Datenschutzbedenken hemmen Digitalisierung deutscher Verwaltungssysteme

Volker Wissing, Bundesminister für Digitales und Verkehr, will es nun wenigstens unter die Top 10 schaffen. In den Medien wird vor allem die Entwicklung seitens der Verwaltung kritisiert, denn der deutsche Verwaltungsapparat hat nach wie vor etwas kafkaeskes. Die Bürokratie ist ein starres Herrschaftssystem und die Bürokratisierung eine Entfremdung des Menschen. Mittels technologischer Transformation und Digitalisierung könnte ein Weg aus dem starren System des Beamtenstaates hin zum Modernismus geebnet werden. Dem stehen jedoch entscheidende Hürden im Weg: Skepsis und Angst um Veröffentlichung sensibler Daten beispielsweise.

Durch Technologie das Dokumentenmanagement modernisieren

Technologische Transformation hört sich abstrakt an. In der Praxis ist sie jedoch ein hilfreiches Mittel, organisatorischer Komplexität und dem Papier- sowie Verwaltungschaos entgegenzuwirken. Dass Bürger und Bürgerinnen in Deutschland diesem Fortschritt nach wie vor mit einer Angstmentalität begegnen basiert oft auf fehlender Transparenz oder aber auf unklarer, massiver Informationsflut rund um den Mythos „E-“.

Um in der geistigen Komfortzone zu verweilen, entscheiden sich viele Mitbürger und Mitbürgerinnen dazu, sich nicht mit technologischen Innovationen zu beschäftigen, sondern lieber zum Altbekannten, „Dem guten alten Analogen“ zu greifen – auch wenn es mit langen Wartezeiten und verstrickten Arbeitswegen im Amt verbunden ist. In der Politik und der Verwaltung, genauer genommen dem internen Dokumentenmanagement, stehen der digitalen Modernisierung strikte Datenschutzverordnungen im Weg. Die Ampelkoalition will diesen jahrzehntelangen Rückstau in der Digitalisierung auflösen. „Digital muss das neue Normal werden“, so lautet Wissings Forderung.

Papier wird zu PDF, Akten zu E-Akten

Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung und Organisation elektronischer Daten mithilfe von Datenbanken, d.h. ursprünglich in Papierform vorliegende Informationsträger werden in elektronische Speicher überführt. Konkret bedeutet das, dass das Dokumentenmanagement von analog in digital transformiert wird. Papier wird zu PDF, Akten zu E-Akten, Patientenkarten zu elektronischen Verzeichnissen und Archive zur Cloud. Der Digitalisierungsprozess vereinfacht nicht nur die Arbeit im Vertragswesen, sondern bringt auch Prozessoptimierung mit sich.

Die zentralisierte Speicherung von E-Daten löst komplexe organisatorische Schwierigkeiten, mit denen Beamte und Beamtinnen täglich konfrontiert sind. Dazu zählen beispielsweise Papierberge, aber auch Flüchtigkeitsfehler, die durch das manuelle Eintragen von Daten passieren. Gleichzeitig führt dies allerdings auch zu datenschutzrechtlichen Schwierigkeiten. Durch Technologie und praktische digitale Lösungen in der Umsetzung und Anwendung ist ein einfacherer, übersichtlicherer und schnellerer Zugriff zu Informations- und Datenformen möglich, und das bedeutet für die Bevölkerung schnellere und einfachere Abwicklungen ihrer Anliegen im Amt.

Kompromiss zwischen Verwaltung und skeptischen Bürgern

Datenschutz und Digitalisierung werden hierzulande oft als inkompatibel betrachtet. Dies lässt sich auf eine Unmenge an Daten zurückführen, die von der Digitalisierung verursacht werden, während der Datenschutz der Entstehung eines Big Data Pools entgegenwirken möchte.

Beide Sichtweisen haben ihre Berechtigung und Legitimität. Ist die Entscheidung zwischen digitalem Panoptikum oder analogem Papierchaos im privaten Umfeld jedem selbst überlassen, so müssen die Behörden einen Kompromiss finden, mit dem beide Parteien d’accord sind. Die Vereinfachung des Vertragszyklus, Verwaltung von personenbezogenen Daten und Informationen, klare Darstellungen und Analysen sowie Optimierung und schnellere Lösungswege für Kunden sind Argumente, die für die Digitalisierung des Verwaltungsapparates sprechen. Ein Gang zur Behörde wäre nicht mehr mit Stress verbunden, sondern mit Nutzerfreundlichkeit. DeFacto: Die Digitalisierung bringt neue Chancen für die Verwaltung, kritische Stimmen sowie skeptische Bürger und Bürgerinnen.

Dr. Frank Schmiedle

ist Enterprise Account Executive DACH bei CONGA