauen und notfalls Anpassungen vorzunehmen. Für engumrissene Aufgaben, etwa eine Netzwerk-Inventarisierung im Active Directory, sind bestimmte Tools ohne Frage geeignet. Für die komplexe Herausforderung der ganzheitlichen Abbildung einer IT-Infrastruktur stoßen Open-Source-Programme allerdings tendenziell eher an ihre Grenzen. Zudem sucht man Komfort-Funktionen einer IT-Inventarisierung wie optimierte Apps und Wartungskalender dort vergebens.

Freeware meist nur Insellösung

Der überwiegende Teil der für die IT-Inventarisierung angebotenen Freeware weist für diese Software-Kategorie bekannte Einschränkungen auf. Sie reichen von Werbeeinblendungen bis hin zu einer begrenzten Anzahl verwaltbarer Assets. Bei einer agentenbasierten Inventarisierung ist zudem die erforderliche Kompatibilität auf unterschiedlichen Betriebssystem- und Firmware-Versionen ein wesentliches Kriterium.

Die regelmäßige Verfügbarkeit von Sicherheitsupdates, Funktionserweiterungen und ein verlässlich erreichbarer Support spielen im professionellen Umfeld ebenfalls eine wichtige Rolle – bei der Freeware aus nachvollziehbaren Gründen im Vergleich zu kommerzieller Software meist den Kürzeren zieht.

Es ist eine grundlegende Entscheidung für Verantwortliche in Unternehmen, ob der Arbeitsaufwand und die Investitionen für die Einführung einer kommerziellen Inventarisierungssoftware sich am Ende rechnen. Zahlreiche Unternehmen, Behörden und Organisationen sind diesen Schritt in den letzten Jahren gegangen – weil sie überzeugt vom Mehrwert sind, den die vollumfängliche Inventarisierung bietet.

Johannes Pfeiffer

leitet das Online-Marketing bei Timly Software